Материал помещен в архив

ВОПРОС: По какому признаку необходимо формировать коды подразделений при составлении сводной номенклатуры дел: по линейному или по структурному?

ОТВЕТ: Это зависит от структуры организации.

Сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации) (п.162 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.162 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Пример 1 Схема номенклатуры дел по структурному принципу: 1. Канцелярия. 2. Отдел экономического прогнозирования. 3. Производственно-технологический отдел. 4. Отдел техники безопасности. 5. Финансовый отдел. 6. Бухгалтерия. 7. Отдел труда и заработной платы. 8. Отдел кадров.   <...>   15. Профсоюзный комитет.

Пример 2 Схема номенклатуры дел по структурно-функциональному принципу: 1. Руководство. 2. Планирование. 3. Организация производственной деятельности. 4. Бухгалтерия. 5. Отдел кадров.   <...>   7. Профсоюзный комитет.

Пример 3 Схема номенклатуры дел по функциональному принципу: 1. Руководство. 2. Планирование. 3. Организация производственной деятельности. 4. Финансирование. 5. Учет и отчетность. 6. Кадры.   <...>

В сводной номенклатуре дела располагаются в том же порядке, что и в номенклатурах структурных подразделений. Дела внутри каждого раздела размещаются по группам с учетом степени важности, сроков хранения. Внутри каждой группы сначала располагаются дела постоянного хранения, затем временного - свыше 10 лет и временного - до 10 лет включительно.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от их значимости (подп.165.2 п.165 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. подп.165.2 п.165 Инструкции изложен в новой редакции постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.

14.11.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»