Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОДСЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА ЗА ГОД: ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ

Понятие и периодичность подсчета объема документооборота

Объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени (подп.144.1 п.144 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) организаций, как правило, ежегодно проводится учет объема документооборота. Однако обязательность, периодичность, порядок и форма представления результатов учета объема документооборота устанавливается организацией самостоятельно в локальных нормативных правовых актах.

Согласно Инструкции по делопроизводству результаты учета являются основанием для:

• определения штатной численности службы ДОУ, ее наименования (п.6);

• изготовления бланков конкретных видов документов (п.23).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. следует руководствоваться п.23 Инструкции по делопроизводству в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167;

• выбора формы регистрации документов (подп.139.9 п.139).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству дополнен предложением постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39: «При необходимости журналы могут быть дополнены графами "Расписка в получении", "Вид документа", "Срок получения ответа" и др.»;

• выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства (подп.144.5 п.144).

Количество документов подсчитывается по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу учета принимается один экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Каждый документ учитывается один раз. Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Размноженные экземпляры (копии) учитываются отдельно по журналам работ в копировально-множительном бюро (копировальный аппарат и др.) или по спискам рассылки.

В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т. д.).

Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.

Периодичность подсчета документооборота определяется самой службой ДОУ. При необходимости документооборот можно подсчитывать каждый месяц, что важно для крупных организаций и позволяет выделить месяцы наиболее интенсивной работы. Можно вести подсчет поквартально, а в небольших организациях достаточно подсчитывать объем документов раз в год.

Классификация документов для учета документооборота

Все документы организации представлены двумя большими группами:

1) получаемые извне, от других организаций (входящие документы);

2) созданные в самой организации.

При изучении документооборота каждая из этих групп рассматривается отдельно. Анализ можно проводить с разных сторон.

Входящие документы чаще всего анализируются по корреспондентам - авторам документов, от которых они получены:

• от вышестоящих организаций, в том числе органов власти и управления (различные предписания, приказы, требующие выполнения, и т. п.);

• от подчиненных (входящих в состав, систему) организаций (они отчитываются, информируют о состоянии дел, выступают с предложениями, просьбами);

• от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией (это могут быть клиенты, поставщики, покупатели и т. п.);

• частные лица, присылающие письма;

• обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц.

Обычно такой анализ входящих документов по авторам-корреспондентам используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. При этом вносятся точные названия организаций, их адреса, полные должности, фамилии, имена, отчества руководящего состава. Указанные данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы можно классифицировать по видам:

• распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

• информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и др.);

• учетно-отчетные и др.

Кроме того, все входящие документы по характеру содержания можно разделить на:

• инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения);

• ответные, то есть документы, полученные в ответ на запрос организации.

В зависимости от значимости автора документа и его содержания входящие документы могут быть направлены руководителю организации, в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Следовательно, весь поток входящих документов будет разбит на более мелкие части. Это определяется обычно на стадии предварительного просмотра документов службой ДОУ. Каждая из этих групп документов будет иметь разные пути движения и стадии работы с ними.

Исходящие документы так же, как и входящие, можно проанализировать по видам и корреспондентам, которым они направляются.

Их также делят на документы:

• по которым ожидается ответ;

• направленные просто для сведения (реклама и т. п.).

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения, и каждый из них будет иметь особенности в движении и обработке.

Среди внутренних документов отдельно подсчитываются распорядительные документы организации.

В организации динамика документооборота характеризуется по трем следующим признакам:

1) изменение общего объема входящей и исходящей документации за несколько лет;

2) изменение соотношения отдельных составных частей документооборота (например, рост или уменьшение доли исходящей, распорядительной документации) за несколько лет;

3) изменение общего объема документооборота и его составных частей за год (полугодие, месяц, неделю).

Подсчет объема документооборота осуществляется в целом по организации с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях.

Документальное оформление

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме в виде сводки данных (сведений) об объеме документооборота.

Требование к учету объема обращений граждан содержится в п.2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей», согласно которому государственные органы, иные организации должны регулярно, но не реже одного раза в квартал, проводить анализ поступающих обращений заявителей в целях совершенствования работы с ними.

Обобщение результатов работы с обращениями граждан и юридических лиц можно представить в виде сводки.

СВОДКА

____________ № ___

с обобщением результатов работы с обращениями граждан и юридических лиц за ______________

(период)

1. Всего поступило обращений:

в том числе:

письменных _____

из них, включенных в книгу замечаний и предложений, _____

устных _____

электронных _____

повторных _____

2. Сроки рассмотрения:

в установленный законодательством срок _____

с нарушением сроков _____

с перенесенными сроками исполнения _____

находятся на контроле по состоянию на ______

3. От кого получены обращения:

от граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, _____

от юридических лиц _____

от вышестоящих организаций _____

от редакций газет и журналов _____

переслано для исполнения от других организаций _____

и т. д.

4. Вопросы, содержащиеся в обращениях:

о нарушениях законных прав, свобод и (или) законных интересов заявителей _____

о трудоустройстве _____

по жилищным вопросам _____

и т. д.

5. Порядок рассмотрения:

рассмотрено в центральном аппарате _____

рассмотрено в ходе выездного личного приема _____

направлено для рассмотрения _____

6. Регионы, из которых поступили обращения:

_____

_____

и т. д.

7. Результат рассмотрения:

рассмотрено по существу _____

оставлено без рассмотрения по существу _____

отозвано _____

Результаты учета объема документооборота обобщаются службой ДОУ и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

13.02.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела