Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Передача документов и дел при реорганизации организации: порядок оформления

Ситуация Организация «А» существует с 2004 года и готовится к реорганизации в форме присоединения к организации «Б» в 2021 году. Документы в архив организации «А» передавались регулярно (имеются описи дел постоянного хранения и по личному составу). Однако уничтожение документов (дел) ни разу не проводилось, причем сроки хранения многих документов истекли. Рассмотрим: 1) какие сведения организации «А» включить в акт приема-передачи документов и дел? 2) включать ли в акт сведения о передаче дел временного хранения (до 10 лет включительно) за весь период существования организации с 2004-2021 годов? 3) как оформить передачу документов временного хранения (до 10 лет включительно)?

В акт приема-передачи документов и дел должны быть включены документы постоянного хранения, документы с неистекшими сроками временного (до 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

До передачи документов в организацию «Б» необходимо уничтожить в установленном порядке все документы, не подлежащие хранению.

Учетных документов, по которым передают документы временного (до 10 лет) хранения, может быть три.

1. Номенклатура дел

Справочно Форма номенклатуры дел приведена в: • приложении 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; • приложении 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 7 к Правилам исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

В каждой номенклатуре дел за годы, за которые передаются дела в графе 5 «Примечание», делается отметка «Сдано в архив организации «Б».

Пример Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню Примечание 1 2 3 4 5 … 5-17 Приказы директора организации «А» по административно-хозяйственным вопросам 2 3 года п.21.2 После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Сдано в архив организации «Б» …

В конце номенклатуры дел делается отметка о приеме-передаче дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации «Б» с указанием общего количества таких дел.

Пример Передал 620 (шестьсот двадцать) дел. (цифрами и прописью)   Наименование должности работника, передавшего дела Подпись Расшифровка подписи Дата   Принял 620 (шестьсот двадцать) дел. (цифрами и прописью)   Наименование должности работника, принявшего дела Подпись Расшифровка подписи Дата

Обратите внимание! Отметку о приеме-передаче дел должны сделать ответственные за архив в организации «А» и организации «Б». Документы должны быть переданы централизованно в архив организации «Б».

Преимущество данного способа в том, что нет необходимости составлять дополнительный учетный документ.

В то же время отметку о приеме-передаче дел необходимо делать в номенклатуре дел каждого года, учет документов осуществляется в общем виде без конкретизации номеров, дат документов и т. д. Также не всегда номенклатура дел может соответствовать фактически сформированным делам, что ведет к необходимости внесения дополнительных заголовков дел под резервными номерами.

Справочно В конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.39.1 п.39 Правил).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил исключена постановлением № 118. Комментарий см. здесь.

2. Опись дел временного (до 10 лет) хранения

Допускается составить опись передаваемых дел временного (до 10 лет) хранения.

Форма такой описи не установлена. За основу может быть взята опись временного (свыше 10 лет) хранения с исключением графы «Количество листов в деле (томе, части)».

Пример № п/п Индекс дела (тома, части) Название раздела, заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6

Включать дела в такую опись можно по хронологическому или структурному признакам.

Систематизация дел в описи дел временного (до 10 лет) хранения

Преимуществом использования описи дел является более точный учет дел временного (до 10 лет) хранения. В то же время это самый трудоемкий способ организации передачи такой категории дел.

3. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Справочно Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 14 к Правилам.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 14 к Правилам исключено постановлением № 118. Комментарий см. здесь.

Составление акта позволяет учесть передаваемые дела и является основой для последующего их уничтожения в организации-правопреемнике.

Пример № п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера номенклатур (описей) за год(ы) Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов (статей) по перечню Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 … 14 Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности 2019-2021 № 1-32/1465, № 1-33/1379, № 1-33/1488 11-13 1 3 года п.221

При таком способе объединяются сведения из номенклатур дел за каждый год в одном учетном документе, в то же время каждое дело отражается в одной графе за весь период.

В зависимости от выбранного учетного документа его вид будет указан в акте приема-передачи дел.

Пример Дела временного (до 10 лет) хранения переданы по номенклатурам дел в количестве _____________ дел, или дела временного (до 10 лет) хранения переданы по описи дел временного (до 10 лет) хранения в количестве _____________ дел.

Справочно Изучите подборку «Всё по одной теме. Архив организации».

11.02.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела