Материал помещен в архив

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ: ПОДШИВКА (ПЕРЕПЛЕТ) ДЕЛ

Согласно п.184 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, документы, включенные в дело постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются. Документы подшиваются (переплетаются) в дела с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются.

При подшивке личного дела имеющиеся в нем невостребованные личные документы (удостоверение личности, свидетельство о рождении, диплом, аттестат и др.) вкладываются в конверт. Конверт с невостребованными документами подшивается в личное дело или подклеивается с оборотной стороны обложки дела. Наличие невостребованных документов в личном деле оговаривается в листе-заверителе дела.

При наличии в организации большого количества невостребованных личных документов уволенных работников допускается изымать указанные документы из личных дел и объединять в отдельное дело. В таком деле документы подшиваются в алфавитном порядке по фамилиям их владельцев. В начале такого дела подшивается внутренняя опись документов дела с указанием в ней фамилии владельца, разновидности документа и номеров листов, под которыми документ значится в деле.

Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) формируются в отдельное дело в алфавитном порядке по фамилиям и затем подшиваются. К такому делу составляется лист-заверитель дела.

Запрещается подшивать в личные дела личные карточки и присоединять к ним какие-либо иные документы, не предусмотренные Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2.

Лицевые счета на выдачу заработной платы располагаются в деле в алфавитном порядке по фамилиям работников и подшиваются в дело вместе с листом-заверителем за каждый год отдельно.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы и т.п.) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности, а также из неформатных документов (чертежи, рукописи и т.д.), хранятся в папках с тремя клапанами и завязками или в картонных футлярах (коробках).

Невостребованные трудовые книжки уволенных работников также могут быть собраны в папку с клапанами. В этом случае к делу составляется внутренняя опись, в конце которой указывается количество внесенных в нее трудовых книжек.

31.07.2009 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела