Материал помещен в архив

Подготовка ответов на запросы учреждением образования: формы документов

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории учреждения образования «Минский государственный колледж цифровых технологий», автор учебного пособия по секретарскому делу

20.12.2023

Автор рассмотрел, как в учреждении образования исполнить запросы организаций и граждан.

Материал содержит примеры:

Какие запросы исполняют учреждения образования

Одной из функций архива является выдача информационных документов, копий архивных документов, копий частей архивных документов по запросам организаций и граждан (абз.8 п.6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Исполняя запросы, лицо, ответственное за архив организации:

1) составляет и выдает архивные справки, архивные копии и архивные выписки;

2) дает ответы на запросы организаций или граждан в виде информационных писем, в которых указывается, куда обратиться, если организация не может дать нужный ответ заявителю.

Запросы, поступающие в учреждения образования, подразделяются на:

1) тематические (запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту). Разновидность тематического запроса - биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии;

2) социально-правового характера (запрос юрлица или гражданина об архивной информации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан).

Письмо-запрос организации о выдаче справки о периоде учебы работника (пример)

Порядок пользования документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, устанавливают их руководители в соответствии с законодательством (ч.1 п.4¹ Правил № 143).

Таким образом, порядок выдачи архивных справок определяет руководитель учреждения образования.

Дополнительно по теме • Может ли учреждение образования, имеющее свой архив, выдавать архивные справки по подп.18.25.2 п.18.25 и п.18.26 Перечня № 200?

Как составить архивную справку по запросу о стаже, периоде работы, учебы

Наиболее распространенная форма в учреждениях образования - архивная справка по запросу о трудовом стаже (периоде работы, учебы и др.).

В архивную справку о подтверждении трудового стажа, учебы включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива организации. При этом приводится точное название должности, которую занимал заявитель, и период его учебы или работы в этой должности.

Для подготовки архивной справки используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие предмету запроса.

Справочно Архивная справка - документ, содержащий (подтверждающий) имеющуюся в документах архива информацию по предмету запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых он составлен (Методические рекомендации по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 07.02.2014 № 9).

Архивные справки, архивные копии, архивные выписки оформляются на бланке для письма организации по форме, установленной Методическими рекомендациями № 9.

Архивная справка о периоде учебы гражданина (пример)

Архивную справку подписывает директор организации и ответственное лицо за данные сведения. Это может быть секретарь учебной части, архивариус, секретарь приемной и др. Справку, как правило, заверяют гербовой печатью организации. В ней приводят названия документов, их даты и излагают запрашиваемые сведения. После текста архивной справки приводят архивные шифры документов, послужившие основанием для ее составления. Это номера фондов, описей дел, листов дел или названия документов, послуживших основанием для справки, с указанием даты и листов в деле.

Для подтверждения сведений к архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них.

Для составления архивных справок об образовании используют приказы директора о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов.

Если в архиве нет нужных сведений, составляется письмо-ответ

Если в документах архива нет необходимых сведений, гражданину или организации сообщается об этом в письме. В нем указывается, куда и к кому можно будет обратиться за необходимой информацией.

Письмо-ответ об отсутствии в документах архива необходимых сведений (пример)