Материал помещен в архив

1. Общие положения

Настоящее положение об отделе по коммерческой работе (для строительно-производственной организации) (далее - Положение) определяет организационные, экономические и правовые аспекты функционирования отдела по коммерческой работе (далее - отдел).

1.1. Отдел является самостоятельным* структурным подразделением строительно-производственной организации (далее - организации).

______________________

* Самостоятельным можно считать такое структурное подразделение, которое находится в непосредственном подчинении руководителя организации (директора) либо его заместителей.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством Республики Беларусь, настоящим Положением, локальными нормативными правовыми актами организации.

1.3. Состав, структура и штатная численность отдела утверждается руководителем организации (директором) по согласованию с начальником отдела.

1.4. Руководство работой отдела осуществляет начальник отдела - заместитель директора по коммерческим вопросам, назначаемый на должность приказом руководителя организации (директора) и находящийся в прямом его подчинении.

1.5. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее экономическое или инженерно-экономическое образование и стаж работы на руководящих должностях не менее 5 лет.

1.6. Начальник отдела:

осуществляет руководство хозяйственно-финансовой деятельностью организации в области планирования и управления ее экономической политикой, материально-техническим снабжением, заготовкой, хранением, сбытом товаров, транспортным и административно-хозяйственным обслуживанием с целью достижения наибольшей экономической и маркетинговой эффективности;

разрабатывает краткосрочные и долгосрочные прогнозы развития рынка, его емкости, прогнозирует объемы продаж товаров в зависимости от состояния рынка;

разрабатывает рекомендации по выбору целевого рынка (рынков) в соответствии с ресурсами организации, основными направлениями ценовой политики;

принимает необходимые меры по своевременному заключению договоров с поставщиками и потребителями, контролирует соблюдение выполнения заключенных договоров;

организует работу в области сбора и анализа действующих стандартов, международных норм и правил;

разрабатывает и совершенствует информационное обеспечение маркетинговых исследований, проводимых сотрудниками отдела и иными заинтересованными лицами;

разрабатывает эффективную систему взаимодействия между структурными подразделениями предприятия с учетом меняющейся ситуации на рынке, изменений требований потребителей к качеству товаров;

осуществляет контроль за выполнением показателей реализации товаров (достижением установленных показателей прибыли и других финансовых показателей), за рациональным расходованием оборотных средств и целевым использованием привлеченных средств (банковские кредиты, займы и др.), за прекращением продаж товаров, не имеющих сбыта;

организует работу складского хозяйства, создает условия для надлежащего хранения, сохранности материальных ресурсов и приобретенных товаров;

обеспечивает рациональное использование всех видов транспорта, совершенствование погрузочно-разгрузочных работ;

организует работу по рекламе реализуемых товаров (работ, услуг), участвует в разработке торговых скидок, условий расчетов и т.п.;

осуществляет общее руководство деятельностью отдела, организует его работу;

осуществляет подбор и расстановку кадров в отделе в соответствии с объемом операций и спецификой работы;

распределяет обязанности между сотрудниками отдела с учетом их квалификационного потенциала и деловых качеств, обеспечивает соблюдение служебной дисциплины;

создает необходимые условия труда для выполнения работниками своих непосредственных обязанностей;

организует мероприятия по повышению уровня профессиональной подготовки работников отдела;

обеспечивает координацию работы отдела с другими структурными подразделениями и руководством организации;

обеспечивает выполнение требований нормативных правовых актов Республики Беларусь и локальных актов организации;

знает нормативные акты, регулирующие деятельность субъектов хозяйствования, методические и другие руководящие материалы по вопросам деятельности отдела, обеспечивает их знание сотрудниками отдела;

знает методы анализа, систему сбора и обработки информации, ее объем и структуру, способы эффективного поиска и сбора, методы передачи, обработки и хранения информации, перспективы технического и экономического развития организации, обеспечивает их знание сотрудниками отдела;

знает основы трудового законодательства Республики Беларусь, правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности и обеспечивает их знание сотрудниками отдела;

обеспечивает соблюдение правил делопроизводства и хранения документов работниками отдела.

1.7. Должностные обязанности, права и ответственность каждого работника отдела устанавливаются должностной инструкцией, которая согласовывается с начальником отдела и утверждается руководителем организации (директором).

1.8. Отдел в своей деятельности руководствуется:

- нормативными правовыми актами, другими руководящими и методическими материалами, определяющими направления развития строительной отрасли и финансово-экономической деятельности организации;

- уставом организации;

- приказами, распоряжениями руководителя организации (директора);

- настоящим Положением.

2. Основные задачи

2.1. Основными задачами отдела являются:

2.1.1. в области маркетинга, рекламы:

определение потребительского спроса на инвестиционном и торговом рынках на строительную технику и оборудование (далее - товары), поиск покупателей этих товаров на территории Республики Беларусь и за ее пределами;

проведение исследований и сбор информации о товарах, включая информацию о производстве и продажах этих товаров на иных рынках;

проведение консультационно-информационной работы в целях продвижения товаров на территории Республики Беларусь, в странах Балтии, странах СНГ;

проведение консультаций для специалистов, участие в выставках, организованных на территории Республики Беларусь, в странах Балтии, странах СНГ с целью представления товаров;

реклама товаров, размещение информационных материалов о них в периодических и специализированных изданиях и прессе;

изучение технических характеристик аналогичных товаров, предлагаемых на рынке Республики Беларусь другими производителями, с целью выявления целесообразности изменения или сохранения стратегии по направлению продвижения товаров;

изучение и систематизация данных о ценах на аналогичные товары, предлагаемые другими производителями;

проведение исследований продвижения продаж товаров посредством опроса потенциальных покупателей товаров, включая оптовых покупателей, а также иными способами (Интернет и т.п.), посредством проведения презентаций товаров и другими способами;

анализ показателей производственно-сбытовой деятельности различных субъектов хозяйствования (независимо от их формы собственности) на территории Республики Беларусь и за ее пределами;

оценка сильных и слабых сторон конкурентов;

изучение общей конъюнктуры рынка реализации товаров с точки зрения перспектив ее развития и в целях выявления разрыва между спросом и предложением, т.е. нахождение пробелов в использовании, реализации, ассортименте продукции, в деятельности конкурентов;

анализ системы сбыта товаров в целях выявления возможностей и эффективности ее сбыта;

прогнозирование экономической ситуации (кредитно-финансовое положение стран, инвестиционный климат), которая может повлиять на условия сбыта товаров;

исследование структуры издержек в сравнении со структурой издержек конкурентов для определения абсолютной и относительной прибыльности (убыточности) операций на рынке сбыта товаров;

формирование маркетинговой информационной системы как части постоянно действующего интегрирующего процесса отслеживания и хранения данных для анализа в будущем относительно сбыта товаров на территории Республики Беларусь;

конкретизация и удовлетворение с помощью маркетинговой информационной системы общих потребностей организации в той или иной информации;

совместное взаимодействие со структурными подразделениями в целях реализации рекламно-информационной стратегии организации, проведения мероприятий в местах продаж по позиционированию товаров (услуг) на рынке и дифференциации их от конкурентных аналогов;

организация накопления, обработки, анализа, систематизации и хранения информации, собранной посредством маркетинговых исследований;

подготовка информационных обзоров экономических, научно-технических публикаций по проводимым исследованиям касательно продвижения сбыта товаров;

2.1.2. в области сбыта (продаж):

разработка и реализация долгосрочной, среднесрочной, краткосрочной стратегии сбыта (продаж) строительной техники и оборудования (далее - товаров) на территории Республики Беларусь и за ее пределами;

ориентация сбыта (продаж) товаров в целях выполнения настоящих и будущих запросов потребителей;

организация и менеджмент товаропроводящей и товаросопровождающей сетей, обеспечение управления взаимодействием с потребителями товаров;

своевременная подготовка и заключение договоров на поставку товаров;

обеспечение выполнения планов поставок товаров в соответствии с заключенными договорами, таможенной очистки и отгрузки, контроль за соблюдением договорных сроков поставки товаров;

содействие обеспечению стимулирования покупок (на уровне конечных потребителей) и продаж (на уровне сбытового и торгового персонала);

содействие реализации ценовой политики организации;

обеспечение учета приемки и отчетности по отгрузке продукции, контроль за поставкой продукции и соблюдением нормативов остатка готовой продукции;

составление оперативной и статистической отчетности о выполнении планов по заказам, договорным обязательствам и своевременное представление ее директору организации;

2.1.3. в области технического обслуживания:

осуществление шеф-монтажа и контроля в ходе выполнения монтажных работ на подведомственных объектах;

выполнение работ, связанных с монтажом, наладкой, техническим обслуживанием, ремонтом поставленных товаров, а также совершенствование организации и выполнения данных работ;

содействие организации эффективного труда, снижению стоимости ремонта при высоком качестве ремонтных работ;

анализ результатов работ, организация учета, составление и своевременное представление отчетности о деятельности организации (при необходимости представления);

обеспечение внедрения мероприятий по организации труда, использованию передового отечественного и зарубежного опыта организации производства и эксплуатации оборудования, развитию рационализации и изобретательства.

3. Функции

3.1. В соответствии с основными задачами на отдел возлагаются следующие функции:

3.1.1. обеспечение успешной коммерческой деятельности организации по сбыту (продажам) строительного оборудования и техники (далее - «товаров») на территории Республики Беларусь и за ее пределами;

3.1.2. подготовка и заключение договоров с покупателями на поставку товаров, договоров с поставщиками строительного оборудования и техники; подготовка предложений и рекомендаций по плану сбыта (продажам) товаров исходя из анализа результатов маркетинговых исследований, проводимых сотрудниками отдела;

3.1.3. составление заявок на необходимые материалы для надлежащего осуществления функций сбыта (продаж) товаров;

3.1.4. обеспечение соблюдения нормативов остатков товаров, организации правильного хранения, рассортировки, комплектации, консервации, упаковки и отправки товаров потребителям;

3.1.5. планирование и организация таможенной очистки товаров, отгрузки товаров, подготовка данных об общем количестве поставленных товаров в соответствии с режимом поставок (продаж);

3.1.6. осуществление учета и контроля за выполнением планов поставок (продаж) по номенклатуре в соответствии с заключенными договорами, подготовка суточных данных об отгрузке товаров;

3.1.7. регулирование взаимоотношений с потребителями, ведение переписки и прием представителей по вопросам поставки товаров (оказания услуг) и расчетов с ними, подготовка материалов для заявления претензий и исков к другим организациям, физическим лицам по вопросам сбыта (продаж) совместно с соответствующими структурными подразделениями (сотрудниками) организации;

3.1.8. сбор первичных сведений об отказах, неисправностях и недостатках в эксплуатации товаров, участие в рассмотрении и удовлетворении обоснованных рекламаций и претензий по поводу качества поставленных товаров;

3.1.9. организация оптовой торговли товарами;

3.1.10. формирование наиболее оптимальных каналов сбыта товаров;

3.1.11. создание собственной сети представительств или эксклюзивных посредников (субдилеров, агентов, поверенных);

3.1.12. организация выставок и экспозиций товаров;

3.1.13. методическое руководство субдилерской (агентской) сетью, обучение субдилеров и обеспечение их необходимой технической документацией, нормативными и рекламно-информационными материалами;

3.1.14. контроль за соблюдением фирменного стиля на сувенирной продукции и контроль за фирменным оформлением рекламных материалов;

3.1.15. реализация программы скидок и анализ выгод от ее реализации;

3.1.16. внедрение и реализация различных вариантов условий и форм оплаты товаров (услуг), систем отсрочки и рассрочки платежей, коммерческих и потребительских кредитов исключительно в соответствии с требованиями действующего законодательства Республики Беларусь;

3.1.17. оценка возможности принятия на себя и усреднения между покупателями расходов на доставку товаров.

4. Права

4.1. Отдел по коммерческой работе в пределах своей компетенции имеет право:

4.1.1. представлять в установленном порядке организацию в других организациях по вопросам, относящимся к производственной деятельности отдела;

4.1.2. требовать и получать от подразделений организации сведения и документы, необходимые для осуществления работы, входящей в компетенцию отдел;

4.1.3. вести самостоятельную переписку с другими организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела и не требующим согласования с руководителем организации, в установленном порядке.

4.2. Начальник отдела по коммерческой работе имеет право*:

4.2.1. представлять руководству организации предложения по структуре и штату отдела, приеме, перемещении и увольнении работников, поощрении отличившихся сотрудников, а также наложении взысканий за нарушение трудовой и служебной дисциплины;

4.2.2. вносить на рассмотрение руководства организации вопросы и предложения, относящиеся к компетенции отдела;

4.2.3. устанавливать основные направления деятельности отдела, определять круг вопросов, относящихся к обязанностям сотрудников, характер работы, ответственность сотрудников, составлять для них должностные инструкции, которые должны быть утверждены директором организации;

4.2.4. осуществлять представительство в плановых, снабженческо-сбытовых, транспортных и других организациях по вопросам, связанным с обеспечением поставок товаров;

4.2.5. требовать от всех структурных подразделений организации (сотрудников) предоставления информации, необходимой для осуществления работ, входящих в компетенцию отдела;

4.2.6. принимать решения о создании собственной сбытовой сети или внедрении в действующие на рынке сбытовые системы; оценивать выгодность сотрудничества с каналами сбыта, принимать решения о расширении или сворачивании товаропроводящей сети;

4.2.7. контролировать функционирование товаросопровождающей сети;

4.2.8. оценивать влияние рекламных сообщений и выбранных рекламоносителей на показатели продаж товаров и давать рекомендации по их корректировке;

4.2.9. вносить предложения по корректировке цен на товары для различных сегментов рынка, реализации гибкой ценовой политики организации.

_________________

* Данный раздел включается в Положение, если должностная инструкция на начальника отдела по коммерческой работе не разрабатывается.

5. Взаимоотношения. Связи

Отдел осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями организации по вопросам, входящим в его компетенцию.

5.1. С финансово-экономическим отделом по вопросам

представления:

- годовых и месячных финансовых бюджетов (включая планы продаж-закупок, бюджетов текущих затрат);

- еженедельных заявок на получение денежных средств по планируемым затратам;

- запросов на товарно-отгрузочные документы;

- запроса на расчет себестоимости товара, подготовки прайс-листа (формирование отпускной цены с НДС) по товарной линейке;

получения:

- подтверждения бюджета;

- подотчетных денежных средств;

- товарно-отгрузочных документов.

5.2. С заместителем директора по персоналу по вопросам

представления:

- заявок на вакантные должности;

- планов перспективного развития (в т.ч. связанных с сотрудниками отдела);

- заявок на оказание консультационной помощи по работе с персоналом (подготовка системы мотивации, оценка персонала, обучение и развитие, организационно-штатная структура отдела и др.);

получения:

- информации о кандидатах и результатах работы по заявкам;

- консультационной и методической помощи.

5.3. С юрисконсультом по вопросам

представления:

- запросов на юридическую оценку и подготовку договоров и иных документов, оформление и сопровождение претензионных документов по дебиторской задолженности, а также представление интересов в различных инстанциях;

получения:

- юридических консультаций по текущим вопросам;

- проектов договоров и иных документов.

5.4. С проектным отделом по вопросам

представления:

- заявки на подготовку проектно-сметной документации на поставляемое отделом оборудование;

получения:

- проектно-сметной документации;

- информации о проектируемых объектах и возможности поставки оборудования.

6. Ответственность*

_________________

* Данный раздел включается в Положение, если должностная инструкция на начальника отдела по коммерческой работе не разрабатывается.

6.1. Начальник отдела по коммерческой работе несет ответственность за:

- неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей;

- несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и пожарной безопасности;

- неправильное использование и неполноту использования предоставленных прав;

- некачественное исполнение обязанностей подчиненными ему работниками;

- невыполнение задач и функций, возложенных на отдел;

- необеспечение конфиденциальности при выполнении своих служебных обязанностей;

- необеспечение надлежащего исполнения правил делопроизводства и сохранности инструктивных документов, материальных ценностей, находящихся у него в пользовании;

- несоблюдение коммерческой тайны организации;

- низкую исполнительскую и трудовую дисциплину подчиненных ему работников;

- причинение материального ущерба организации - в соответствии с действующим законодательством.

6.2. Ответственность других работников отдела по коммерческой работе устанавливается их должностными инструкциями.

Примечание. Положение об отделе по коммерческой работе оформлено в соответствии с требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

31.05.2010 г.

Вадим Левшунов, юрист