Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Подлежат ли обязательной регистрации в организации заявления работников (на отпуск, увольнение, перевод и т.д.)? Если да, то в какой регистрационной форме это следует делать?

ОТВЕТ: Да, подлежат регистрации.

Заявления относятся к организационно-распорядительным документам, которые содержат просьбу о чем-либо. Заявления работников организации относятся к внутренним документам.

Так, регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Регистрация заявления фиксирует факт его создания и получения адресатом. В зависимости от принятой системы регистрации в организации заявления могут регистрироваться:

• централизованно (в службе документационного обеспечения управления организации) или

• децентрализованно (в кадровой службе).

Регистрация заявлений непосредственно в кадровой службе может повысить скорость их исполнения.

Регистрация может осуществляться как в традиционных (журнальных, карточных), так и в автоматизированных (электронных) регистрационно-контрольных формах. При использовании журнальной формы регистрации регистрация может осуществляться в журнале регистрации внутренних документов или в отдельном журнале регистрации заявлений работников.

Справочно Воспользуйтесь следующими формами: • «Журнал регистрации внутренних документов»; • «Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов»; • «Форма журнала регистрации внутренних документов в электронном виде».

Регистрационными индексами заявлений являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству).

13.11.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела