Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ

Необходимость получения нанимателем согласия работника на сбор, обработку и хранение персональных данных

Основным нормативным актом, регулирующим порядок защиты персональных данных, является Закон Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» (далее - Закон о защите информации).

Персональные данные - основные и дополнительные персональные данные физического лица, подлежащие в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь внесению в регистр населения, а также иные данные, позволяющие идентифицировать такое лицо (ст.1 Закона о защите информации).

К основным персональным данным относятся:

• идентификационный номер;

• фамилия, собственное имя, отчество;

• пол;

• число, месяц, год рождения;

• место рождения;

• цифровой фотопортрет;

• данные о гражданстве (подданстве): гражданство, основания и дата приобретения и прекращения гражданства;

• данные о регистрации по месту жительства и (или) месту пребывания: место жительства и место пребывания, дата регистрации, дата снятия с регистрационного учета;

• данные о смерти или объявлении физического лица умершим, признании безвестно отсутствующим, недееспособным, ограниченно дееспособным (ст.8 Закона Республики Беларусь от 21.07.2008 № 418-З «О регистре населения» (далее - Закон о регистре населения)).

К дополнительным персональным данным относят сведения:

• о родителях, опекунах, попечителях, семейном положении, супруге, ребенке (детях) физического лица;

• о высшем образовании, ученой степени, ученом звании;

• о роде занятий;

• о пенсии, ежемесячном денежном содержании по законодательству о государственной службе, ежемесячной страховой выплате по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

• о налоговых обязательствах;

• об исполнении воинской обязанности.

Отметим, что в Законе о защите информации определение персональных данных является более расширенным из-за формулировки «и иные данные, позволяющие идентифицировать такое лицо». Таким образом, персональными данными могут быть признаны не только данные из перечня Закона о регистре населения. Однако подход к идентификации данных в качестве персональных в настоящее время в законодательстве не определен, отсутствует также открытая правоприменительная практика.

Обратите внимание! Сбор, обработка, хранение информации о частной жизни физического лица и персональных данных, а также пользование ими осуществляются с письменного согласия данного физического лица, если иное не установлено законодательными актами Республики Беларусь (часть вторая ст.18 Закона о защите информации).

Кадровая служба организации оперирует, как правило, следующими документами, содержащими персональные данные работника:

• паспорт;

• военный билет;

• трудовая книжка;

• свидетельство о заключении и о расторжении брака;

• свидетельства о рождении детей;

• дипломы, аттестаты, сертификаты, свидетельства и иные документы, подтверждающие получение образования, ученую степень, ученое звание, повышение квалификации, прохождение переподготовки;

• свидетельство государственного социального страхования;

• справки о состоянии здоровья;

• номер счета в банке;

• автобиография.

Обязательное представление персональных данных

Заметим, что законодательством установлены случаи, когда работник обязан представить персональные данные.

1. При заключении трудового договора.

Наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю (часть первая ст.26 Трудового кодекса Республики Беларусь):

1) документ, удостоверяющий личность; документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

2) трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

3) документ об образовании или документ об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

4) направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

5) индивидуальную программу реабилитации инвалида (для инвалидов);

6) декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинскую справку о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

2. При изменении фамилии в связи с заключением (расторжением) брака.

В случае изменения фамилии в связи с заключением или расторжением брака работник должен представить свидетельство о заключении (расторжении) брака, чтобы наниматель смог внести изменения в трудовую книжку работника (п.51 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция о трудовых книжках)).

3. Для получения налогового вычета.

Работник, имеющий детей в возрасте до 18 лет и желающий получить стандартный налоговый вычет при уплате подоходного налога, исходя из подп.1.2 п.1 ст.209 Налогового кодекса Республики Беларусь должен предоставить нанимателю копии свидетельств о рождении детей.

Случаи, когда наниматель вправе получать информацию о персональных данных

Также законодательством могут быть установлены случаи, когда наниматель вправе получать информацию (персональные данные) о работнике.

Так, информацию о дате рождения, образовании, повышении квалификации, трудовой деятельности работника, наличии у него поощрений и правительственных наград наниматель может получить с предыдущих мест работы работника, запросив характеристику на работника (п.11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

Полагаем, что в указанных случаях нанимателю не требуется получать письменное согласие работника на обработку, хранение и использование вышеперечисленных персональных данных, так как это и является отражением формулировки «иного, установленного законодательными актами Республики Беларусь» согласно части второй ст.18 Закона о защите информации.

При этом письменное согласие нанимателю следует получить:

• для сбора, обработки, хранения и использования иных персональных данных;

• при передаче персональных данных работника третьим лицам (например, для оформления добровольного страхования работника; при передаче кадровых функций на аутсорсинг сторонней организации), вне зависимости от того, каким образом нанимателю стали известны персональные данные работника, так как последующая передача персональных данных разрешается только с письменного согласия физического лица, к которому они относятся, либо в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь (часть вторая ст.32 Закона о защите информации).

Согласие работников может быть выражено в форме:

1) подписи-согласия работника с нормами локального нормативного правового акта, определяющего порядок ведения кадрового делопроизводства, порядок передачи и защиты персональных данных работников;

2) подписи на отдельном документе (письменном согласии работника). Данный вариант является простым и оперативным. Согласие работника можно получить при заключении с ним трудового договора.

Защита персональных данных работников

Наниматель, владеющий персональными данными работников, обязан обеспечить их защиту от неправомерного доступа, уничтожения, модификации (изменения), копирования, распространения, а также иных неправомерных действий (абзац 5 ст.27 Закона о защите информации).

Меры по защите персональных данных от разглашения должны быть приняты с момента, когда персональные данные были представлены физическим лицом, к которому они относятся, другому лицу либо когда персональные данные представляются в соответствии с законодательными актами Республики Беларусь. Меры по защите должны приниматься до уничтожения персональных данных, либо до их обезличивания, либо до получения письменного согласия физического лица, к которому эти данные относятся, на их разглашение (ст.32 Закона о защите информации).

В законодательстве имеются специальные требования по работе с некоторыми документами, содержащими наиболее важные персональные данные работников:

• трудовые книжки и документы воинского учета должны храниться в специальных оборудованных местах; трудовые книжки - в несгораемых шкафах, сейфах (часть первая п.80 Инструкции о трудовых книжках);

• доступ к личным делам работников и документам воинского учета (военным билетам и личным карточкам военнообязанных) должны иметь только лица, уполномоченные приказом руководителя организации и сам руководитель организации (пп.3 и 4 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2; пп.117 и 122 Инструкции о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденной постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 31.05.2011 № 21).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2020 г. действует постановление Министерства обороны Республики Беларусь от 27.01.2020 № 5 «Об установлении форм документов воинского учета»;

• законодательно установлены сроки хранения документов с персональными данными. Личные дела работников должны храниться в течение 75 лет с момента их завершения (п.638.2 перечня типовых документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140), приказы о приеме (назначении на должность), переводе, увольнении, награждении, поощрении, присвоении квалификационных категорий, изменении фамилии - в течение 75 лет с даты издания (п.21.3 данного перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194 подп.21.3 п.21 перечня № 140 изложен в новой редакции. Комментарий см. здесь.

Несоблюдение требований о защите персональных данных, а именно умышленное незаконное разглашение персональных данных лицом, которому персональные данные известны в связи с его профессиональной или служебной деятельностью, если в этих деяниях нет состава преступления, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 БВ согласно ст.22.13 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. умышленное разглашение коммерческой или иной охраняемой законом тайны без согласия ее владельца лицом, которому коммерческая или иная охраняемая законом тайна известны в связи с его профессиональной или служебной деятельностью, влечет наложение штрафа в размере от 4 до 20 БВ (ст.23.6 КоАП от 06.01.2021 № 91-З). Комментарии см. здесь.

08.02.2019

Ирина Козикова, адвокат адвокатского бюро «Боровцов и Салей БИС»

По этой теме также см.:

Положение о работе с персональными данными работников (пример).