Материал помещен в архив

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ: ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛА

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. дела по личному составу, передаваемые в архив организации, подлежат полному оформлению.

Полное оформление дел осуществляется в соответствии с требованиями главы 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), и подраздела 5.1 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5 (далее - Основные правила работы архивов).

Полное оформление дела предусматривает выполнение комплекса мероприятий, включающих оформление и уточнение реквизитов обложки дела. На обложке дела указываются:

наименование вышестоящей организации;

наименование организации;

наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

индекс дела по номенклатуре дел, номер тома, части - в делах, состоящих из нескольких томов, частей;

заголовок дела;

дата дела (крайние даты документов, включенных в дело);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Форма обложки дела приведена в приложении 1.

Все надписи на обложках дел создаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Допускается оформление реквизитов обложки с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела.

Рассмотрим требования к оформлению реквизитов обложки дела постоянного хранения.

1. Наименования вышестоящей организации, организации и структурного подразделения указываются на обложке дела полностью в именительном падеже.

Если вышестоящая организация и организация, в которой было сформировано дело, имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

В случае если наименование вышестоящей организации, организации, структурного подразделения изменялись в течение периода, охватываемого документами дела, то на обложке приводятся оба названия. При этом прежнее наименование заключается в скобки, а новое записывается над ним.

Пример

Если в течение делопроизводственного (календарного) года дело было заведено в одной организации, а закончено в другой организации (структурном подразделении), то на обложке дела проставляется название организации (структурного подразделения) - правопреемника. В этом случае название первой организации (структурного подразделения), ранее вынесенное на обложку, сохраняется и также заключается в скобки.

Пример

Наименование функции (направления деятельности) организации указывается на обложке в том случае, если номенклатура дел построена по функциональному признаку, что характерно для небольших бесструктурных организаций. Например, при отсутствии в организации отдела кадров в номенклатуре дел может быть выделен функциональный раздел «Кадры», который также отражается на обложке дела.

2. На обложках дел постоянного хранения в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, предусматривается место для написания наименования того государственного архива, в который дела организации будут приняты на хранение. Наименование государственного архива указывается над наименованиями вышестоящей организации и организации, в которой было заведено дело.

3. Индексы дел указываются на обложке в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на тот год, в котором эти дела были заведены (графа 1 номенклатуры дел «Индекс дела»).

Например, в 2007 г. согласно номенклатуре дел организации, утвержденной на этот год, было заведено дело под индексом 3-9. В 2009 г. указанное дело оформляется для подготовки к передаче в архив организации. Следовательно, на обложке данного дела будет указан индекс 3-9, хотя в номенклатуру дел организации на 2009 г. дело с аналогичным заголовком может быть включено под другим индексом, например 3-11.

Согласно п.171 Инструкции по делопроизводству объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома.

В том случае, если в течение года сформировано несколько томов дела с одним индексом и под одним заголовком (в каждом не более 250 листов), на обложку каждого тома выносится указание номера тома этого дела (Том 1, Том 2 и т.д.).

Пример

Индексом личного дела согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2, является его порядковый номер по книге (журналу) учета личных дел.

Пример

4. Заголовки дел переносятся на обложку из номенклатуры дел, утвержденной на тот год, в котором дела были заведены (графа 2 номенклатуры дел «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»).

Например, если в номенклатуру дел организации включено дело под заголовком «Приказы директора предприятия по личному составу (прием, перевод, увольнение)», то соответствующий заголовок должен быть оформлен и на обложке дела.

В случае если дело состоит из нескольких томов, заголовок дела повторяется на обложке каждого тома.

Кроме того, если заголовок дела по номенклатуре дел не отражает реального содержания документов дела, в него вносятся уточнения. Например, согласно п.188 Инструкции по делопроизводству в заголовках дел с распорядительными документами, протоколами, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.

Аналогичным образом уточнения вносятся в заголовки дел с протоколами.

Пример

В заголовках дел, состоящих из копий документов, отражается копийность документов дела.

Пример

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

В заголовках дел с личными карточками, состоящих из нескольких томов, указываются начальные буквы первой и последней фамилий работников, документы которых включены в дело.

Пример

Аналогичное правило применяется и при оформлении дел с лицевыми счетами работников.

Пример

Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество работника, которые указываются в именительном падеже.

Пример

5. На обложке дела указывается дата дела (крайние даты документов, включенных в дело).

Дата на обложке дела обозначается арабскими цифрами, например 20.10.2007.

Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули, например 02.01.2007.

Определение даты заведения и окончания дела проводится в строгом соответствии с датами документов, находящихся в деле. При этом необходимо руководствоваться следующими общими правилами датирования основных категорий дел:

датами дел с распорядительными документами будут являться даты первого и последнего приказов, включенных в дело.

Пример

даты дел с планами, отчетами, штатными расписаниями, личными карточками уволенных работников, лицевыми счетами и дел, содержащих один документ, включает только год; при этом допускается включать дату дела в заголовок дела.

Пример

датами заведения и окончания дел с перепиской, поручениями и документами об их исполнении, документами по какому-либо вопросу или группе вопросов считаются даты самой ранней и самой поздней регистрации документов, включенных в дело;

дела с организационными и плановыми документами (инструкциями, положениями и т.п.) датируются по дате их утверждения;

дела с протоколами заседаний (совещаний, советов, коллегий) в случае формирования их вместе с документами, рассмотренными на заседаниях, датируются с учетом датирования как протоколов, так и прилагаемых к ним документов;

отчетная документация датируется датой ее составления;

датами журналов регистрации приказов, распоряжений и других документов будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указывается число, месяц и год начала и окончания каждого тома в делопроизводстве.

Пример

датами заведения и окончания личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого оно заведено (в личное дело включаются копии таких приказов).

Пример

Если в дело включены документы за более ранний период, чем год формирования дела, то под датой дела делается запись: «Имеются документы за… год (годы)».

Пример

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно на основании содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы, не вполне достоверные, заключаются в скобки.

Пример

[не ранее 2001 г.]

[не ранее 25] 09.2002

В том случае, если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляется три даты: дата заведения дела в первой организации, дата поступления в другую организацию (числитель - первая дата, знаменатель - вторая дата). Ниже проставляется дата окончания дела во второй организации.

Пример

Начато 02.01.2007

             10.05.2007

Окончено 31.12.2007

При этом, как было указано ранее, на обложке дела название первой организации, в которой было заведено дело, заключается в скобки и над ним указывается название организации, в которую дело было передано.

6. Обязательным реквизитом обложки дела является количество листов в деле. Количество листов в деле на обложку выносится из листа-заверителя дела и оформляется арабскими цифрами, например «на 150 листах».

7. Срок хранения дела проставляется на обложке в соответствии с результатами экспертизы ценности документов и дел, проводимой на основании требований главы 12 Инструкции по делопроизводству и раздела 4 Основных правил работы архивов.

Экспертиза ценности документов проводится в два этапа: в делопроизводстве и в архиве организации. Результаты экспертизы ценности документов в делопроизводстве отражаются в номенклатуре дел организации. Как правило, срок хранения дела указывается на обложке в соответствии с графой 4 номенклатуры дел «Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню».

На обложке дела указывается конкретный срок хранения, например «Хранить 75 лет» или «Хранить 25 лет».

На обложках дел постоянного хранения указывается: «Хранить постоянно».

Срок хранения дела указывается на обложке ниже количества листов в деле.

Пример

8. Полностью оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, через год после завершения их в делопроизводстве передаются по описям дел структурных подразделений в архив организации. В архиве на основании описей дел структурных подразделений в течение следующего года составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

При внесении дел в соответствующие описи каждому из них присваивается порядковый номер, под которым то или иное дело учитывается в архиве.

После включения дел в описи на обложках дел проставляется архивный шифр - номер фонда, номер описи и номер дела по годовому разделу сводной описи дел.

Пример

Ф. _________________

Оп. ________________

Д. _________________

Примечание. Номер фонда указывается в организациях, передающих документы на хранение в государственные архивы.

Архивный шифр проставляется в левом нижнем и правом верхнем углу обложки дела.

Пример оформления обложки дела постоянного хранения приведен в приложении 2.

31.07.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

____________________

* Оформляется в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, при передаче дела (тома, части) в государственный архив.

От редакции: В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании постановления Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.