Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Учреждение образования «Минский государственный колледж» (далее - УО «МГК») обеспечивает прием, учет, хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. С этой целью в УО «МГК» создан архив.

2. Архив УО «МГК» осуществляет хранение документов постоянного хранения до передачи их на постоянное хранение и документов по личному составу.

3. В своей работе архив УО «МГК» руководствуется:

законодательством Республики Беларусь;

Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»;

законодательными актами по архивному делу;

решениями, распоряжениями вышестоящих организаций;

правилами, методическими документами Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь;

настоящим положением.

4. Настоящее Положение разработано на основе Примерного положения и утверждено директором УО «МГК» по согласованию с учреждением «Государственный архив Минской области».

5. Архив УО «МГК» работает по планам, утвержденным директором УО «МГК», и отчитывается перед ним в своей работе.

6. Контроль за деятельностью архива осуществляет директор УО «МГК».

7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива УО «МГК» осуществляет учреждение «Государственный архив Минской области».

СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

8. В архив поступают:

8.1. законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности УО «МГК», документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые для практической деятельности, документы по личному составу;

8.2. научно-справочный аппарат к документам архива.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

9. Основными задачами архива являются:

9.1. комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом «Состав документов архива» настоящего Положения;

9.2. учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование хранящихся в архиве документов;

9.3. осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве УО «МГК»;

9.4. подготовка и своевременная передача документов, входящих в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, на постоянное хранение с соблюдением требований, установленных Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

ФУНКЦИИ

10. Архив осуществляет следующие функции:

10.1. составляет и ежегодно уточняет состав документов, которые передаются в архив;

10.2. принимает (не позднее чем через 2 года после завершения в делопроизводстве) на хранение документы, отложившиеся в делопроизводстве специалистов УО «МГК»;

10.3. проводит экспертизу ценности хранящихся в архиве документов и участвует в работе экспертной комиссии;

10.4. составляет и представляет (не позднее чем через 1 год после завершения в делопроизводстве) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии УО «МГК» и экспертно-проверочной комиссии отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Минского областного исполнительного комитета;

10.5. осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность документов в соответствии с действующими правилами;

10.6. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом учреждения «Государственный архив Минской области»;

10.7. проверяет соответствие формирования и оформления дел в делопроизводстве установленным требованиям. Оказывает методическую помощь лицу, ответственному за делопроизводство, в составлении номенклатуры дел;

10.8. организует использование документов:

информирует руководство и работников УО «МГК» о составе и содержании документов архива;

исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов, выписки из документов и архивные справки;

ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

10.9. представляет в учреждение «Государственный архив Минской области» сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

10.10. подготавливает и в установленном порядке передает на государственное хранение в учреждение «Государственный архив Минской области» документы Национального архивного фонда Республики Беларусь.

ПРАВА

11. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

11.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами ответственными за делопроизводство лицами УО «МГК»;

11.2. запрашивать от ответственных за делопроизводство лиц сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

11.3. вносить начальнику управления предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

12. Архив осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями УО «МГК» по вопросам, входящим в его компетенцию.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЛИЦА, ОТВЕЧАЮЩЕГО ЗА ВЕДЕНИЕ АРХИВА

13. Лицо, ответственное за ведение архива, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

14. Права и обязанности лица, ответственного за архив, определяются соответствующей должностной инструкцией.

03.12.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу