Материал помещен в архив

ПЕРЕДАЕМ ВЕДЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА СТОРОННЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ: ЧТО СЛЕДУЕТ ЗНАТЬ

Плюсы и минусы, которые следует учесть при заключении договора на ведение бухгалтерского учета и составление отчетности (бухгалтерского аутсорсинга)

Аутсорсинг бухгалтерии является частным случаем аутсорсинга бизнес-процессов и одним из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия. Он подразумевает вынесение функций, связанных с организацией, ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии, за пределы компании, передачу их для исполнения аутсорсеру.

В отличие от бухгалтерских услуг, оказываемых внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является формой взаимодействия, при которой внешняя компания включается в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика как целостное функциональное подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным.

Почему некоторые организации предпочитают передавать ведение бухучета «на сторону»? Очевидно, причин может быть несколько:

• более квалифицированный штат специалистов в специализированной организации;

• возможность предусмотреть в договоре аутсорсинга распределение рисков и ответственности, возмещение ущерба в случае применения экономических санкций по результатам проверок контролирующих органов и т.д.;

• получение консультаций и рекомендаций аудиторских компаний бесплатно в рамках договора аутсорсинга;

• оптимизация затрат по оплате труда (экономия на «зарплатных» налогах);

• экономия управленческих расходов (отпадает необходимость в оснащении рабочих мест; приобретении программных продуктов; оргтехники; канцтоваров и пр.);

• отпадает необходимость оплаты больничных и декретов; трудовых отпусков и, что не менее важно, искать замену работнику на время отсутствия штатного специалиста, и др.

При этом формы сотрудничества могут быть различные. Как правило, при передаче на договорных началах ведения бухгалтерского учета и составления отчетности бухгалтерской организации или индивидуальному предпринимателю также передается ведение налогового учета и составление налоговой отчетности, статистической отчетности. Специализированная бухгалтерская организация может полностью выполнять все функции бухгалтерии организации, в т.ч. осуществление банковских платежей и оформление первичных документов и др., либо оформление первичных документов, осуществление банковских расчетов могут выполнять штатные сотрудники организации, а на аутсорсинг передаются только функции главного бухгалтера. Стороны договора сами определяют, что им выгоднее. При этом во избежание спорных моментов в дальнейшем все нюансы сотрудничества следует четко прописать в договоре.

Вместе с тем у аутсорсинга есть и недостатки.

Первый и самый главный - опасения заказчиков за сохранность принадлежащей им конфиденциальной финансовой информации, а также за правильность ведения и представления бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности. Именно поэтому крупные организации предпочитают вести бухгалтерию самостоятельно.

Также следует иметь в виду, что в критических, экстренных ситуациях увеличивается время решения проблемы вследствие удаленности стороннего бухгалтера. Возможны разногласия в принятии управленческих решений. Есть вероятность частой смены обслуживающего бухгалтера из-за текучести кадров в аутсорсинговой компании.

Таким образом, принимая решение о передаче ведения бухгалтерии сторонней организации, руководитель должен все внимательно взвесить.

Рассмотрим законодательное регулирование при заключении договора на ведение бухгалтерского учета и составление отчетности (бухгалтерского аутсорсинга).

Справочно Пример договора возмездного оказания бухгалтерских услуг см. здесь.

Организация бухгалтерского учета: передача дел по договору на ведение бухгалтерского учета и составление отчетности

Прежде всего, отметим, что организовать бухгалтерский учет в организации обязан руководитель. В зависимости от объема учетной работы руководитель вправе (ст.7 Закона РБ от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З)):

• создавать структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

• возлагать ведение бухгалтерского учета и составление отчетности на главного бухгалтера;

• передавать по договору ведение бухгалтерского учета и составление отчетности организации или индивидуальному предпринимателю, оказывающим услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности.

Организация (или индивидуальный предприниматель), оказывающая услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, в зависимости от того, какой организации оказываются услуги, должна обеспечить оказание этих услуг не менее чем одним работником, с которым заключен трудовой договор, отвечающим требованиям, указанным в пп.3-6 ст.8 Закона № 57-З (п.9 ст.8 Закона № 57-З).

При передаче дел по договору ведения бухгалтерского учета и составления отчетности организации или индивидуальному предпринимателю сторонам необходимо составлять акт приема и сдачи дел (п.2 ст.8 Закона № 57-З).

Оказывать услуги по ведению бухгалтерского учета могут также аудиторские организации и аудиторы - индивидуальные предприниматели (далее - аудиторские организации).

Помимо аудиторских услуг аудиторские организации вправе оказывать профессиональные услуги согласно перечню, приведенному в части второй ст.16 Закона РБ от 12.07.2013 № 56-З «Об аудиторской деятельности» (далее - Закон № 56-З). К таким услугам, в частности, относятся:

• ведение бухгалтерского и (или) иного учета, составление бухгалтерской (финансовой) и (или) иной отчетности, в т.ч. в соответствии с международными стандартами бухгалтерской отчетности, законодательством других государств, составление налоговых деклараций (расчетов);

• постановка и восстановление бухгалтерского и (или) иного учета.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2020 г. следует руководствоваться Законом № 56-З в редакции Закона РБ от 18.07.2019 № 229-З. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! В случае если аудиторская организация оказывает аудируемому лицу услуги по ведению, восстановлению бухгалтерского и (или) иного учета, составлению бухгалтерской (финансовой) и (или) иной отчетности, то за период ведения, восстановления бухгалтерского и (или) иного учета, составления бухгалтерской (финансовой) и (или) иной отчетности она не имеет права оказывать этой организации аудиторские услуги (абзац 10 части второй ст.21 Закона № 56-З).

Кстати, передавая ведение бухгалтерского учета аудиторской организации, заказчик более защищен от возможности утечки финансовой информации, поскольку одним из принципов аудиторской деятельности является принцип конфиденциальности. Он заключается в нераспространении аудиторской организацией информации о деятельности аудируемого лица, заказчика аудиторских услуг, непредоставлении третьим лицам такой информации и получаемых или составляемых в ходе оказания аудиторских услуг документов, а также в неразглашении содержащихся в этих документах сведений без согласия аудируемого лица, заказчика аудиторских услуг, за исключением случаев, предусмотренных Законом № 56-З, иными законодательными актами Республики Беларусь или договором оказания аудиторских услуг (ст.3 Закона № 56-З).

Кто осуществляет руководство бухгалтерией в случае, если заключен договор на ведение бухгалтерского учета и составление отчетности?

Руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляют главный бухгалтер организации, руководитель организации в случае, предусмотренном п.2 ст.7 Закона № 57-З, организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности. Требования организации или индивидуального предпринимателя, оказывающих услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, в пределах их компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников организации, которой оказываются услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности (п.10 ст.8 Закона № 57-З).

О чем следует помнить, заключая договор на ведение бухгалтерского учета и составление отчетности

Предметом договора на оказание бухгалтерских услуг является передача функций по ведению бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности субъекта хозяйствования.

Договор на ведение бухгалтерского учета и составление отчетности может быть квалифицирован как гражданско-правовой договор возмездного оказания услуг (глава 39 Гражданского кодекса РБ (далее - ГК)).

В соответствии с п.1 ст.733 ГК по договору возмездного оказания услуг одна сторона (исполнитель) обязуется по заданию другой стороны (заказчика) оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

В зависимости от объема учетной работы может быть признано целесообразным наличие также штатных специалистов: бухгалтеров, экономистов, отвечающих за расчетные операции, выписку первичных учетных документов и др. В процессе работы эти документы передаются по реестру специализированной организации для отражения хозяйственных операций в учете и составления и сдачи отчетности. Периодичность передачи документов оговаривается сторонами в договоре.

На практике сотрудничество может быть как на удаленном доступе - в офисе исполнителя, с передачей первичных учетных документов и иной документации курьером, электронной почтой, факсом и т.д., так и в офисе заказчика. В случае если бухгалтер сторонней организации будет работать в офисе заказчика, нужно определить дни посещений, оснащение рабочего места. Кроме того, учитывая новые требования законодательства к образованию бухгалтера, можно также согласовать квалификацию привлекаемых специалистов.

Подводя итог, еще раз отметим, что все нюансы следует по возможности подробно прописывать в договоре (протоколах, соглашениях и т.д.) во избежание в дальнейшем разногласий между сторонами по тем или иным вопросам. Рекомендуем составлять конкретный перечень операций, которые будет выполнять бухгалтерская организация, разработать и утвердить график документооборота и установить сроки исполнения обязательств.

При расчетах обычно за единицу оказания бухгалтерских услуг (калькуляционная единица) принимается нормо-час (нормо-день) работы специалиста.

Расчет необходимого количества нормо-часов (нормо-дней) для оказания бухгалтерских услуг различен для каждой организации и зависит от многих факторов:

• разнообразия видов деятельности;

• количества первичных учетных документов;

• ассортимента производимой продукции (товаров) или видов оказываемых услуг (работ);

• численности сотрудников, количества контрагентов и т.д.

Ответственность за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности

При заключении договора аутсорсинга первый вопрос, который волнует заказчика: кто будет отвечать в случае нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, неправильного исчисления налогов и сборов, искажения данных статистической отчетности? кто будет привлечен к административной ответственности за указанное нарушение: заказчик или исполнитель?

Рассмотрим нормы Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП), по которым наиболее часто привлекаются к ответственности юридические и должностные лица за нарушения в области ведения бухгалтерского и налогового учета, статистической отчетности.

Таким образом, определить, кто именно: заказчик или исполнитель подлежит административной ответственности, можно только после анализа выполняемых сторонами функций, а также, если будет доказано наличие умысла или неосторожности в их действиях.

Справочно Для применения мер ответственности к должностным лицам следует учесть, что должностное лицо - физическое лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции, либо лицо, уполномоченное в установленном порядке на совершение юридически значимых действий, а также государственный служащий, имеющий право в пределах своей компетенции отдавать распоряжения или приказы и принимать решения относительно лиц, не подчиненных ему по службе (ст.1.3 КоАП).

Поскольку при передаче дел на аутсорсинг согласно п.1 ст.8 Закона № 57-З руководство бухгалтерским учетом в организации осуществляют организация или индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности, меры ответственности будут применены к должностному лицу той организации, которое непосредственно виновно в совершении административного правонарушения.

Данное лицо может быть установлено путем изучения:

• договора на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета и отчетности;

• распорядительных документов организации-исполнителя, которыми на конкретное должностное лицо такой организации были возложены обязанности по ведению учета и отчетности;

• документов, подтверждающих полномочия на представление интересов в налоговых органах (например, на представление налоговых деклараций);

• иных аналогичных документов.

Справочно Более подробно по данной теме см. пособие «Об ответственности организации, оказывающей бухгалтерские услуги».

Порядок отражения в учете заказчика стоимости услуг организации, оказывающей услуги по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности

Расходы по текущей деятельности включают в себя затраты, формирующие в т.ч. управленческие расходы (п.8 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102)).

К управленческим расходам относятся:

• в организации, осуществляющей промышленную и иную производственную деятельность, - условно-постоянные косвенные затраты, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 26 «Общехозяйственные затраты» и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности» (субсчет 90-5 «Управленческие расходы»);

• в организации, осуществляющей торговую, торгово-производственную деятельность, - расходы, связанные с управлением организацией, учитываемые на счете 44 «Расходы на реализацию» и списываемые в полной сумме при определении финансовых результатов в дебет счета 90 (субсчет 90-5);

• в организации - профессиональном участнике рынка ценных бумаг - расходы на осуществление текущей деятельности (п.10 Инструкции № 102).

Таким образом, расходы организации на оплату услуг по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности сторонней организацией относятся к управленческим расходам организации и отражаются в учете записями:

Поскольку услуги по ведению бухгалтерского учета и отчетности в соответствии со ст.7 Закона № 57-З могут оказываться специализированной организацией или индивидуальным предпринимателем, в целях налогового учета они относятся к затратам по производству и реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, учитываемым при налогообложении в полном объеме (п.1 ст.130 Налогового кодекса РБ (далее - НК)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. следует руководствоваться п.1 ст.170 НК, изложенного в новой редакции Законом РБ от 30.12.2018 № 159-З.

Кто может работать в бухгалтерии по гражданско-правовому договору?

Закон № 57 не содержит такого способа организации бухгалтерского учета, как привлечение по гражданско-правовому договору сторонних физических лиц для ведения бухучета в организации. Таким образом, деятельность физических лиц по ведению бухучета в организации может осуществляться только штатными сотрудниками на основании трудового договора (контракта).

Физических лиц можно привлекать по гражданско-правовым договорам (договору подряда, возмездного оказания услуг) для выполнения разовых, отдельных функций в области бухучета (например, для восстановления участка бухгалтерской отчетности и др.), либо когда штатный бухгалтер (в т.ч. главный) временно отсутствует (находится в отпуске, на больничном и т.п.). Обратите внимание, что в этом случае деятельность физического лица на основании гражданско-правовых договоров не должна носить постоянный характер, иначе она может быть признана предпринимательской деятельностью (ст.1 ГК).

При заключении с физическим лицом гражданско-правового договора следует учитывать нормы Указа Президента РБ от 06.07.2005 № 314 «О некоторых мерах по защите прав граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым и трудовым договорам».

Кроме того, следует учесть, что согласно разъяснениям, приведенным в письме МНС РБ от 30.03.2009 № 2-2-18/247 «О налогообложении», наличие сметы на выполнение работ (оказание услуг) является обязательным, кроме договоров подряда, работы (услуги) по которым однофункциональны и не требуют расшифровки (перечисления) составляющих их видов работ, при условии, что в договоре указывается цена подлежащей выполнению работы или способы ее определения.

Размер вознаграждения за выполнение работ (оказание услуг) по договору подряда определяется исходя из сметы на выполнение этих работ (оказание услуг) и платежных документов. В случае когда работа выполняется в соответствии со сметой, составленной подрядчиком, смета приобретает силу и становится частью договора подряда с момента подтверждения ее заказчиком (п.3 ст.663 ГК).

Справочно Вознаграждение за выполнение работ по договору подряда является: • объектом начисления обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты РБ (ст.2 Закона РБ от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь»); • объектом начисления страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (п.2 Положения о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 10.10.2003 № 1297); • доходом работника и подлежит обложению подоходным налогом по ставке 12 % (подп.1.1 п.1 ст.153, подп.1.6 п.1 ст.154 НК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2014 г. в п.2 Положения № 1297 внесены изменения на основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.06.2014 № 637. Изменения не повлияли на суть материала. С 1 января 2019 г. следует руководствоваться подп.1.1 п.1 ст.196 и подп.1.6 п.1 ст.197 новой редакции НК. Согласно п.1 ст.214 новой редакции НК ставка подоходного налога с физических лиц установлена в размере 13 %.

20.06.2014

Маргарита Згировская, аудитор, DipIAS ICFM, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»