Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ В СФЕРЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, АРХИВНОГО ДЕЛА, ПРИ ОБРАЩЕНИИ ГРАЖДАН И ВЕДЕНИИ КНИГИ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ
В материале рассмотрены:
• нормы Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП) об ответственности за нарушения в области делопроизводства и архивного дела, при обращении граждан и ведении книги замечаний и предложений;
• нормы Уголовного кодекса Республики Беларусь (далее - УК), связанные с хищением, уничтожением, повреждением, сокрытием, подделкой официальных документов;
• вопросы распределения ответственности за определенные области в документационном обеспечении управления.
Назначение ответственного лица должно быть закреплено в приказе либо ином распорядительном документе (распоряжении, постановлении, решении) организации.
Административная ответственность
| Норма КоАП | Состав правонарушения (диспозиция) | Санкция за правонарушение | Аналитические материалы |
| Статья 9.13 «Нарушение законодательства об обращениях граждан и юридических лиц» | Отказ в приеме обращения гражданина или юридического лица, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо неинформирование заявителя о решении, принятом по результатам рассмотрения обращения, либо неправомерный отказ заявителю в ознакомлении с материалами, непосредственно относящимися к рассмотрению обращения, либо непринятие в пределах своей компетенции мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя | Штраф от 4 до 10 базовых величин (далее - БВ) | Работа с обращениями граждан и юридических лиц |
| Статья 9.24 «Нарушение законодательства о книге замечаний и предложений» | Отсутствие книги замечаний и предложений или нарушение руководителем государственного органа, иной организации или уполномоченным лицом, ответственным за ведение книги замечаний и предложений, либо индивидуальным предпринимателем порядка ведения книги замечаний и предложений в организации, ее обособленных подразделениях, расположенных вне места нахождения организации, у индивидуального предпринимателя, а также в местах реализации ими товаров (выполнения работ, оказания услуг), либо непредъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина, либо нарушение установленного срока рассмотрения изложенных в указанной книге замечаний и предложений, либо неинформирование гражданина в установленный срок об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения | Предупреждение или штраф от 4 до 10 БВ | |
| Статья 9.26 «Нарушение законодательства об административных процедурах» | Требование руководителем государственного органа, иной организации или работником государственного органа, иной организации, ответственным за выполнение соответствующих функций, представления гражданами, индивидуальными предпринимателями или юридическими лицами для осуществления административной процедуры документов или сведений, не предусмотренных законодательством, либо требование документов или сведений, которые должны запрашиваться государственным органом, иной организацией самостоятельно, либо несоблюдение установленных законодательством сроков представления документов или сведений, необходимых для осуществления административной процедуры, сроков осуществления административной процедуры, либо неправомерный отказ в осуществлении административной процедуры, либо неправомерное взимание платы за осуществление административной процедуры | Штраф от 4 до 10 БВ | |
| Статья 22.10 «Незаконный отказ в доступе к архивному документу» | Незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу | Штраф до 20 БВ | |
| Статья 22.11 «Нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства» | Выделение помещений для хранения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие помещений архивов и (или) использование их не по назначению, а равно невыполнение обязанности по передаче документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в государственные архивы в случаях и (или) сроки, установленные законодательством | Предупреждение или штраф до 20 БВ | |
| Статья 23.37 «Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения» | Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений | Штраф от 10 до 30 БВ |
Уголовная ответственность
| Норма УК | Состав правонарушения (диспозиция) | Санкция |
| Статья 377 «Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие документов, штампов, печатей, хищение бланков» | Хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие официальных документов, штампов, печатей, совершенные из корыстных или иных личных побуждений (часть первая) | Общественные работы, или штраф, или исправительные работы на срок до 2 лет, или арест, или ограничение свободы на срок до 2 лет, или лишение свободы на тот же срок |
| Те же действия, совершенные в отношении документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, или иных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, переданных на государственное хранение, или официальных документов особой важности либо повлекшие тяжкие последствия, а равно хищение штампов, печатей или бланков особой важности, а также полуфабрикатов или материалов, используемых для изготовления таких бланков и содержащих элементы защиты от подделки (часть вторая) | Штраф, или арест, или ограничение свободы на срок до 5 лет, или лишение свободы на тот же срок | |
| Статья 380 «Подделка, изготовление, использование либо сбыт поддельных документов, штампов, печатей, бланков» | Подделка удостоверения или иного официального документа, предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях использования такого документа самим исполнителем или другим лицом, либо сбыт такого документа, либо изготовление поддельных штампов, печатей, бланков в тех же целях, либо их сбыт, либо использование заведомо подложного документа (часть первая) | Общественные работы, или штраф, или исправительные работы на срок до 2 лет, или арест, или ограничение свободы на срок до 2 лет |
| Те же действия, совершенные повторно либо группой лиц по предварительному сговору (часть вторая) | Штраф, или арест, или ограничение свободы на срок до 5 лет, или лишение свободы на срок до 3 лет | |
| Статья 427 «Служебный подлог» | Внесение должностным или иным уполномоченным лицом заведомо ложных сведений и записей в официальные документы, либо подделка документов, либо составление и выдача заведомо ложных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, при отсутствии признаков более тяжкого преступления (часть первая) | Штраф, или лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или исправительные работы на срок до 2 лет, или ограничение свободы на тот же срок, или лишение свободы на срок до 2 лет |
Назначение ответственных лиц
| Признак | Содержание | Норма | Аналитические материалы |
| Ответственные лица за документационное обеспечение управления | Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т. п.), ее структура, задачи, функции устанавливаются в соответствии с положением о ней в зависимости от объема документооборота, выполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т. п. Служба ДОУ может состоять из нескольких подразделений. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного приказом руководителя организации работника (группу работников). Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в делопроизводственном обслуживании организации, определяются их должностными инструкциями |
Пункт 6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) | Приказ об утверждении Положения о канцелярии (пример). Положение о канцелярии (пример). Приказ о назначении лица, ответственного за документационное обеспечение управления |
| Организация делопроизводства | Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагается на руководителя организации. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагается на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно сообщается руководителю подразделения и в службу ДОУ |
Пункт 7 Инструкции по делопроизводству | Приказ о возложении обязанностей по ведению делопроизводства по документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения (пример) |
| Архив | В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив. Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями |
Пункты 9, 10 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 | |
| Работа с обращениями граждан, юридических лиц | Руководители организаций, индивидуальные предприниматели несут персональную ответственность за ненадлежащую работу с обращениями. Так, руководитель организации приказом или распоряжением может назначить должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства по обращениям (например, работник кадровой службы или секретарь организации). Справочно Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляется уполномоченными должностными лицами отдельно от других видов делопроизводства.Делопроизводство по письменным обращениям граждан, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной форме. Делопроизводство по обращениям граждан, в том числе внесенным в книгу замечаний и предложений, в государственных органах, иных организациях, у индивидуального предпринимателя ведется централизованно (п.4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786) |
Пункт 3 ст.5 Закона Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» | Приказ о назначении ответственного лица за ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц (пример) |
| Административные процедуры | По решению руководителя уполномоченного органа в этом органе могут создаваться справочно-информационные и (или) консультационные службы либо определяться работники, ответственные за справочно-информационное обслуживание или предварительное консультирование заинтересованных лиц | Пункт 3 ст.7 Закона Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» | Приказ о возложении обязанностей по ведению делопроизводства по административным процедурам (пример). Приказ об установлении уполномоченных должностных лиц на осуществление административных процедур и ведение делопроизводства по ним (пример) |
| Ведение книги замечаний и предложений | Ответственными за хранение книги замечаний и предложений являются руководитель организации или уполномоченное им лицо, индивидуальный предприниматель. Так, назначение уполномоченного лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений, должно быть закреплено в приказе либо ином распорядительном документе (распоряжении, постановлении, решении) |
Пункт 18 Положения о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 | |
| Хранение печатей и штампов | С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь). Если организация использует в своей деятельности печать, штамп, целесообразно закрепить порядок их хранения и использования в локальном правовом акте |
Подпункт 3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства» | Приказ о назначении лица, ответственного за учет и хранение печатей и штампов |
| Хранение электронной цифровой подписи, факсимиле | 1. Владелец личного ключа (электронной цифровой подписи) обязан: - хранить в тайне личный ключ; - обеспечивать защиту личного ключа от случайного уничтожения или модификации (изменения); - не использовать личный ключ, если соответствующий ему открытый ключ отозван или срок действия этого открытого ключа истек; - отозвать открытый ключ в случае, если тайна соответствующего ему личного ключа нарушена. В случае неисполнения владельцем личного ключа указанных обязанностей на него возлагается возмещение причиненного вследствие этого вреда. 2. Если организация использует факсимиле, то целесообразно закрепить порядок его хранения и использования в локальном правовом акте |
Части вторая, третья, четвертая ст.25 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» | Приказ о применении электронной цифровой и факсимильной подписей. Положение об изготовлении, хранении и использовании электронной цифровой подписи. Положение об изготовлении, получении, выдаче, хранении и использовании факсимильного воспроизведения подписей (факсимиле) |
24.06.2020
Татьяна Пупкевич, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»