Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Переписка по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам: формирование дел и отражение в номенклатуре дел

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

21.11.2024

Ситуация В организацию поступает входящая документация от других организаций, в основном это копии с электронной почты, факсы. 1. Как правильно это отразить в номенклатуре дел организации? 2. Что относится к переписке по основной деятельности и что по административно-хозяйственным вопросам? 3. Можно ли формировать в одно дело переписку по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам?

Организации ведут переписку с организациями, гражданами Республики Беларусь, иностранными гражданами и лицами без гражданства, в том числе ИП, в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций (п.13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

1. Входящие и исходящие письма должны формироваться в дело с перепиской.

В заголовке дела с перепиской в номенклатуре дел указывается название вида заводимого дела (переписка), адресат или корреспондент, с которыми она ведется (если их не более трех или можно обозначить обобщенно), и вопросы, по которым она ведется.

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их наименования в заголовке дела не указываются (ч.9 подп.149.2 п.149 Инструкции № 4).

Пример «Переписка с государственными органами по основной деятельности». «Переписка по вопросам бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности». «Переписка с филиалом предприятия в г. Бресте по вопросам нормирования и оплаты труда» и т. д.

Обратите внимание! Не допускается использовать в качестве заголовков такую формулировку, не отражающую состав и содержание документов, включенных в дело, как «Общая переписка» (ч.13 подп.149.2 п.149 Инструкции № 4).

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним ответный документ (ч.8 п.157 Инструкции № 4).

При отражении в номенклатуре дел заголовков с перепиской следует учитывать, что заголовки дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в порядке, установленном ч.15 подп.149.2 п.149 Инструкции № 4, и указываются после справочно-информационных документов.

При поступлении писем по электронной почте или факсу желательно запрашивать экземпляр письма на бумажном носителе для формирования в дело. Если такая возможность отсутствует, необходимо заверять копию писем в соответствии с п.59 Инструкции № 4.

Обратите внимание! Юридическую силу, равную юридической силе документа на бумажном носителе, имеет документ в электронном виде, подписанный электронной цифровой подписью (преамбула Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Прием и отправка документов в электронном виде без использования ЭЦП допускаются по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать автора документа, если иное не установлено законодательством (ч.3 п.209 Инструкции № 4).

Предпочтительнее осуществлять прием и отправку электронных документов по системе межведомственного электронного документооборота (СМДО).

2. В НПА не закреплен перечень вопросов, относящихся к основной деятельности и административно-хозяйственной деятельности.

Как правило, к переписке по основной деятельности относится переписка по организационно-правовым вопросам (о создании, государственной регистрации, переименовании, реорганизации, ликвидации организации и др.) и вопросам, касающимся деятельности организации в соответствии с ее уставом.

К переписке по административно-хозяйственной деятельности относится переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности, организации пропускного режима, подготовке зданий (помещений) и оборудования к эксплуатации в осенне-зимний период и др.

3. Нельзя.

У этих видов переписки разные сроки хранения, соответственно необходимо их формировать в разные дела.

Сроки хранения переписки по Перечню № 140

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (ч.1 п.154 Инструкции № 4).

Таким образом, переписка по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам формируется в отдельные дела.

Дополнительно по теме • В отделе ведется свое дело входящей документации. Можно ли вести его на протяжении нескольких лет (например, 2019-2024 гг.), если индекс дела один и тот же? Как уничтожать документы 2019 года, так как срок их хранения - 3 года? • Организация составляет номенклатуру дел корпоративного секретаря акционерного общества. Переписка с акционерами по вопросам выплаты дивидендов, внесения вопросов в повестку дня общего собрания относится к переписке по административно-хозяйственным вопросам или следует выделить отдельное дело? • В организации сформировано дело с перепиской по основной деятельности. Можно ли формировать в части это дело, например: дело 01-07. Часть 1. Переписка с клиентами по вопросам заключения договоров; дело 01-07. Часть 2. Переписка с клиентами о расторжении договоров?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.