Подготовка и передача электронных дел в архив организации 21.11.2022 автор Аналитическая редакция Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

Материал подготовлен аналитической редакцией Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

12.02.2025

В архив организации обязательной передаче подлежат:

все электронные дела;

только электронные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.

Возможна ли передача в архив организации электронных дел временного (до 10 лет) срока хранения?

Да, по решению руководителя организации.

Нет.

Является ли обязательным составление внутренних описей для каждого электронного дела, подлежащего передаче в архив организации?

Да.

Нет.

Передача электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив организации осуществляется по:

акту приема-передачи;

описям электронных дел.

Возможна ли передача электронных дел в архив организации на съемных носителях?

Нет.

Да.

Электронные дела представляют собой:

совокупность исполненных электронных документов;

совокупность исполненных электронных документов и их РКК.

Возможна ли передача в архив организации электронных дел временного (до 10 лет) хранения по номенклатуре дел организации?

Да.

Нет.

Подготовка электронных дел к передаче в архив организации обеспечивает:

их включение в информационный пакет;

их включение в опись электронных дел структурного подразделения.

Как в архиве проверяется подлинность и целостность электронных документов, включенных в состав электронных дел?

Путем проверки их контрольных характеристик, указанных во внутренней описи.

Путем проверки сертифицированным средством ЭЦП действительности (на момент подписания) ЭЦП.

Завершение приема электронных дел в архив организации подтверждается:

проставлением на описи электронных дел структурного подразделения ЭЦП;

отправкой уведомления в структурное подразделение, документы которого были переданы в архив организации.

Справочно

В ответах использованы положения следующих НПА:

Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19;
Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20.

Подготовка и передача электронных дел в архив организации