Материал помещен в архив

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К СОГЛАСОВАНИЮ

Законодательством не установлено, какие должностные лица внутри организации должны визировать тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. В связи с этим порядок работы с документами в организации определяется ими самостоятельно.

Общие требования к порядку согласования документов предусмотрены:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Безусловно, не все документы до подписания подлежат согласованию: оно необходимо в случаях, когда информация, содержащаяся в документе, требует проверки ее на соответствие действующему законодательству, локальным нормативным правовым актам, а также в случаях, когда она затрагивает интересы других организаций и должностных лиц.

Виды согласования документов

В зависимости от круга лиц, принимающих участие в согласовании документов, можно выделить:

• внутреннее согласование (согласование со структурными подразделениями и должностными лицами внутри организации);

• внешнее согласование (согласование с подчиненными и неподчиненными организациями, должностными лицами, не являющимися работниками данной организации).

Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации - авторе документа, например профессиональными союзами и т. п. (согласование проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь подлежат согласованию с профсоюзами).

В зависимости от вида согласования различается само оформление согласования. Так, внутреннее согласование следует оформлять визой, а внешнее - грифом согласования.

Оформление внутреннего согласования

Виза документа - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.

На внутренних документах визы следует проставлять слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись» (п.61 Инструкции по делопроизводству).

Разрешается также ставить визу на оборотной стороне последнего листа документа. Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на них не воспроизводятся.

Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации, следует визировать по тем же правилам, по которым визируются внутренние документы.

При отсутствии свободного места на документе виза оформляется на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Количество виз на документе. Порядок визирования

Ограничение количества виз, проставляемых на одном документе, законодательством не установлено. При невозможности разместить все визы на документе составляется отдельный лист согласования.

При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для оформления виз, необходимо сделать следующую отметку:

Лист согласования прилагается к визовому экземпляру и в последующем хранится вместе с ним в деле.

Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.

Пример Заместитель директора Подпись П.А.Стогова 06.07.2018

Обратите внимание! Не следует употреблять в визе при оформлении внутреннего согласования проекта документа слова «Виза» и «Согласовано».

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, начальником отдела кадров (специалистом по кадрам), главным бухгалтером, представителем юридической службы (юрисконсультом) организации.

При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями тех подразделений, которых касается его содержание. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений, постановлений) в обязательном порядке нужно согласовывать с юридической службой организации или при отсутствии такой службы (отдела) с юристом.

Если документ визируют несколько должностных лиц, визы располагают одну под другой в порядке визирования.

Пример Главный бухгалтер Подпись Г.В.Скрипникова 06.07.2018   Начальник отдела кадров Подпись И.П.Меньков 06.07.2018   Юрисконсульт Подпись И.А.Калугин 06.07.2018

Запрещается вносить какие-либо исправления в проект документа при его визировании. Замечания, дополнения, уточнения к документу следует излагать на отдельном листе. При этом в визе, проставляемой на проекте документа, необходимо указать: «Замечания прилагаются».

Пример Юрисконсульт Подпись И.А.Калугин 06.07.2018   С проектом не согласен. Замечания прилагаются.

При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа должно принимать должностное лицо, подписывающее (утверждающее) документ.

25.07.2018

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года