Материал помещен в архив

ОТЗЫВ ОТДЕЛЬНЫХ РАБОТНИКОВ ПРИ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКЕ ГРУППЫ (КОЛЛЕКТИВА) РАБОТНИКОВ

Как правило, командировочное удостоверение выдается каждому работнику, направляемому в служебную командировку, даже если он едет в составе группы. При направлении в служебную командировку группы (коллектива) работников театрально-зрелищных организаций для подготовки, организации, показа и проведения спектаклей, концертов, выставок или иных публичных выступлений, строительных бригад на строительные объекты, торговых организаций при выездной торговле при условии совпадения для всех командированных лиц данной группы места служебной командировки, сроков командировки, даты выбытия и прибытия к месту служебной командировки, выбытия из него и прибытия к месту постоянной работы выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 2 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35) (п.2 Инструкции № 35).

Такое командировочное удостоверение выдается руководителю командируемой группы (коллектива) или иному лицу, определенному приказом (распоряжением) нанимателя (п.2 Инструкции № 35). При этом в командировочном удостоверении указываются фамилия, имя, отчество, а также должность каждого работника, включенного в состав группы.

Неясность. Исходя из норм Инструкции № 35 не совсем понятно, имеет ли наниматель выбор при направлении группы (коллектива) работников в выдаче индивидуальных или групповых командировочных удостоверений. Если буквально читать нормы Инструкции № 35, то получается, что он обязан выдать одно командировочное удостоверение на всех работников группы (коллектива).

На практике, как правило, при направлении группы (коллектива) работников строительной бригады появляется необходимость отдельных работников строительной бригады до истечения срока командировки перенаправить их в другую командировку (на другой строительных объект). Действующее законодательство не регулирует порядок действий нанимателя в такой ситуации. В этом случае приходится опираться на общие нормы, регулирующие служебные командировки.

Если производить отзыв отдельных работников строительной бригады из командировки, то в дальнейшем может возникнуть вопрос с оформлением авансового отчета после отзыва из служебной командировки, а также с оплатой командировочных расходов (авансом) предстоящей (последующей) командировки. Командированные работники, получившие денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством (п.8 Инструкции № 35). К авансовому отчету должно быть приложено командировочное удостоверение, а оно в рассматриваемой ситуации оформлено на группу, т.е. физически не может быть представлено до новой командировки, так как остальные работники строительной бригады (если их не отзывать из служебной командировки) продолжают находиться в служебной командировке. Кроме того сама форма командировочного удостоверения не предусматривает проставления штампов об убытии из места командировки отдельных ее членов. А выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета работника по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Переоформление документов, в частности командировочного удостоверения, законодательством не предусмотрено. Такое переоформление невозможно, так как если направляется группа, то непонятно, почему одним работникам коллектива выдается групповое командировочное удостоверение, а другим - индивидуальное. Также возникает вопрос о переносе в переоформленное групповое командировочное удостоверение отметок о прибытии в место командировки задним числом.

Таким образом, в данном случае ввиду отсутствия специального регулирования подобной ситуации вместо того, чтобы оформить отзыв отдельных работников группы (коллектива) работников нанимателю придется, скорее всего, оформить отзыв всех работников строительной бригады из служебной командировки и далее, соответственно, направление в служебную командировку неотзываемых работников строительной бригады на прежний объект с прежним заданием, но со скорректированным сроком командировки и с оформлением группового командировочного удостоверения, а отозванных работников направить в командировку на другой строительный объект (в новую служебную командировку).

Алгоритм действий по оформлению документов в данной ситуации может быть следующим:

1. Оформление (при необходимости) докладной записки лица, инициирующего направление в новую служебную командировку отдельных работников строительной бригады, о необходимости такой командировки и, соответственно, об отзыве работников строительной бригады из прежней командировки (ввиду невозможности при отзыве отдельных работников оформить авансовые отчеты и оплатить командировочные расходы работников в предстоящих служебных командировках).

2. Издание приказа (распоряжения) нанимателя об отзыве работников строительной бригады.

3. Предоставление авансового отчета отозванными работниками строительной бригады.

4. Издание приказа (распоряжения) нанимателя о направлении отозванных работников в новую командировку, а остальных работников - в прежнее место командирования.

Шаг 1. Инициирование необходимости отзыва группы (коллектива) работников из служебной командировки

Как правило, такое инициирование оформляется в форме докладной записки. Оформление докладной записки производится согласно Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Пример докладной записки об отзыве из командировки группы (коллектива) работников

В связи с необходимостью произвести срочные штукатурные работы в г.Борисове на объекте «Поликлиника № 2» (срок сдачи объекта - 14 февраля 2014 г.; а два штукатура (Леонтьев И.С. и Сафонов И.Г.), которые работают на объекте, госпитализированы) прошу отозвать штукатуров Смыкова А.Н. и Петрова П.П. из командировки в г.Жлобине.

В связи с тем что работники были направлены в служебную командировку в составе строительной бригады с оформлением одного командировочного удостоверения на всех работников строительной бригады, полагаю, что необходимо отозвать всех работников бригады. Это необходимо для того, чтобы отзываемые работники (Смыков А.Н. и Петров П.П.) могли отчитаться по командировочным расходам (командировка в г.Жлобин) и получить согласно ст.95 Трудового кодекса РБ аванс на командировочные расходы для служебной командировки в г.Борисов, так как согласно п.8 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35, командированные работники, получившие денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные законодательством. К авансовому отчету должно быть приложено командировочное удостоверение. При командировке в г.Жлобин было оформлено одно командировочное удостоверение на группу. То есть без отзыва всех работников строительной бригады, командированной в г.Жлобин, Смыков А.Н. и Петров П.П. не смогут отчитаться по отозванной командировке в связи с невозможностью представления ими командировочного удостоверения, а также будет невозможна выдача им наличных денег под отчет, так как такая выдача производится только при условии полного отчета работника по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Шаг 2. Издание приказа об отзыве группы (коллектива) работников из командировки

Законодательство не регламентирует порядок оформления отзыва из командировки. Полагаем, что отзыв из командировки как один из вариантов изменения срока командировки оформляется как и направление в командировку посредством издания соответствующего приказа (распоряжения) нанимателя.

Пример приказа об отзыве группы (коллектива) работников из служебной командировки

Общество с ограниченной
ответственностью «Версаль»
(ООО «Версаль»)

ПРИКАЗ

13.01.2014 № 15-л

г.Минск

Об отзыве работников
из служебной командировки

В связи с отсутствием финансирования строительства жилого дома в г.Витебске

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать следующих работников строительной бригады из служебной командировки в ООО «Монтажспецстрой» (г.Жлобин) 13.01.2014:

- Смыкова Андрея Николаевича, штукатура 7-го разряда;

- Петрова Петра Петровича, штукатура 5-го разряда;

<…>

2. Начальнику отдела кадров Костюченко И.И. известить руководителя строительной бригады об отзыве работников этой бригады из служебной командировки.

3. Главному бухгалтеру Шабусовой В.А. по возвращении работников строительной бригады произвести перерасчет командировочных расходов.

Юрисконсульт
Немерчук Е.И.Немерчук
13.01.2014

Шаг 3. Извещение работников об отзыве их из командировки

Порядок извещения работников об отзыве из командировки законодательством не регламентируется, поэтому наниматель, например, может направить им соответствующее письмо или известить по телефону. Самих работников можно ознакомить с указанным приказом после возвращения из командировки.

Шаг 4. Представление командированным работником по возвращении из командировки авансового отчета

Командированные работники, получившие денежные средства под отчет, в т.ч. с использованием корпоративной (личной) банковской платежной карточки, на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны представить в бухгалтерскую службу организации авансовый отчет об израсходованных суммах (далее - авансовый отчет) и возвратить в кассу неиспользованные денежные средства в сроки, установленные п.37 Инструкции о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2011 № 107) (п.8 Инструкции № 35).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. взамен Инструкции № 107 действует Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка РБ от 19.03.2019 № 117.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места служебной командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой, печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник. При командировании работника к индивидуальному предпринимателю, физическому лицу командировочное удостоверение заверяется подписью данного лица с ее расшифровкой, указанием данных документа, удостоверяющего личность; подлинные проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно (при наличии);

• подлинные документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

18.02.2014

Владимир Самосейко, юрист