Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Для обеспечения документирования и организации работы с документами создается служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), которая осуществляет деятельность в соответствии с положением о ней. Такой порядок регламентирован п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). Так, организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу ДОУ.

Основные положения

В настоящее время отсутствуют нормативные правовые акты или методические документы, содержащие примерное или типовое положение о службе ДОУ. Однако при оформлении указанного положения следует учитывать требования:

• государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Белстандарта от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Справочно Форма положения о структурном подразделении установлена УСОРД (код по ОКУД 0212597002).

В положении о службе ДОУ закрепляется ее наименование, которое зависит от:

• численности работников организации;

• объема документооборота;

• выполняемых функций;

• наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.

Это может быть управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и другие отделы, которые, в свою очередь, могут состоять из нескольких подразделений. Например, в министерствах Республики Беларусь наиболее распространено такое наименование службы ДОУ, как управление (отдел) контроля и делопроизводства.

При определении структуры рекомендуется учитывать нормы управляемости, установленные частью десятой п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1. Так:

• управление - при наличии в его штате не менее семи штатных единиц, включая должность руководителя;

• отдел - при наличии в его штате не менее четырех штатных единиц, включая должность руководителя;

• сектор (бюро, группа) - при наличии в его штате не менее трех штатных единиц, включая должность руководителя.

При необходимости в составе структурных подразделений с учетом вышеназванных норм управляемости могут создаваться:

• в управлении (службе) - отделы, секторы (бюро, группы);

• в отделе - секторы (группы).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 19 декабря 2016 г. управление (служба) - при наличии в его штате не менее семи штатных единиц, включая должность руководителя (абзац 2 части десятой п.10 Общих положений № 1, в редакции постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 28.11.2016 № 69.

Указанные нормы управляемости носят рекомендательный характер, следовательно, при организационной необходимости допускается отступление от них.

Инструкция по делопроизводству допускает при небольшом объеме документооборота не создавать службу ДОУ, а выполнение ее функций возложить на специально назначенного работника (группу работников).

Разработка положения

Положение о службе ДОУ - локальный нормативный правовой акт организации, определяющий статус этой службы, ее место в структуре организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Основные структурные элементы положения о службе ДОУ: «Общие положения», «Основные задачи», «Функции», «Права», «Взаимоотношения. Связи».

В главе «Общие положения» отражаются следующие вопросы:

• место службы ДОУ в структуре организации;

• порядок создания и ликвидации службы ДОУ;

• структура и штатная численность службы ДОУ;

• подчиненность;

• порядок назначения и освобождения руководителя службы ДОУ.

В ней приводятся также основные нормативные правовые акты, в т.ч. локальные, которыми руководствуется служба ДОУ в своей деятельности.

В главе «Основные задачи» формулируются задачи службы ДОУ. Основная задача службы ДОУ - создание системы ДОУ, которая включает в себя организацию документирования деятельности, документооборота, информационно-поисковой системы документов.

В главе «Функции» отражаются основные характеристики деятельности службы ДОУ. Например, служба ДОУ может организовать работу архива или работу с обращениями граждан, однако указанные функции могут выполнять отдельные структурные подразделения.

В главу «Права» включается перечень прав, предоставленных работникам службы ДОУ. Предоставляемые права должны соответствовать нормативным правовым актам Республики Беларусь и локальным нормативным правовым актам организации.

В процессе решения задач, поставленных перед службой ДОУ, выполнения возложенных на нее функций она взаимодействует с другими структурными подразделениями организации. Это находит отражение в главе «Взаимоотношения. Связи».

Главы положения о службе ДОУ нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки, после которых точки не ставятся.

Текст положения о службе ДОУ делится на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Нумерация пунктов в положении о службе ДОУ должна быть сквозной (от начала и до конца положения), подпунктов - сквозной для каждого пункта. В тексте положения перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Пункты текста положения о службе ДОУ допускается не объединять в главы.

Согласование

Положение о службе ДОУ разрабатывается руководителем службы ДОУ, затем проект положения в зависимости от порядка принятия локальных нормативных правовых актов в организации подлежит согласованию с вышестоящим руководителем, с юридической службой организации и др.

Согласование внутри организации оформляется визой. Виза располагается на последней странице листа документа внизу слева.

Справочно Порядок оформления реквизита «Визы» определен п.61 Инструкции по делопроизводству.

Утверждение положения

Положение о службе ДОУ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.) или должностным лицом (п.52 Инструкции по делопроизводству).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ЗАО «Порт» Подпись        А.В.Мартынюк 03.01.2014

Приведем приказ об утверждении положения о службе ДОУ организации (на примере отдела канцелярии).

Пример приказа об утверждении положения о канцелярии

В целях организации и совершенствования системы документационного обеспечения управления общества и в соответствии с частью второй п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение о канцелярии (приложение 1).

2. Утвердить структуру и штатную численность канцелярии (приложение 2).

3. Признать утратившим силу приказ директора общества от 15.07.2006 № 23 «Об утверждении Положения о канцелярии».

Визы

Положение о службе ДОУ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов после его утверждения.

Срок хранения

Срок хранения положения о службе ДОУ определен п.27 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140.

Так, в государственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов и негосударственных организациях, срок хранения положений о структурных подразделениях - постоянно. Для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет при условии замены новыми.

Подлинники положений о службе ДОУ (первые экземпляры формируются в дела и хранятся согласно номенклатуре дел в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Копии данных положений хранятся в тех службах, деятельность которых они регламентируют.

Внесение изменений

В случае необходимости внесения изменений (дополнений) в положение о службе ДОУ руководителем организации издается соответствующий приказ.

Пример приказа о внесении изменений (дополнений) в положение о канцелярии

В целях организации и совершенствования системы документационного обеспечения управления общества и в связи с изменением структуры и штатной численности общества

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в Положение о канцелярии от 12.03.2010 № 6 следующие изменения:

1.1. подпункт 9.15 пункта 9 исключить;

1.2. изложить подпункт 9.21 пункта 9 в следующей редакции:

«9.21. оказание консультативно-методической помощи работникам структурных подразделений Общества по вопросам делопроизводства».

Визы

При необходимости внесения большого количества изменений и дополнений в положение о службе ДОУ (например, реорганизация организации, реорганизация службы ДОУ) положение об этом структурном подразделении перерабатывается.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167.

16.07.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела