Материал помещен в архив

1. Общие положения

1.1. Архив организации создается как самостоятельное подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (ДОУ) для постоянного хранения документов в организации.

1.2. Архив возглавляется (наименование должности) и подчиняется начальнику службы ДОУ.

1.3. В своей работе архив руководствуется законодательными актами Республики Беларусь в области делопроизводства и архивного дела, инструкциями, приказами, методическими рекомендациями Государственной архивной службы и Госстандарта РБ, уставом организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, инструкцией по делопроизводству, данным положением.

1.4. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник службы ДОУ.

2. Основные задачи

Основными задачами архива организации являются:

2.1. Комплектование документами, образовавшимися в процессе деятельности структурных подразделений организации, законченных делопроизводством.

2.2. Учет, обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, организация работы по использованию документов, хранящихся в архиве.

2.3. Контроль за формированием дел в делопроизводстве организации.

3. Функции

Архив осуществляет следующие функции:

3.1. Составляет и ежегодно уточняет список структурных подразделений и других организаций, документы которых передаются на хранение в архив.

3.2. Принимает не позднее чем через 2 года после завершения в делопроизводстве на хранение документы структурных подразделений, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

3.3. Проводит экспертизу ценности документов, находящихся в структурных подразделениях; участвует в работе экспертной комиссии.

3.4. Составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии организации и утверждение руководителю организации.

3.5. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов в соответствии с действующими правилами.

3.6. Осуществляет фондирование дел.

3.7. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.

3.8. Проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве установленным нормативными документами требованиям.

3.9. Оказывает методическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел организации.

3.10. Организует использование документов архива:

3.10.1. Выдает в установленном порядке дела, документы для служебного использования.

3.10.2. Исполняет запросы организаций и обращения граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, выписки из документов и архивные справки.

3.10.3. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.11. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения организации.

4. Права

Архив для выполнения возложенных задач и функций имеет право:

4.1. Запрашивать и получать из структурных подразделений организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.2. Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях для рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы ДОУ и архива.

4.3. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.4. Вносить предложения руководству организации о применении мер административной ответственности в случае нарушения подразделениями и лицами установленных правил работы с документами.

4.5. Вносить руководству организации предложения по совершенствованию работы организации и структурных подразделений по вопросам делопроизводства и архивного дела.

5. Взаимоотношения

Архив взаимодействует с:

5.1. Руководителем общего отдела по вопросам организации деятельности архива.

5.2. Руководителями структурных подразделений организации по вопросам сохранности документов, подготовки документов к передаче на хранение в архив.

5.3. Юридической службой по правовым вопросам, вопросам согласования проектов документов.

5.4. Бухгалтерией по работе с обращениями граждан о выдаче справок о заработной плате работников.

5.5. Административно-хозяйственной службой по вопросам материально-технического обеспечения и хозяйственного обслуживания.

5.6. Службой автоматизации по вопросам программного обеспечения, создания автоматизированного научно-справочного аппарата к документам архива.

17.12.2008 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь