Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) в учреждении образования «Минский государственный колледж» (далее - УО «МГК») создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую, машиночитаемую и другую специальную документацию УО «МГК» и подготовки их к передаче на постоянное хранение.

2. Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после утверждения их председателем УО «МГК», а в необходимых случаях и учреждением «Государственный архив Минской области».

3. Экспертная комиссия назначается приказом УО «МГК» в составе 3, 5 или 7 человек из наиболее квалифицированных специалистов под председательством заместителя директора УО «МГК». В состав ЭК в обязательном порядке включаются лица, ответственные за делопроизводство и архив, главный бухгалтер. Секретарем комиссии назначается лицо, ответственное за делопроизводство.

4. В своей работе ЭК руководствуется:

законодательством Республики Беларусь;

Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»;

Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 № 373;

Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143;

методическими документами Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь;

перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52;

перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140);

настоящим Положением.

5. В соответствии с Примерным положением УО «МГК» разрабатывает конкретное положение о своей ЭК, которое согласовывается с учреждением «Государственный архив Минской области» и утверждается директором УО «МГК».

ФУНКЦИИ

6. Экспертная комиссия УО «МГК» осуществляет следующие функции:

6.1. организует и проводит совместно с лицами, ответственными за делопроизводство и архив, ежегодный отбор документов УО «МГК» для дальнейшего хранения и к уничтожению, контролирует организацию документов в делопроизводстве УО «МГК»;

6.2. рассматривает и выносит решение о согласовании и представлении на утверждение в установленном порядке:

номенклатуры дел УО «МГК»;

сводных описей дел (годовых разделов) постоянного и описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу;

актов о выделении к уничтожению документов и дел УО «МГК», не подлежащих хранению;

графиков по подготовке и передаче документов в архив УО «МГК» и на государственное хранение;

6.3. принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел УО «МГК», организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке документов для последующего хранения;

6.4. рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и выносит решения на утверждение экспертно-методической комиссии учреждения «Государственный архив Минской области»;

6.5. обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников УО «МГК» по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на дальнейшее хранение.

ПРАВА

7. Экспертная комиссия УО «МГК» имеет право:

7.1. в соответствии с установленными требованиями давать указания работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение;

7.2. запрашивать от работников:

письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. документов по личному составу;

документы, сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;

7.3. заслушивать на своих заседаниях информацию от лиц, ответственных за делопроизводство и архив УО «МГК», о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и сохранности дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

7.4. приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников учреждения «Государственный архив Минской области»;

7.5. информировать УО «МГК» по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

8. Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с экспертно-методической комиссией учреждения «Государственный архив Минской области» и получает от нее необходимые организационно-методические указания.

9. Экспертная комиссия работает по плану, утвержденному заместителем директора УО «МГК», и отчитывается перед ним о своей работе.

10. Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере надобности, не реже двух раз в год.

11. Решение ЭК принимает большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

12. Обязательному утверждению экспертно-методической комиссией учреждения «Государственный архив Минской области» подлежат предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями.

13. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагается на секретаря ЭК.

03.12.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу