Переход организации на электронный документооборот

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

08.05.2025

Электронный документооборот (ЭДО) - способ организации документооборота, при котором все документы или документы определенных классов в одной организации или и в их совокупности (корпоративной системе) представлены в электронном виде и хранятся централизованно (п.218 словаря «Электронный документооборот: термины и определения», утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 19.10.2015 № 39).

Одно из ключевых преимуществ ЭДО - оперативность. Этот метод организации документооборота можно применять в любых сферах хозяйственной деятельности и для любых документов, имеющих электронную форму, при отсутствии законодательных ограничений. Электронный документооборот используют для:

✓ представления отчетности в ИМНС, ФСЗН, Белгосстрах, Белстат, ведомственной отчетности;

✓ обмена документам с банками, обслуживающими организацию;

✓ участия в государственных закупках;

✓ обмена электронными документами с контрагентами;

✓ обмена документами между структурными подразделениями организации (внутренний документооборот).

Мы рассмотрели особенности перехода организаций на ЭДО. Чтобы открыть раздел, нажмите кнопку инфографики.

Электронный документ и документ в электронном виде

Электронный документ и документ в электронном виде - это разные понятия. Сравним их.

Справочно Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности, а также для иных целей, предусмотренных Законом № 113-З и иными законодательными актами (абз.15 ст.1 Закона № 113-З).

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям (ст.16 Закона № 113-З):

1) создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;

2) иметь структуру, состоящую из общей и особенной частей;

3) быть представляемым в форме, доступной и понятной для восприятия человеком.

Дополнительно по теме • Электронный документооборот: перечень НПА, методических документов. • ЛПА организации по работе с документами в электронном виде, электронными документами: основные аспекты. • Внедрение электронного документооборота в организации. • Что такое электронный документооборот?

Создание, оформление электронных документов, документов в электронном виде, относящихся к управленческой и организационно-распорядительной документации

Нормативное регулирование

• Закон № 113-З;

• Инструкция № 4;

• Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19;

• Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

Электронный документооборот в рамках АС ДОУ

Электронный документооборот организации осуществляется в рамках автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) (п.13 Инструкции № 19).

При переходе на электронный документооборот организации нужно:

1) определить структурные подразделения и работников, чья деятельность по подготовке и исполнению ЭД и ДЭВ будет осуществляться в рамках АС ДОУ;

2) определить количество сотрудников, для которых необходимо приобретение электронной цифровой подписи (ЭЦП);

3) определить состав документов структурных подразделений, которые будут переведены в электронный вид;

4) выбрать и начать применять АС ДОУ;

5) разработать и утвердить ЛПА, регламентирующие работу с ЭД и ДЭВ (в том числе особенности хранения и доступ к ним), в рамках АС ДОУ.

Функционирующая в организации АС ДОУ должна поддерживать единый процесс работы с ЭД и включать в себя (п.9¹ Инструкции № 19):

✓ подготовку проектов ЭД с оформлением установленных реквизитов;

✓ согласование проектов ЭД;

✓ представление проектов ЭД на подпись (утверждение) руководителю;

✓ регистрацию и контроль исполнения ЭД;

✓ защиту ЭД;

✓ поиск ЭД;

✓ организацию оперативного хранения ЭД;

✓ формирование электронных дел;

✓ передачу ЭД на хранение в архив организации;

✓ уничтожение ЭД, не подлежащих хранению.

Доставка ЭД в другие организации осуществляется при помощи (ч.1 п.15 Инструкции № 19):

1) электронной почты (в качестве вложения);

2) информационной системы ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (в рамках информационного пакета, формат и структура которого определяются регламентом информационной системы);

3) единого портала электронных услуг общегосударственной автоматизированной информационной системы.

Дополнительно по теме • Документы в электронном виде, электронные документы и информационные ресурсы: включение в номенклатуру дел. • Работа с документами в электронном виде, электронными документами: примеры глав ЛПА.

Структура

Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей (ст.17 Закона № 113-З; пп.5 и 6 Инструкции № 19):

1) общая часть электронного документа - состоит из информации, составляющей содержание документа, в том числе реквизитов документа, формируемых до момента выработки ЭЦП;

2) особенная часть электронного документа:

- состоит из одной или нескольких ЭЦП. Каждая ЭЦП представляет собой отдельный файл (информационный объект), формат и структура которого установлены техническими нормативными правовыми актами;

- может содержать штамп времени и дополнительные данные, необходимые для проверки ЭЦП и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами;

- поддерживается средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) и (или) располагается в отдельных файлах.

Форма и формат

Электронный документ имеет формы внутреннего и внешнего представления:

• форма внутреннего представления электронного документа - запись информации, составляющей электронный документ, на электронном носителе информации,

• форма внешнего представления - воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком (ст.18 Закона № 113-З).

Используемые в организации форматы файлов документов в электронном виде должны обеспечивать их целостность, возможность воспроизведения формы внешнего представления на всех этапах обработки и хранения (ч.1 п.199 Инструкции № 4).

Форматы, признаваемые допустимыми

Обратите внимание! Форматы файлов ЭД организации определяют самостоятельно, если иное не установлено Инструкцией № 19 и иными актами законодательства. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов либо направляющие ЭД в государственные органы, должны выбирать форматы файлов ЭД в соответствии с Инструкцией № 4.

Состав, порядок расположения и оформление реквизитов, включаемых в общую часть проекта ЭД, соответствуют составу, порядку расположения и оформлению реквизитов документов на бумажном носителе, установленным Инструкцией № 4, если иное не установлено Инструкцией № 19 (п.29 Инструкции № 19).

Справочно Состав и правила заполнения обязательных реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) для входящих, исходящих и внутренних ЭД определены в приложении к Инструкции № 19 (ч.2 п.15 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме • Утверждение, согласование, подписание документов в электронном виде, электронных документов. • Экспертиза ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов.

Электронные копии документов на бумажном носителе

В делопроизводстве организации могут создаваться и использоваться электронные копии документов на бумажном носителе, удостоверенные в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

Электронная копия применяется взамен документа на бумажном носителе, созданного в самой организации или полученного ею:

1) при исполнении документа с использованием средств АС ДОУ;

2) при отправке через электронную почту, информационную систему ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота государственных органов Республики Беларусь (п.53 Инструкции № 19).

Поступившая электронная копия приравнивается к ЭД и подлежит регистрации, исполнению и хранению в порядке, предусмотренном Инструкцией № 19. При этом досылка оригинала на бумажном носителе не требуется (ч.1 п.54 Инструкции № 19).

Создание электронных отображений (электронных копий бумажных документов) осуществляется путем:

✓ фотокопирования (сканирования) оригиналов документов на бумажном носителе (после их регистрации средствами АС ДОУ)

и

✓ сохранения на электронный носитель файлов в графическом формате (п.57 Инструкции № 19).

Электронная копия документов удостоверяется путем подписания ЭЦП с применением личного ключа лица, изготовившего электронные отображения и проверившего их качество. По решению руководителя организации электронная копия дополнительно может удостоверяться ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация (ч.1 п.62 Инструкции № 19).

Обратите внимание! Перед удостоверением электронной копии электронные отображения всех страниц оригинала должны быть преобразованы в один файл в формате PDF/A1 или PDF/A2, если изначально они были созданы в ином графическом формате (ч.1 п.61 Инструкции № 19).

Хранение и уничтожение электронных копий соответствует требованиям, установленным Инструкцией № 19 в отношении ЭД.

Документы на бумажном носителе, не подлежащие передаче на хранение в архив организации, после создания их электронных копий и организации их надежного хранения допускается уничтожать в порядке, установленном Инструкцией № 4 (пп.66 и 67 Инструкции № 19).

Дополнительно по теме • Удостоверение копии электронного документа: примеры оформления. • Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) отправляет характеристики сотрудников в сторонние организации по СМДО. Однако организации просят еще представлять им оригиналы характеристик. Правомерно ли это и на какой документ можно сослаться при отказе? • Осуществляется ли в бюджетной организации документооборот посредством электронной почты? • Имеет ли право контролирующий орган не принять жалобу на действия проверяющего (по Указу № 510), направленную по СМДО государственной бюджетной организацией, приравняв ее к жалобе, предусмотренной Законом № 300-З, несмотря на то, что пп.78, 79 Положения о порядке организации и проведения проверок, утв. Указом № 510, прописан порядок обжалования действий (бездействия) проверяющего? • В соответствии с Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» понятия «атрибутный сертификат» и «ЭЦП» не тождественны. На должностное лицо организации получен атрибутный сертификат. На основании этого издан приказ о назначении данного должностного лица ответственным за хранение, использование ЭЦП (а не атрибутного сертификата) в рамках предоставленных ему полномочий. Верно ли это? • Как оформить приказ о передаче права подписи ключом ЭЦП? • Допускается ли аналог собственноручной подписи на приказах, в том числе по личному составу? • Допускается ли ведение графика отпусков в электронном виде? • В магазине торгового предприятия велась электронная база электронных документов. В апреле 2024 г. магазин закрылся. Обязано ли предприятие хранить эту базу? И если да, то в течение какого времени (на бумажном носителе этих данных нет)?

Формы документов • Внутренняя опись документов в электронном виде электронного дела (пример). • Опись электронных дел постоянного хранения структурного подразделения организации (канцелярия) (пример). • Приказ о делегировании ЭЦП организации (пример).

Создание электронных документов в бухгалтерских и юридических подразделениях организации

Нормативное регулирование

• Закон № 113-З;

• Указ от 29.12.2020 № 496 «О прослеживаемости товаров»;

• Указ от 10.06.2011 № 243 «О маркировке товаров»;

• постановление Совмина от 23.04.2021 № 250 «О реализации Указа Президента Республики Беларусь от 29 декабря 2020 г. № 496»;

• постановление Совмина от 30.12.2019 № 940 «О функционировании механизма электронных накладных»;

• постановление Совмина от 29.07.2011 № 1030 «О подлежащих маркировке товарах»;

• ТНПА «Структура и формат электронных накладных и иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли с другими государствами», утв. постановлением НАН Беларуси, Минфина, МНС, Минсвязи от 18.12.2023 № 9/75/35/26;

• Инструкция о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 № 58.

Обмен электронными документами стандартизированной формы (электронные накладные)

Для использования электронных накладных организации нужно выполнить следующее.

1. Подключиться к системе аттестованного EDI-провайдера.

Справочно EDI-провайдер - юридическое лицо Республики Беларусь, получившее в установленном законодательством об административных процедурах порядке аттестат оператора электронного документооборота (п.8 приложения к Указу № 496). Реестр EDI-провайдеров см. здесь.

Грузоотправитель и грузополучатель могут выбрать EDI-провайдера независимо друг от друга, то есть грузоотправитель может работать с одним EDI-провайдером, грузополучатель - с другим;

2. Приобрести ключ ЭЦП и атрибутный сертификат.

Справочно Атрибутный сертификат - электронный документ, изданный поставщиком услуг и содержащий информацию: • о полномочиях физлица, являющегося владельцем личного ключа ЭЦП на подписание определенных видов электронных документов; • об иных полномочиях, предоставленных ему от имени организации или другого физлица (абз.2 ст.1 Закона № 113-З).

ЭЦП может быть представлена в двух видах:

1) USB-токен, который содержит ЭЦП;

2) SIMiD - специальная SIM-карта, на которую записана ЭЦП, то есть это возможность использования ЭЦП при помощи SIM-карты. При этом не требуется установка дополнительного ПО, наличие USB-токена или компьютера. В Беларуси такую услугу предоставляют мобильные операторы A1 и МТС.

3. Получить номер GLN (глобальный номер расположения - Global Location Number) - единый международный идентификационный номер участника хозяйственной операции при ЭДО, который:

- точно и кратко обозначает предприятие в целом, его филиалы и подразделения; отделы, не имеющие статуса самостоятельного субъекта хозяйствования (например, бухгалтерия, расчетный отдел, отдел снабжения, отдел сбыта и т. д.);

- идентифицирует физические объекты (отдельное помещение в здании, склад, пункт поставки, пункт передачи).

У одного субъекта хозяйствования может быть несколько GLN-номеров.

Справочно Алгоритм присвоения GLN см. здесь.

4. Получить номер GTIN (глобальный номер торговой единицы - Global Trade Item Number) для каждого товара, подлежащего прослеживаемости, - глобальный номер товарной продукции в единой международной базе товаров GS1.

Справочно Алгоритм присвоения номера GTIN см. здесь.

При использовании товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов нет необходимости составлять ТТН и ТН на бумажных носителях (п.15 Положения № 496).

Электронные накладные:

✓ создаются в соответствии с требованиями законодательства в сфере обращения электронных документов и электронной цифровой подписи (подп.1.2 п.1 постановления № 940);

✓ передают и получают операторы электронного документооборота (EDI-провайдеры) через систему электронного обмена данными (подп.1.3 п.1 постановления № 940).

Дополнительно по теме • Электронный документооборот: работа с электронными накладными. • Ответственность за неиспользование электронных накладных в тех случаях, когда это обязательно. • ЭТТН и ЭТН. Описание процесса работы с одним EDI-провайдером. • ЭТТН и ЭТН. Описание процесса работы с двумя EDI-провайдерами. • Если бухгалтерские услуги ООО оказывает сторонняя организация, как правильно (если это возможно) передать бухгалтеру электронную подпись для подписания банковских и иных финансовых документов и отразить это в договоре?

Обмен электронными документами в свободной форме

Организация может обмениваться с контрагентами и электронными документами в свободной форме:

✓ письмами, уведомлениями;

✓ актами сверок расчетов;

✓ актами выполненных работ;

✓ счетами,

✓ договорами и допсоглашениями к ним.

Для обмена с контрагентами электронными документами в свободной форме организации нужно выполнить следующее.

1. Определить виды документов, которыми организация будет обмениваться с помощью ЭДО: первичные бухгалтерские документы, иные документы.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. ПУД, составленный в форме электронного документа:

• должен соответствовать требованиям законодательства об электронных документах и электронной цифровой подписи (п.1, чч.1 и 2 п.6 ст.10 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»);

• равен по юридической силе ПУД, составленному на бумажном носителе (ч.2 ст.19 Закона № 113-З).

Первичный учетный документ должен содержать обязательные сведения и может быть дополнен сведениями, которые не являются обязательными (чч.1 и 2 п.2 ст.10 Закона № 57-З).

Если в ПУД отсутствует один из обязательных реквизитов, он не может служить основанием для записи в бухгалтерском учете.

Справочно Перечень первичных учетных документов установлен приложением к постановлению Совмина от 24.03.2011 № 360.

2. Определить работников, которые будут иметь полномочия подписывать электронные документы.

3. Выбрать EDI-провайдера или ЭДО-оператора и быть готовыми к тому, что при обмене нестандартизированными ЭД (то есть всеми электронными документами, кроме ЭТТН, ЭТН, ЭС) каждый из участников ЭДО должен быть подключен к одному EDI-провайдеру или ЭДО-оператору.

Справочно Аттестованные EDI-провайдеры могут передавать любые типы документов (стандартизированные и нестандартизированные). Только они могут заниматься передачей электронных накладных. ЭДО-операторы могут обеспечить обмен только нестандартизированными электронными документами разных форматов (в том числе pdf, doc и др.).

4. Установить порядок обмена ЭД, внести изменения в учетную политику.

5. Интегрировать создание и получение ЭД с учетной системой организации.

Дополнительно по теме • Оговорка об электронном документообороте (примеры). • Возможно ли посредством системы межведомственного электронного документооборота государственных органов (СМДО) отправлять акты выполненных работ и договоры для подписи сторонами? Приравнивается ли документ, подписанный посредством СМДО, к оригиналу? • В договоре оказания услуг стороны хотят согласовать, что акт сдачи-приемки оказанных услуг (ПУД) составляет каждая сторона единолично в соответствии с требованиями постановления Минфина от 12.02.2018 № 13. Необходимо ли установить в договоре, в какой форме каждая из сторон составляет единоличный ПУД, или такой необходимости нет? • Возможно ли подписание акта выполненных работ с одной стороны - ЭЦП, а с другой - собственноручно? Или такое (гибридное) воспроизведение невозможно?

Обсуждение в Сообществе

1. Витебскэнерго выставляет счет-фактуру ежемесячно за потребленную электроэнергию с электронной цифровой подписью. Нужно ли составлять дополнительный ПУД к этому счету-фактуре?

2. Нужно ли выписывать электронную накладную при продаже прослеживаемого товара физическому лицу?

3. Организация закупает чай/кофе для клиентов и сотрудников через корп. карту. Нужно ли в таком случае использовать ЭДО?

4. Организация планирует внедрить систему электронного документооборота «SMBusiness» (далее ЭДО). Внедрение ЭДО по договору с поставщиком включает несколько стадий. По каждому этапу поставщик оформляет акт выполненных работ. Как организации отразить в бухгалтерском учете каждый этап внедрения ЭДО и услугу по подписке при условии приобретения подписки по договору: а) на год (500 × 12); б) на два года (500 × 24)?

5. Обязана ли организация частной формы собственности (ОАО с долей государства 1 %) подключаться к СМДО?

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»