Материал помещен в архив

О работе с персональными данными работников

1. Общие положения

1.1. Положение о работе с персональными данными работников разработано в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь (далее - ТК), Законом Республики Беларусь от 10.11.2008 № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» и иными нормативными правовыми актами, регламентирующими работу с персональными данными в Республике Беларусь.

1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (сбора, обработки, использования, хранения и т. д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности сведений о работнике, представленных работником нанимателю.

2. Получение и обработка персональных данных работников

2.1. Персональные данные работника наниматель получает непосредственно от работника. Наниматель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только в случаях, предусмотренных законодательством.

2.2. Наниматель не вправе требовать от работника представления информации о политических и религиозных убеждениях и о его частной жизни.

2.3. Работник должен представлять нанимателю достоверные сведения о себе. Наниматель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у работника документами.

2.4. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет нанимателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 календарных дней.

2.5. По мере необходимости наниматель вправе потребовать у работника представить дополнительные сведения. Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы, подтверждающие достоверность этих сведений.

3. Хранение персональных данных работников

3.1. В личном деле также хранится вся информация, которая относится к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за комплектование личных дел - бухгалтер организации.

3.2. Личные дела и личные карточки работников хранятся в бумажном виде в папках, прошитых и пронумерованных по страницам. Личные дела и личные карточки работников находятся в отделе бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии.

3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются заместителем директора и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к персональным данным работников.

3.4. Изменяет пароли заместитель директора организации не реже одного раза в 2 месяца.

3.5. Доступ к персональным данным работника имеют директор, его заместитель, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель работника. Работники бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Доступ работников других отделов к персональным данным осуществляется на основании письменного разрешения директора или его заместителя.

3.6. Копировать и делать выписки из персональных данных работника можно исключительно в служебных целях с письменного разрешения директора, его заместителя и главного бухгалтера.

4. Использование персональных данных работников

4.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением работником трудовых функций.

4.2. Наниматель использует персональные данные, в частности для решения вопросов продвижения работника по службе, очередности предоставления трудового отпуска, оплаты труда. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.

5. Передача персональных данных работников

5.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть представлена государственным органам и иным организациям и лицам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

5.2. Наниматель не вправе представлять персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это предусмотрено законодательством.

5.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено законодательством или настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным работника, наниматель обязан отказать лицу в выдаче такой информации. Лицу, обратившемуся с запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации.

5.4. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников (профсоюзу) в порядке, установленном ТК, в том объеме, в каком это необходимо для выполнения указанными представителями их функций, а также лицу, с которым заключен договор на оказание услуг или работ по кадровому делопроизводству, в объеме, определенном данным договором, при обязательном наличии согласия работника на обработку его персональных данных.

6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников

6.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законодательством.

6.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их обработке, использовании и хранении.

6.3. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия он вправе требовать от нанимателя разъяснений.

03.11.2016

Владимир Самосейко, юрист