Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Положение о службе ДОУ: порядок разработки
27.12.2022
Создание делопроизводственной службы сопровождает в том числе разработка положения об этой службе. Как его грамотно составить, автор разъяснил в разделах:
Организация и совершенствование системы документационного обеспечения управления в организации, контроль за соблюдением установленных правил работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) (ч.1 п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь. |
Структура службы ДОУ
В настоящее время отсутствуют НПА или методические документы, которые содержат примерное или типовое положение о службе ДОУ. Но при оформлении положения следует учитывать требования:
• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;
• Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41.
 |
Справочно Форма положения о структурном подразделении установлена УСОРД (код по ОКУД 0212597002). |
В положении о службе ДОУ закрепляется ее наименование, которое зависит от:
• численности работников организации;
• объема документооборота;
• выполняемых функций;
• наличия технических, программных и программно-аппаратных средств и т. п.
Это может быть управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и другие отделы, которые, в свою очередь, могут состоять из нескольких подразделений. Например, в министерствах наиболее распространено такое наименование службы ДОУ, как управление (отдел) контроля и делопроизводства.
В настоящее время нормы управляемости определяет наниматель в ЛПА, если иное не установлено актами законодательства (ч.9 п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 02.01.2012 № 1).
|
|
Справочно Ранее рекомендовалось учитывать следующие нормы управляемости: • управление - при наличии в его штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя; • отдел - при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя; • сектор (бюро, группа) - при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя. |
При необходимости в составе структурных подразделений могут создаваться:
• в управлении (службе) - отделы, секторы (бюро, группы);
• в отделе - секторы (группы).
Инструкция по делопроизводству допускает при небольшом объеме документооборота не создавать службу ДОУ, а возложить ее функции на специально назначенного работника (группу работников).
Разработка положения о службе ДОУ
Положение о службе ДОУ - локальный правовой акт организации, определяющий статус этой службы, ее место в структуре организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями.
Основные структурные элементы положения о службе ДОУ:
• «Общие положения»;
• «Основные задачи»;
• «Функции»;
• «Права»;
• «Взаимоотношения. Связи».
| Глава | Содержание |
| Общие положения | В этой главе указывают: - место службы ДОУ в структуре организации; - порядок создания и ликвидации службы ДОУ; - структура и штатная численность службы ДОУ; - подчиненность; - порядок назначения и освобождения руководителя службы ДОУ. Приводятся также основные НПА, в том числе локальные, которыми руководствуется служба ДОУ в своей деятельности |
| Основные задачи | В этой главе формулируют задачи службы ДОУ. Основная задача - создание системы ДОУ, которая включает организацию документирования деятельности, документооборота, информационно-поисковой системы документов |
| Функции | В этой главе отражают основные характеристики деятельности службы ДОУ. Например, служба ДОУ может организовать работу архива или работу с обращениями граждан, однако указанные функции могут выполнять отдельные структурные подразделения |
| Права | Эта глава включает перечень прав, предоставленных работникам службы ДОУ. Права должны соответствовать НПА и ЛПА |
| Взаимоотношения. Связи | В этой главе отражают взаимодействие службы ДОУ с другими структурными подразделениями организации в процессе решения задач, поставленных перед службой ДОУ, выполнения возложенных на нее функций |
Главы положения о службе ДОУ нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки, после которых точки не ставятся (ч.2 п.73 Инструкции по делопроизводству).
Текст положения о службе ДОУ делится на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы.
Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Нумерация пунктов в положении о службе ДОУ должна быть сквозной (от начала и до конца положения), подпунктов - сквозной для каждого пункта. В тексте положения перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
Пункты текста положения о службе ДОУ допускается не объединять в главы.
Согласование положения о службе ДОУ
Положение о службе ДОУ разрабатывает руководитель службы ДОУ, затем проект положения в зависимости от порядка принятия ЛПА в организации подлежит согласованию с вышестоящим руководителем, юридической службой организации и др.
Согласование внутри организации оформляют визой. Виза располагается на последней странице листа документа внизу слева.
Порядок оформления реквизита «Визы» определен п.61 Инструкции по делопроизводству.
Утверждение положения о службе ДОУ
Положение о службе ДОУ может утверждаться двумя способами:
1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);
2) подписью должностного лица (ч.3 п.52 Инструкции по делопроизводству).
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.
 |
Пример
|
Положение о службе ДОУ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов (журнале регистрации ЛПА) после его утверждения.
Внесение изменений в положение о службе ДОУ
Если в положение о службе ДОУ надо внести изменения (дополнения), руководитель организации издает соответствующий приказ.
Если надо внести большое количество изменений и дополнений в положение о службе ДОУ (например, реорганизация организации, реорганизация службы ДОУ), положение перерабатывается.
Срок хранения положения и его копий
Срок хранения положения о службе ДОУ (п.28 Перечня № 140):
| в госорганах, иных госорганизациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования госархивов |
постоянно |
| в организациях, подчиненных госорганам, иным госорганизациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей госсобственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования госархивов |
10 лет при условии замены новыми |
| в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, у ИП |
30 лет |
Подлинники положений о службе ДОУ (первые экземпляры формируются в дела и хранятся согласно номенклатуре дел в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.)) или юридической службе.
Копии положений хранятся в тех службах, деятельность которых они регламентируют.
Так, дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют:
• временный (до 10 лет) срок хранения, хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;
• постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров)) документов в описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 01.07.2020 № 23).
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2024 г. действуют Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36. |
 |
Дополнительно по теме • Дела с копиями документов: отражаем правильно в номенклатуре дел. |