г. Минск

О службе документационного
обеспечения управления

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Служба документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением ___________________________.

(наименование организации)

2. Служба ДОУ создается, реорганизуется и ликвидируется приказом директора ______________________________________.

(наименование организации)

3. Служба ДОУ подчиняется непосредственно директору.

4. Структура, штатный состав и численность службы ДОУ утверждаются и изменяются приказом директора по представлению начальника службы ДОУ и по согласованию с отделом кадров и юридическим отделом.

5. Службу ДОУ возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора _______________________.

(наименование организации)

6. На должность начальника службы ДОУ назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

7. Начальник службы ДОУ осуществляет непосредственное руководство ее деятельностью на основе единоначалия.

ГЛАВА 2
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

8. Основными задачами службы ДОУ являются:

8.1. организация системы документационного обеспечения управления ______________________________________;

(наименование организации)

8.2. контроль за соблюдением установленных правил работы с документами;

8.3. методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства;

8.4. обеспечение учета, обработки, сохранности и использования образующихся в деятельности _________________________ документов и дел;

(наименование организации)

8.5. внедрение современных информационных технологий в работе с документами;

8.6. совершенствование системы документационного обеспечения управления ______________________________________.

(наименование организации)

ГЛАВА 3
ФУНКЦИИ

9. В соответствии с основными задачами на службу ДОУ возлагаются следующие функции:

9.1. разработка инструкции и других документов, методических пособий по документационному обеспечению деятельности ___________________________________;

(наименование организации)

9.2. разработка бланков документов и обеспечение их изготовления, учета и хранения;

9.3. разработка схемы прохождения основных категорий документов;

9.4. разработка перечня нерегистрируемых документов;

9.5. прием и обработка поступающей корреспонденции;

9.6. регистрация входящих, внутренних и исходящих документов;

9.7. обработка и отправка исходящих документов;

9.8. контроль исполнения документов и поручений;

9.9. составление номенклатуры дел __________________________________________;

(наименование организации)

9.10. выдача выписок из номенклатуры дел в структурные подразделения;

9.11. составление итоговой записи к номенклатуре дел;

9.12. организация работы экспертной комиссии, ведение протоколов заседания экспертной комиссии;

9.13. организация приема-передачи дел при смене директора ______________________________________;

(наименование организации)

9.14. ведение делопроизводства по обращениям граждан;

9.15. обеспечение копирования документов, перевода документов в электронный вид путем сканирования;

9.16. заверение копий документов в случаях, установленных локальными нормативными правовыми актами;

9.17. совершенствование делопроизводства и архивного дела;

9.18. учет и анализ документооборота;

9.19. оказание консультативно-методической помощи работникам структурных подразделений по вопросам делопроизводства и архивного дела.

ГЛАВА 4
ПРАВА

10. Служба ДОУ имеет право:

10.1. контролировать выполнение установленных локальными нормативными правовыми актами правил работы с документами в структурных подразделениях, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ;

10.2. запрашивать от структурных подразделений необходимые для работы сведения;

10.3. не принимать для регистрации документы, подготовленные с нарушением установленных требований к их оформлению;

10.4. участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых в организации, по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ;

10.5. проверять в структурных подразделениях организации состояние делопроизводства, знакомиться со всеми документами по проверяемым вопросам;

10.6. вносить руководству ___________________________________ предложения по

(наименование организации)

совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

ГЛАВА 5
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

11. В ходе своей деятельности служба ДОУ взаимодействует:

11.1. со всеми структурными подразделениями по вопросам документирования и организации работы с документами;

11.2. с юридическим отделом - по вопросам разработки локальных нормативных правовых актов в сфере делопроизводства;

11.3. с отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки кадров, повышения квалификации работников по вопросам документационного обеспечения;

11.4. с отделом автоматизации - по вопросам внедрения и эксплуатации информационных систем, использования информационных ресурсов;

11.5. с хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения необходимыми техническими средствами управления.

Визы

Примечание 1. В названии указывается конкретное наименование службы ДОУ (общий отдел, канцелярия, секретариат и др.).

Примечание 2. Положение о службе ДОУ оформлено в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83).

27.07.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела