Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ В ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Нормативное регулирование и виды номенклатуры дел

В учреждениях образования ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на секретаря директора.

Справочно Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (часть четвертая п.150 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Особенность номенклатуры дел учреждения образования в том, что она разрабатывается с учетом специфики конкретного учреждения образования, структуры и штатной численности учреждения образования, утвержденной руководителем в установленном порядке, а также на основании следующих документов:

• Инструкции по делопроизводству;

• Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций);

• перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минобразования РБ от 24.05.2012 № 52 (далее - перечень);

• перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140).

Номенклатура дел на предстоящий делопроизводственный год должна быть составлена ответственными за делопроизводство в подразделениях учреждения образования в конце года с тем, чтобы делопроизводственная служба образовательного учреждения или секретарь, работник архива смогли ее согласовать и утвердить до 1 января.

Обратите внимание! Несвоевременно составленная номенклатура дел приводит к нарушению порядка формирования дел.

Во вновь созданной организации номенклатура составляется в любое время года, точно так же следует поступать и при реорганизации учреждения.

Основа для составления номенклатуры дел - уставы и положения об организации и структурных подразделениях, штатные расписания, должностные инструкции, отчеты и другие документы, схема классификации служебных документов, ведомственные или типовые перечни документов и дел с указанием сроков их хранения, примерные, типовые номенклатуры дел, номенклатуры дел за прошлый год, регистрационные карточки (журналы), описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, список структурных подразделений и корреспондентов.

Положение об организации (устав), штатные расписания, должностные инструкции, номенклатуры дел прошлого года облегчают составление новой номенклатуры дел и ее систематизацию; карточки и журналы регистрации документов помогают определить состав и содержание полученных, отправленных, внутренних документов и т.д.

Устанавливаются три вида номенклатур дел:

• типовая;

• примерная;

• сводная (номенклатура дел организации).

В индивидуальную, или конкретную, номенклатуру дел включаются дела, намеченные к заведению в делопроизводстве одной организации в календарном году.

Типовая и примерная номенклатуры дел - это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов.

Типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, и носит рекомендательный характер.

Составляется примерная или типовая номенклатура дел на основании изучения функций и направлений деятельности данной группы организаций. При этом используются те же источники, что и для номенклатуры дел организации. При стабильной структуре организации примерная или типовая номенклатура дел строится по структурному принципу, в других случаях - по структурно-функциональной или функциональной схеме.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются при составлении номенклатур дел организации.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурами дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Обратите внимание! Каждая организация независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна составлять свою номенклатуру дел.

Требования к составлению и оформлению номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел начинается в структурных подразделениях учреждения. Для этого руководитель организации издает приказ о разработке номенклатуры дел, в котором определяет назначение номенклатуры дел и ее значение в организации, назначает ответственных лиц за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, определяет их задачи и сроки выполнения этой работы.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по форме согласно приложению 11 к Инструкции по делопроизводству.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, или иным лицом, определенным руководителем организации или структурного подразделения. Им поручается разработать перечень документов, образующихся в этих подразделениях, и представить его секретарю или в службу документационного обеспечения управления (ДОУ).

На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем учреждения.

Справочно Форму номенклатуры дел организации можно найти здесь.

Номенклатура дел подписывается руководителем делопроизводственной службы или секретарем, визируется заведующим архивом. Пересогласовывается номенклатура дел в случае изменения функций и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет. Ежегодно номенклатура дел в организации уточняется, перепечатывается и утверждается руководителем организации.

В конце каждого года сводная номенклатура дел пересматривается и уточняется. После внесения необходимых изменений и уточнений, согласования, подписания сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с начала следующего делопроизводственного года.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают заверенные выписки из нее.

Форма выписки из сводной номенклатуры дел организации утверждена Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций (приложение 4).

Схема построения номенклатуры дел зависит от структуры организации. Обычно она строится по структурному или структурно-функциональному принципу. В бесструктурных учреждениях возможно построение номенклатуры дел по функциональному принципу.

Независимо от схемы построения номенклатуры дел ее структурными элементами будут разделы, которые могут делиться на подразделы.

Схема номенклатуры дел, построенной по структурному принципу

1. Канцелярия.

2. Отдел экономического прогнозирования.

3. Производственно-технологический отдел.

4. Отдел техники безопасности.

5. Финансовый отдел.

6. Бухгалтерия.

7. Отдел труда и заработной платы.

8. Отдел кадров.

9. Профсоюзный комитет.

10. И так далее.

Схема номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Бухгалтерия.

5. Отдел кадров.

6. Профсоюзный комитет.

7. И так далее.

Схема номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу

1. Руководство.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Финансирование.

5. Учет и отчетность.

6. Кадры.

7. И так далее.

Схема номенклатуры дел учреждения образования, построенной по структурно-функциональному принципу

1. Приемная.

2. Отдел кадров (при его наличии) или работа с кадрами.

3. Бухгалтерия.

4. Учебная деятельность.

5. Методическая работа.

6. Учебно-воспитательная работа.

7. Производственное обучение.

8. Административно-хозяйственная работа.

9. Охрана труда.

10. Физическое воспитание.

11. Архив.

12. Профсоюзный комитет.

В сводной номенклатуре дела располагаются в том же порядке, что и в номенклатурах структурных подразделений; внутри каждого раздела дела - по группам с учетом степени важности, сроков хранения; внутри каждой группы - сначала дела постоянного хранения, затем временного хранения свыше 10 лет и временного до 10 лет включительно.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от их значимости в следующем порядке:

• нормативные правовые акты Республики Беларусь;

• учредительные документы организации (устав (положение), свидетельство о регистрации и т.д.);

• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

• организационные документы;

• протоколы;

• планы;

• отчеты;

• договоры;

• справочно-информационные документы;

• переписка;

• учетно-регистрационные формы;

• порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры дел.

Обратите внимание! Не включаются в номенклатуру дел ведомости Национального собрания РБ, собрания декретов, указов Президента РБ и постановлений правительства РБ, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие печатные издания.

Составление заголовков номенклатуры дел

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело. Таких признаков несколько:

• номинальный - название рода заводимого дела (переписка, документы) или разновидностей его документов (приказы, протоколы, акты);

• предметно-вопросный - вопрос (тема, предмет) содержания дела;

• корреспондентский - адресат - учреждение, организация или лицо, которому адресуются документы (если дело образуют документы взаимной переписки, в заголовке дела вместо адресата указывается корреспондент);

• авторский - автор документов - учреждение, организация или лицо, которым документы составлены (изданы);

• хронологический - время (число, месяц и год), когда документы были составлены, или время событий и фактов, отраженных в содержании документов;

• географический - географическое название (местность), территория, на которой находятся корреспонденты или авторы документов, или содержания которой документы касаются.

В заголовке также могут указываться сведения о подлинности или копийности документов дела.

Пример Приказы директора организации по основной деятельности. Копии.

Для дел, содержащих копии документов, подлинники которых составляют самостоятельное дело, устанавливается срок хранения 3 года с указаниями тех же пунктов по перечню. В этом случае в графе «Примечание» делается ссылка на место хранения дела с подлинниками документов.

Пример Подлинники в бухгалтерии.

Место хранения первых экземпляров документов определяется самой организацией.

Организация, в процессе деятельности которой были составлены документы, называется автором этих документов. Название организации в заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, указывается кратко или совсем опускается (с учетом того, что полное ее название указывается в бланке номенклатуры дел).

Пример Штатное расписание организации на 2013 год. Статистические отчеты организации о финансовой деятельности.

Следует также обратить внимание на составление заголовков дел с перепиской. Если в деле формируется переписка с двумя-тремя корреспондентами, то в заголовке дела их названия указываются полностью. В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия корреспондентов указываются обобщенно.

Пример Переписка с организациями-поставщиками о поставке комплектующих изделий.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример Переписка о ведении оперативно-бухгалтерского учета.

При обозначении в заголовке административно-территориальных единиц (населенных пунктов), которых касается содержание документов заводимого дела, нужно учитывать следующее. Если содержание документов касается всех или нескольких административно-территориальных единиц (населенных пунктов), то в заголовке их названия не указываются.

Пример Переписка с инспекциями Министерства по налогам и сборам по районам Брестской области по вопросам налогового учета.

Если содержание документов дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее название отражается в заголовке дела.

Пример Переписка с инспекцией Министерства по налогам и сборам по г.Бресту по вопросам налогового учета.

В случае если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указываются разновидность документа, его содержание, автор и дата.

Пример Доклад Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь о работе государственных архивных учреждений за 2001 год.

В заголовках некоторых дел применяется обобщение «документы». Этот термин употребляется, когда в дела формируются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его решения. В конце заголовка в скобках указывается два-три основных вида документов, находящихся в деле.

Пример Документы ревизий и проверок контрольно-экономической работы (акты, справки, переписка и др.).

Термин «документы» употребляется также при объединении в одном деле приложений к какому-либо одному или нескольким документам.

Пример Документы к акту приема-передачи архива при смене заведующего архивом (докладные записки, справки, отчеты).

Термин «дело» употребляется в заголовке в том случае, если в дело объединяются документы различных видов, связанные между собой последовательностью решения вопроса.

Пример Дело о рассмотрении жалобы Новикова В.В.

Термин «дело» употребляется также в названии личных, судебных дел. Недопустима замена в заголовке дела наименования вида документа указанием на действие (рассмотрение, проверка, обеспечение и др.).

Пример Обеспечение организаций отрасли средствами вычислительной техники - неправильно. Документы об обеспечении организаций отрасли средствами вычислительной техники (докладные записки, акты, переписка и др.) - правильно. Проверки финансово-хозяйственной деятельности - неправильно. Акты и справки проверок финансово-хозяйственной деятельности - правильно.

Обратите внимание! В заголовках дел нельзя использовать неконкретные формулировки, такие как: «Разная переписка», «Входящие документы» и т.п.

Вышеописанная схема расположения элементов заголовка может и меняться в зависимости от конкретных условий и характера дела.

Годовые планы, сметы, отчеты включаются в номенклатуру дел предстоящего года, в течение которого эти документы должны поступать или создаваться в данной организации. Так, в номенклатуру дел на 2014 г. может быть включен план по труду на 2014 г. и отчет за 2014 г., если они составляются в 2015 г.

Обратите внимание! Наименования дел в номенклатуре должны совпадать с их заголовками на обложках дел.

Заголовки дополнительно формируемых дел, не предусмотренных номенклатурой, вносятся в соответствующие разделы, для чего в конце каждого раздела есть так называемые резервные номера. Каждый раздел номенклатуры дел целесообразно начинать с новой страницы.

Очень важно своевременно заполнять итоговые записи в номенклатуре, поскольку в них указывается количество заведенных в течение года дел с постоянным, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет сроком хранения, а также количество переходящих дел. Итоговая запись заполняется по окончании года и заверяется лицом, ответственным за делопроизводство, дает сведения для будущего комплектования архивов, а также учитывает количество переходящих дел для включения в номенклатуру будущего года.

Справочно Форму итоговой записи к номенклатуре дел организации см. здесь.

Срок хранения номенклатуры дел

Срок хранения номенклатуры дел организации, которая является источником комплектования государственного архива, - постоянно, а номенклатуры дел организации, которая не является источником комплектования государственного архива, - до минования надобности (после завершения делопроизводственного года, на который она составлена) и может быть уничтожена при условии составления описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период.

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела, чтобы по нему можно было быстро найти номер дела и необходимые документы. Быстрый поиск документов может обеспечить только правильно составленная номенклатура дел.

Обратите внимание! Если учреждение образования - источник комплектования государственного архива, то следует выяснить, какой именно это архив, когда последний раз с ним согласовывалась номенклатура дел. Необходимо периодически поддерживать связь с государственным архивом, получать методическую и другую помощь, грамотные консультации для правильного составления и согласования номенклатуры дел.

В учреждении образования обязательно должна быть создана экспертная комиссия, разработаны положения об архиве, об экспертной комиссии.

Номенклатура дел вводится в действие приказом руководителя учреждения образования.

Справочно На эту тему также см.: • номенклатуру дел учреждения образования (колледжа).

08.01.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»