Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: По какому признаку необходимо формировать коды подразделений: по линейному или по структурному?

ОТВЕТ: Это зависит от структуры организации.

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться:

• главой 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденными приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55 (далее - Методические рекомендации);

• главой 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143;

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140;

• иными актами законодательства, определяющими сроки хранения документов.

Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации) (п.162 Инструкции по делопроизводству).

Пример 1 Схема номенклатуры дел по структурному принципу: 1. Канцелярия. 2. Отдел экономического прогнозирования. 3. Производственно-технологический отдел. 4. Отдел техники безопасности. 5. Финансовый отдел. 6. Бухгалтерия. 7. Отдел труда и заработной платы. 8. Отдел кадров. ... 15. Профсоюзный комитет.

Пример 2 Схема номенклатуры дел по структурно-функциональному принципу: 1. Руководство. 2. Планирование. 3. Организация производственной деятельности. 4. Бухгалтерия. 5. Отдел кадров. ... 7. Профсоюзный комитет.

Пример 3 Схема номенклатуры дел по функциональному принципу: 1. Руководство. 2. Планирование. 3. Организация производственной деятельности. 4. Финансирование. 5. Учет и отчетность. 6. Кадры. ...

В сводной номенклатуре дела располагаются в том же порядке, как и в номенклатурах структурных подразделений. Дела внутри каждого раздела размещаются по группам с учетом степени важности, сроков хранения. Внутри каждой группы сначала располагаются дела постоянного хранения, затем временного - свыше 10 лет и временного - до 10 лет включительно.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от их значимости (п.2.7 Методических рекомендаций).

31.03.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»