Материал помещен в архив

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Канцелярия - самостоятельное* структурное подразделение организации.

______________________

* Самостоятельным можно считать такое структурное подразделение, которое находится в непосредственном подчинении руководителя организации либо его заместителей.

2. Канцелярия создается, реорганизуется и ликвидируется приказом руководителя организации.

3. Канцелярию возглавляет заведующий канцелярией, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению заместителя руководителя организации по кадрам (иного заместителя руководителя организации).

4. Заведующий канцелярией осуществляет непосредственное руководство деятельностью канцелярии и контролирует работу всех входящих в состав канцелярии структурных подразделений и работников.

5. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

6. Должностные обязанности, права и ответственность каждого работника канцелярии устанавливаются должностной инструкцией, которая согласовывается с заведующим канцелярией и утверждается руководителем организации.

7. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами по делопроизводству;

методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;

уставом организации;

приказами, распоряжениями руководителя организации;

настоящим положением о канцелярии (далее - Положение).

8. Изменения структуры и штата канцелярии разрабатываются заведующим канцелярией исходя из условий и особенностей деятельности организации, согласовываются с отделом организации и оплаты труда, юридическим отделом по соответствующим направлениям деятельности указанных структурных подразделений и утверждаются приказом руководителя организации.

9. В состав канцелярии входят следующие структурные подразделения: экспедиция, машинописное бюро, секретариат, группа обработки входящих, исходящих и внутренних документов и др.

10. Обязанности между структурными подразделениями, входящими в состав канцелярии, распределяет заведующий канцелярией на основе настоящего Положения (положений о структурных подразделениях). Распределение обязанностей между работниками структурных подразделений, входящих в состав канцелярии, производят руководители этих структурных подразделений (заместитель заведующего канцелярией) согласно должностным инструкциям. Положения о структурных подразделениях, входящих в состав канцелярии, утверждает заведующий канцелярией.

11. Канцелярия имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

12. Основные задачи канцелярии организации:

12.1. Организация делопроизводства.

12.2. Своевременная обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

12.3. Осуществление контроля за ведением делопроизводства в подразделениях организации.

ФУНКЦИИ

13. В соответствии с основными задачами на канцелярию возлагаются следующие функции:

13.1. Регистрация, учет, хранение и передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства, формирование дел и сдача их на хранение.

13.2. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

13.3. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства в организации.

13.4. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов.

13.5. Печатание и размножение служебных документов.

13.6. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

13.7. Оформление командировочных документов, регистрация работников, прибывающих в командировку.

ПРАВА

14. Канцелярия в пределах своей компетенции имеет право:

14.1. Представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями и сторонними организациями по вопросам делопроизводства.

14.2. Давать руководителям структурных подразделений и отдельным специалистам обязательные для исполнения указания по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии, и требовать их исполнения в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением.

14.3. Требовать и получать от других структурных подразделений организации необходимую информацию и документы по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии.

14.4. Вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем организации.

14.5. Оказывать методические и консультационные услуги работникам организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.

14.6. Проводить совещания по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.

15. Заведующий канцелярией имеет право*:

15.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися деятельности канцелярии.

15.2. Вносить на рассмотрение руководства организации предложения по совершенствованию работы канцелярии.

15.3. Сообщать в пределах своей компетенции непосредственному руководителю обо всех недостатках в деятельности организации (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

15.4. Требовать от руководителей подразделений и исполнителей справки и другие материалы, необходимые руководству предприятия, а также информацию об исполнении документов, решений и заданий руководства предприятия.

15.5. Привлекать специалистов структурных подразделений организации к выполнению возложенных на него обязанностей в случаях, если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, в противном случае - с разрешения руководителя организации.

15.6. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил делопроизводства.

15.7. Проверять правильность ведения делопроизводства в подразделениях, указывать руководителям подразделений на выявленные недостатки и требовать их устранения.

15.8. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для исполнения своих должностных обязанностей.

15.9. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции (номенклатуру дел канцелярии, сдаваемых в архив, внутренние документы канцелярии, служебные записки по вопросам деятельности канцелярии и др.).

15.10. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении, увольнении работников канцелярии, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.

15.11. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

____________

* Данный раздел включается в положение о канцелярии, если должностная инструкция заведующему канцелярией не разрабатывается.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

16. Канцелярия осуществляет взаимодействие:

со всеми структурными подразделениями организации:

получает: проекты приказов и распоряжений на подпись руководству;

предоставляет:

поступающую в организацию корреспонденцию;

копии распорядительных документов;

бланки, формы организации;

методическую помощь в вопросах ведения делопроизводства.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ*

____________

* Данный раздел включается в положение о канцелярии, если должностная инструкция заведующему канцелярией не разрабатывается.

17. Заведующий канцелярией несет ответственность:

за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;

несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

неправильное использование и неполноту использования предоставленных прав;

некачественное исполнение обязанностей подчиненными ему работниками;

низкую исполнительскую и трудовую дисциплину подчиненных ему работников;

причинение материального ущерба организации - в соответствии с действующим законодательством.

18. Ответственность других работников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.

Примечание. Положение о канцелярии подготовлено на основании квалификационной характеристики «Заведующий канцелярией», содержащейся в выпуске 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности» (утвержден постановлением Минтруда РБ от 30.12.1999 № 159), и оформлено в соответствии с требованиями государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

22.05.2013

Надежда Сакович, экономист