Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

О служебных командировках работников
в пределах Республики Беларусь

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о служебных командировках (далее - Положение) разработано на основании Трудового кодекса РБ, Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35), иных актов законодательства и устанавливает основные правила и порядок направления работников общества с ограниченной ответственностью «Версаль» (далее - ООО «Версаль») в служебные командировки в пределах Республики Беларусь.

1.2. Служебной командировкой признается поездка работника ООО «Версаль» по распоряжению директора ООО «Версаль» или иного уполномоченного приказом директора ООО «Версаль» должностного лица на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается ООО «Версаль» или его обособленное подразделение, в котором работает работник;

- поездки лиц, которые не состоят в трудовых отношениях с ООО «Версаль», в т.ч. исполнителей по гражданско-правовым договорам, членов совета директоров ООО «Версаль», учащихся, проходящих практику в ООО «Версаль»;

- выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

- поступление и обучение в учреждениях образования в заочной форме получения образования.

1.3. Порядок направления в служебные командировки директора ООО «Версаль», а также должностных лиц, временно его замещающих, определяется Уставом ООО «Версаль» и (или) Общим собранием участников ООО «Версаль».

1.4. Направление в служебную командировку работника, работающего по внешнему совместительству, допускается в свободное от основной работы время. При этом необходимо письменное согласие с основного места работы.

1.5. Запрещается направление в служебную командировку следующих категорий работников:

- беременных женщин;

- женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.

Следующие категории работников могут быть направлены в служебную командировку только при наличии их письменного согласия:

- женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет);

- инвалиды.

1.6. Основными задачами служебных командировок являются:

- решение конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности ООО «Версаль»;

- оказание организационно-методической и практической помощи в организации образовательного процесса;

- проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприятий, непосредственное участие в них;

- изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и методов работы.

1.7. В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются:

- на плановые, которые осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном порядке планами и соответствующими сметами;

- внеплановые - для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.

1.8. Командирование руководителей подразделений допускается только в случаях, если это не вызовет нарушений в нормальном режиме ведения производственного процесса.

В случае командирования руководящего состава должностное лицо, принявшее решение о направлении руководящего работника в командировку, обязано назначить лицо, временно исполняющее его обязанности, с возложением на временно исполняющего обязанности на период командировки всех должностных обязанностей и прав командированного работника, включая права, предоставленные командированному работнику на основании доверенности.

1.9. При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства, в каждом конкретном случае решается директором ООО «Версаль» либо руководителем подразделения с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе о командировании работника.

1.10. Не допускаются направление в командировку и выдача аванса работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

2. СРОК КОМАНДИРОВКИ

2.1. Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о днях прибытия и выбытия из места пребывания. Если работник командирован последовательно в несколько населенных пунктов, отметки о днях прибытия и выбытия делаются в каждом пункте.

2.2. При необходимости решение о продлении первоначально установленного срока командировки принимает директор ООО «Версаль» по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом директора ООО «Версаль».

2.3. Срок непрерывного временного командирования (направления) на территорию радиоактивного загрязнения не может превышать 1 года.

2.4. Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

2.5. Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а позднее 24 ч - последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с директором или руководителем структурного подразделения.

В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается по договоренности с директором ООО «Версаль» или руководителем структурного подразделения.

3. ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ И ВОЗВРАЩЕНИЯ ИЗ НЕЕ

3.1. Направление в служебную командировку.

3.1.1. Направление работников ООО «Версаль» в служебные командировки в пределах Республики Беларусь осуществляется на основании приказа (распоряжения) директора ООО «Версаль» или иного должностного лица, уполномоченного приказом директора ООО «Версаль».

3.1.2. При направлении в служебные командировки в пределах Республики Беларусь обязательны:

- письмо-обоснование либо докладная записка о необходимости выезда в командировку с указанием сведений о сроках и целях командирования;

- задание на служебную командировку, содержащее сведения о цели командировки, времени нахождения в командировке, план работ либо план основных встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки;

- расчет финансовых средств на командировку (смета расходов).

3.1.3. Руководитель подразделения командируемого работника оформляет служебное задание для командировки в пределах Республики Беларусь по форме согласно приложению к Положению с описанием основных направлений работы работника в служебной командировке.

3.1.4. За 1 день до отъезда работнику выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 35. Если работник возвращается из командировки в день отъезда, командировочное удостоверение выписывается в общем порядке.

3.1.5. Командируемый работник совместно с руководителем своего подразделения составляет расчет финансовых средств на командировку. При необходимости решение о произведении затрат сверх норм, предусмотренных законодательством о командировках, принимает директор ООО «Версаль» (или лицо, его замещающее) на основании служебной записки непосредственного руководителя командируемого работника. Смету расходов командируемого работника утверждают директор ООО «Версаль» и главный бухгалтер (или лица, их замещающие).

3.1.6. За 1 день до отъезда в командировку работнику выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся по утвержденной руководителем организации смете командировочных расходов.

3.1.7. В случае если необходимость в осуществлении дополнительных затрат возникла у работника в течение командировки, он обязан согласовать эти расходы со своим непосредственным руководителем. Факт согласования (разрешения) дополнительных расходов подтверждается направлением командированному факсимильного сообщения, зарегистрированного в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Ответственность за дополнительные расходы командированного работника сверх утвержденной сметы несет его непосредственный руководитель, санкционировавший их осуществление.

3.1.8. Непосредственный руководитель обязан провести подробный инструктаж командируемого работника.

3.1.9. При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место постоянной работы и место командировки, наниматель может предложить командированному работнику вид транспорта, которым тот вправе воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта, заказывает и приобретает из сумм полученного аванса билеты на проезд.

3.1.10. Регистрация лиц, отбывающих в служебные командировки, производится работником кадровой службы, назначаемым приказом директора ООО «Версаль» ответственным за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки, по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 35.

3.1.11. В день отъезда работник не обязан являться на основное рабочее место.

3.2. Возвращение из служебной командировки.

3.2.1. Работник обязан выйти на свое рабочее место на следующий рабочий день после дня прибытия из служебной командировки.

3.2.2. Отметку в командировочном удостоверении о возвращении работника делает работник кадровой службы, назначаемый приказом директора ООО «Версаль» ответственным за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки.

3.2.3. По возвращении из командировки работник в произвольной форме составляет отчет о результатах служебной командировки и в течение 2 дней сдает его руководителю своего подразделения.

Отчеты о результатах служебных командировок утверждаются директором ООО «Версаль».

Отчеты о результатах командировок в пределах Республики Беларусь, в т.ч. об их эффективности, представляются руководителями структурных подразделений в письменном виде директору общества в 7-дневный срок со дня прибытия.

Отчет о служебной командировке должен в максимальной степени отражать выполнение задания, ход переговоров, достигнутые договоренности, а также другую информацию, содержать выводы и конкретные предложения по результатам этой командировки. В случае невыполнения отдельных пунктов задания указываются причины.

3.2.4. Работник обязан в течение 3 рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию ООО «Версаль» авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

- отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

3.2.5. По всем дополнительным расходам должны быть представлены подтверждающие документы.

3.2.6. Руководитель утверждает командировочные расходы работника, произведенные в пределах норм, предусмотренных законодательством о командировках, и на основании сметы командировочных расходов. Командировочные расходы работника, произведенные им сверх согласованной сметы и без согласования (разрешения) непосредственного руководителя, утверждению и возмещению не подлежат.

3.2.7. Директор ООО «Версаль» вправе сделать распоряжение об удержании из заработной платы работников для погашения их задолженности по своевременно не возвращенным авансам, выданным на служебные командировки, не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для их возвращения, если работники не оспаривают основания и размер такого удержания.

3.2.8. В случае перерасхода денежных средств организация компенсирует работнику на основании его заявления суммы перерасхода, утвержденные руководителем организации.

4. РЕЖИМ РАБОТЫ И ВРЕМЕНИ ОТДЫХА КОМАНДИРОВАННОГО РАБОТНИКА

4.1. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки.

4.2. Табель учета использования рабочего времени на командированного работника ведется по графику основного места работы. Он корректируется по возвращении работника на основании данных командировочного удостоверения.

4.3. Время служебной командировки учитывается отдельно в составе отработанного времени.

5. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

5.1. За работниками, направленными в служебную командировку, в т.ч. работающими по совместительству, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.

Средний заработок работников, находящихся в служебной командировке, сохраняется за все рабочие дни недели по графику работы у нанимателя.

Если работник в день выплаты заработной платы выполняет поручение нанимателя в служебной командировке, то по просьбе работника наниматель за свой счет высылает ему или перечисляет на корпоративную банковскую карточку причитающуюся заработную плату.

5.2. В случае временной нетрудоспособности командированного работника за период временной нетрудоспособности ему на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности, и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

5.3. Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

5.4. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из служебной командировки работнику предоставляется другой день отдыха.

6. ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

6.1. При служебных командировках работнику выдается аванс и возмещаются следующие расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно;

- по найму жилого помещения;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

- иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

6.2. Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются директором ООО «Версаль» или уполномоченным им лицом. Размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РБ для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.

6.3. Командированному работнику возмещаются расходы:

6.3.1. по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения директора ООО «Версаль» оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

6.3.2. по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания 2 и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения директора ООО «Версаль» с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов РБ, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

6.3.3. за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов РБ. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, конференциях и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразового - 30 % установленной нормы;

6.3.4. по междугородным телефонным переговорам - возмещаются командированному работнику в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

6.4. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в установленном порядке.

6.5. В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 июня 2013 г. Инструкция № 35 изложена в новой редакции на основании постановления Минфина РБ от 04.02.2013 № 4.

19.03.2012 г.

Владимир Жагуло, юрист