ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве*

________________________

* Разработано на основании Примерного положения об архиве учреждения, организации, предприятия, утвержденного Председателем Госкомархива РБ 30.06.1997, в качестве приложения к Основным правилам работы архивов центральных и местных органов власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденным решением коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5.

1. Общие положения

1.1. Архив ____________________________________________ (далее - Архив) является

                                      (наименование организации)

самостоятельным структурным подразделением.

1.2. Архив возглавляет заведующий архивом, назначаемый на должность и освобождаемый от должности директором ________________________________________.

                                                                            (наименование организации)

1.3. Архив в своей деятельности руководствуется законодательством Республики Беларусь, методическими документами по архивному делу и делопроизводству, разрабатываемыми республиканским органом управления по архивам и делопроизводству, решениями центральной экспертной комиссии ______________________________________,                                                                                     (наименование вышестоящей организации)
уставом _________________________________________, приказами и указаниями директора 

                               (наименование организации)    

________________________________________________________ и настоящим положением.

                             (наименование организации)

1.4. Архив работает по планам, утверждаемым руководством __________________________________________, и отчитывается перед ним о своей работе.

                (наименование организации)

1.5. Контроль за деятельностью Архива осуществляет заместитель директора ___________________________. Организационно-методическое руководство деятельностью

  (наименование организации)

Архива осуществляет ____________________________________________________________.

                                   (наименование государственного архива)

1.6. В архив поступают:

1.6.1. законченные делопроизводством документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений ____________________________________;

(наименование организации)

1.6.2. документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, организаций-предшественников;

1.6.3. служебные и ведомственные издания;

1.6.4. научно-справочный аппарат к документам Архива.

2. Основные задачи

2.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен настоящим Положением.

2.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в Архиве.

2.3. Контроль за формированием дел в делопроизводстве ______________________________________.

 (наименование организации)

2.4. Подготовка и передача в установленные сроки документов постоянного хранения на государственное хранение с учетом требований, устанавливаемых республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.

3. Функции

3.1. Составление и ежегодное уточнение списка структурных подразделений, документы которых передаются в Архив.

3.2. Прием на хранение по описям дел через один год, но не позднее 2 лет после завершения в делопроизводстве документов структурных подразделений ____________________________________________ постоянного, временного (свыше 10 лет)

         (наименование организации)

хранения, по личному составу.

3.3. Составление и представление не позднее 2 лет после завершения в делопроизводстве годовых разделов описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии ___________________________ и экспертно-методической комиссии ____________________

  (наименование организации)                                                                          (наименование

________________________________.

           государственного архива)

3.4. Проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве документов, оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях, составление по итогам экспертизы ценности документов актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

3.5. Участие в работе экспертной комиссии _____________________________________.

(наименование организации)               

3.6. Осуществление учета и обеспечение сохранности документов в Архиве согласно установленным требованиям.

3.7. Создание, пополнение и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся в Архиве делам и документам, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом __________________________________________________________.

(наименование государственного архива)                          

3.8. Проверка формирования дел в делопроизводстве в соответствии с номенклатурой дел, их оформления с учетом установленных требований.

3.9. Оказание методической помощи канцелярии в составлении номенклатур дел, структурным подразделениям - в подготовке описей дел.

3.10. Организация использования документов Архива:

- информирование руководства и работников ___________________________________

(наименование организации)           

о составе и содержании документов Архива;

- выдача в установленном порядке дел и документов для использования в служебных и научных целях;

- исполнение запросов организаций и обращений граждан по вопросам установления трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, выдача в установленном порядке копий документов, выписок из документов и архивных справок;

- ведение учета использования документов, хранящихся в Архиве.

3.11. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников _____________________________________ по вопросам архивного дела и делопроизводства.

            (наименование организации)

3.12. Представление в _______________________________________________ сведений

                             (наименование государственного архива)

о составе и объеме документов Архива по установленной форме.

3.13. Подготовка и передача в установленном порядке на государственное хранение в _________________________________________________ документов постоянного хранения,

             (наименование государственного архива)

образовавшихся в деятельности ___________________________________________________.

                                                  (наименование организации)

3.14. Другие функции в соответствии с законодательством.

4. Права

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях _______________________________.

       (наименование организации)

4.2. Запрашивать от структурных подразделений _________________________________

(наименование организации)          

необходимые для работы архива сведения с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

4.3. Вносить руководству предложения по совершенствованию архивного дела и делопроизводства _________________________________________.

(наименование организации)      

5. Взаимоотношения. Связи

5.1. Архив выполняет возложенные на него функции при содействии и во взаимодействии:

- со структурными подразделениями ______________________________ - по вопросам

                                               (наименование организации)

формирования дел в делопроизводстве, их оформления и подготовки к передаче в Архив, составления описей дел;

- с канцелярией - по вопросам составления номенклатур дел, проведения мероприятий по повышению квалификации работников ___________________________________________

(наименование организации)                   

в области архивного дела и делопроизводства;

- с отделом кадров - по вопросам подбора и расстановки штатного состава, проведения аттестаций, повышения квалификации работников, представления сведений о трудовой деятельности работников;

- с бухгалтерией - по вопросам оплаты труда и материальной ответственности работников Архива;

- с административно-хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения работников Архива канцелярскими принадлежностями, средствами вычислительной техники, бытового обслуживания;

- с экспертной комиссией ________________________________________ - по вопросам

                           (наименование организации)

проведения экспертизы ценности документов, отбора документов и дел для архивного хранения и уничтожения, разработки и согласования локальных правовых актов по организации работы Архива;

- с _________________________________________________ - по вопросам проведения

                  (наименование государственного архива)

экспертизы ценности документов, отбора и передачи документов и дел на государственное хранение, согласования локальных правовых актов по организации работы Архива.