Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: По истечении срока хранения организация решает не уничтожать дела временного (до 10 лет) хранения, а продолжать хранить такие документы в структурных подразделениях.

Необходимо ли прошивать, составлять описи дел на такие дела?

ОТВЕТ

Прошивать документы временного (до 10 лет) хранения не требуется. Если дела не передаются в архив, опись не составляется.

С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования (часть первая п.213 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Таким образом, такие дела могут находиться на оперативном хранении в структурных подразделениях в обложках. Их можно прошить, но это право, а не обязанность.

Если дела не передаются в архив, опись составлять не нужно, они учтены по номенклатуре дел.

Сроки хранения документов установлены перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140). Его нормы обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов.

Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) государственного органа, иной организации, по решению индивидуального предпринимателя (примечание 9 названного Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться примечанием 4 к Перечню № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Справочно Пример протокола заседания экспертной комиссии об увеличении срока хранения документов см. здесь.

19.06.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела