Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОДГОТОВКА И РЕГИСТРАЦИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами.

Справочно Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 Инструкции по делопроизводству, в редакции от 18.08.2017 № 167).

Регистрации подлежат в т.ч. исходящие документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или получения (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству).

Документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам (письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т.п.), являются исходящими документами.

Регистрация исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

Регистрация исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) либо лицом, ответственным за документооборот в организации.

Для регистрации всех категорий исходящих документов заполняется:

• журнал регистрации;

• регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ;

• реестр на исходящие документы.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами организации. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю. Вместе с ним могу быть представлены и другие документы, на основании которых бы составлен проект исходящего документа.

Руководитель организации вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания документ регистрируется, затем соответствующий номер указывается на письме и на его копиях. До отправки документа ответственный сотрудник службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество подлежащих отправке экземпляров, а также адреса мест назначения. Отправляемые документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов.

Форма журнала имеет примерную форму и может быть дополнена необходимыми графами, например:

• количество экземпляров документа и приложения;

• фамилия исполнителя и др.

Пример исходящего письма-ответа

О направлении замечаний по проекту межгосударственной научно-технической программы

Уважаемый Виктор Петрович!

Мы рассмотрели Ваш проект межгосударственной научно-технической программы «Создание новых материалов на основе высокодисперсных металлических композиционных и керамических систем и разработка ресурсосберегающих технологий производства изделий из них».

Направляем Вам свои замечания и предложения по проекту.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Так как документ может быть зарегистрирован в любой из форм, приводим пример заполнения регистрационно-контрольной карточки, форма которой утверждена Инструкцией по делопроизводству (приложение 6).

В крупных организациях письма обычно отправляются службой ДОУ, канцелярией или секретарем. При отправке они сортируются по адресатам, затем их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений. Второй экземпляр документа подшивается в дело.

Рекомендуется для учета отправленной корреспонденции составлять список или реестр на отправляемую почту, который вместе с ней сдают в отделение связи. Реестр составляется в двух экземплярах, подписывается лицом, ответственным за отправку исходящей корреспонденции, заверяется печатью структурного подразделения и кладется вместе с отправляемой корреспонденцией. Работники почты заверяют один экземпляр реестра и возвращают его в организацию, что свидетельствует о том, что корреспонденция принята на почту для отправки. Форма реестра имеет примерную форму и может использоваться в организациях и фирмах для того, чтобы снять с секретаря ответственность в тех случаях, если письма не доходят до адресата.

Исходящие документы должны быть отправлены в день их подписания.

11.06.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»