Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Канцелярия - самостоятельное структурное подразделение совместного общества с ограниченной ответственностью «Консалт» (далее - Общество).

2. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется приказом директора Общества. Отдел выполняет функции в соответствии с главой 3 Положения о канцелярии, не имеет своего финансового хозяйства и не является юридическим лицом.

3. Отдел непосредственно подчиняется директору.

4. Структура, штатный состав и численность отдела утверждаются и изменяются приказом директора Общества в соответствии с типовыми структурами, нормативами численности, особенностями и условиями деятельности Общества по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с отделом кадров и юридическим отделом Общества.

5. Отдел возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора Общества.

6. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

7. Заведующий канцелярией осуществляет непосредственное руководство ее деятельностью на основе единоначалия.

ГЛАВА 2
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

8. Основные задачи канцелярии:

8.1. организация системы документационного обеспечения управления Общества;

8.2. контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;

8.3. методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства;

8.4. внедрение современных информационных технологий в работе с документами;

8.5. совершенствование системы документационного обеспечения управления Общества.

ГЛАВА 3
ФУНКЦИИ

9. В соответствии с основными задачами канцелярия выполняет следующие функции:

9.1. разработка инструкций и других документов, методических пособий по документационному обеспечению деятельности Общества;

9.2. разработка бланков документов Общества и обеспечение их изготовления, учета и хранения;

9.3. разработка схемы прохождения основных категорий документов;

9.4. разработка перечня нерегистрируемых документов Общества;

9.5. прием и обработка поступающей в Общество корреспонденции;

9.6. регистрация входящих, внутренних и исходящих документов;

9.7. обработка и отправка исходящих документов;

9.8. контроль исполнения документов и поручений;

9.9. контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;

9.10. составление номенклатуры дел Общества;

9.11. выдача выписок из номенклатуры дел Общества в структурные подразделения;

9.12. составление итоговой записи к номенклатуре дел Общества;

9.13. организация работы экспертной комиссии Общества, ведение протоколов заседания экспертной комиссии Общества;

9.14. организация приема-передачи дел при смене директора Общества;

9.15. ведение делопроизводства по обращениям граждан;

9.16. обеспечение копирования документов, перевода документов в электронный вид путем сканирования;

9.17. заверение копий документов в случаях, установленных локальными нормативными правовыми актами Общества;

9.18. учет и анализ документооборота;

9.19. совершенствование делопроизводства Общества;

9.20. внедрение международных и государственных стандартов в сфере делопроизводства;

9.21. оказание консультативно-методической помощи работникам структурных подразделений Общества по вопросам делопроизводства.

ГЛАВА 4
ПРАВА

10. Канцелярия имеет право:

10.1. контролировать выполнение установленных локальными нормативными правовыми актами правил работы с документами в структурных подразделениях Общества, давать в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию канцелярии;

10.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые для работы сведения;

10.3. не принимать для регистрации документы, подготовленные с нарушением установленных требований к их оформлению;

10.4. проверять в структурных подразделениях организации состояние делопроизводства, знакомиться со всеми документами по проверяемым вопросам;

10.5. вносить руководству Общества предложения по совершенствованию делопроизводства.

ГЛАВА 5
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

11. В ходе своей деятельности канцелярия взаимодействует:

11.1. со всеми структурными подразделениями по вопросам документирования и организации работы с документами;

11.2. с юридическим отделом по вопросам разработки локальных нормативных правовых актов в сфере делопроизводства;

11.3. с отделом автоматизации по вопросам внедрения и эксплуатации информационных систем, использования информационных ресурсов;

11.4. с архивом по вопросам составления номенклатуры дел, проведения экспертизы ценности документов, подготовки и передачи дел в архив организации;

11.5. с хозяйственным отделом по вопросам обеспечения необходимыми техническими средствами управления и канцелярскими принадлежностями.

Визы

Примечание. Положение о канцелярии оформлено в соответствии с требованиями государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Справочно Для более детального изучения см. «Порядок разработки положения о службе документационного обеспечения управления».

16.07.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела