Положение: порядок составления и оформления

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

21.09.2026

В материале автор рассмотрел понятие положения и его виды, порядок оформления, ознакомления с ним работников, хранения и внесения в него изменений.

Разделы:

В составе организационно-распорядительной документации (ОРД) особую группу составляют организационные документы.

Нормативными правовыми актами не установлено, какие именно документы относятся к организационным.

Справочно Организационно-распорядительная документация - документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (абз.19 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65). В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как: • постановление; • распоряжение; • приказ; • решение; • инструкция; • положение; • правила; • протокол; • акт; • письмо; • докладная и объяснительная записки; • заявление; • представление; • уведомление и др.

Исходя из функционального назначения к организационным можно отнести следующие виды документов:

• инструкцию;

• положение;

• правила;

• регламент;

• структуру;

• устав;

• штатное расписание.

Понятие положения, его виды

В деятельности практически всех организаций разрабатываются и применяются положения, являющиеся ЛПА.

Наиболее распространенные разновидности положений:

• положение о структурном подразделении организации (управлении, отделе, секторе, службе, цехе и др.);

• положение о коллегиальном органе организации (комиссии, совете, дирекции и т. п.);

• положение об оплате труда, премировании работников, иных выплатах работникам и др.

Справочно Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности государственного органа, структурного подразделения организации, коллегиального органа, а также регламентирующий порядок деятельности организации и ее работников в определенной сфере деятельности.

Некоторые положения имеют статус нормативных правовых актов (актов законодательства).

Справочно В Законе от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» дается определение положения как нормативного правового акта: положение - нормативный правовой акт, определяющий статус государственного органа (организации) либо порядок осуществления деятельности в определенной сфере общественных отношений (ч.2 п.1 ст.21 Закона № 130-З).

Юридическая сила таких положений определяется юридической силой нормативных правовых актов, которыми они утверждены.

При составлении и оформлении положений, являющихся актами законодательства, необходимо руководствоваться Законом № 130-З.

При подготовке и оформлении положений, являющихся ЛПА, необходимо руководствоваться НПА, устанавливающими общие требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации:

• Инструкцией № 65;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.

Дополнительно по теме • Имеет ли право организация разработать такой локальный акт, как положение о документообороте? В чем отличие этого положения от инструкции по делопроизводству, которая должна быть разработана в организации? • Необходимо ли на момент написания локальных документов (положений, инструкций и т. д.) при ссылке на нормативные акты (законы, постановления и т. д.) в тексте документа указывать действующую редакцию?

Порядок оформления положения

При оформлении положения используются следующие реквизиты:

• наименование организации;

• название вида документа;

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• визы;

• подпись;

• гриф утверждения.

При необходимости внешнего согласования дополнительным реквизитом положения является гриф согласования.

Положение оформляется, как правило, на чистых листах бумаги формата А4 с соблюдением установленных требований к составу и оформлению необходимых реквизитов организационно-распорядительной документации, в том числе с обязательным размещением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа.

Если в организации используются общие бланки, шаблоны документов в электронном виде организационно-распорядительной документации на одном языке с угловым вариантом расположения реквизитов, первый лист положения допускается изготавливать на таком бланке, шаблоне документа в электронном виде.

Обратите внимание! Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается (ч.13 п.48 Инструкции № 65).

Заголовок к тексту положения выражается с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже.

Пример О Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь; О порядке использования средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доходы деятельности; Об оплате труда, премировании работников, иных выплатах работникам

Оформление текста положения

На общегосударственном уровне унифицирована и включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 28.11.2019 № 41, только форма положения о структурном подразделении.

Структура и содержание иных положений определяются их разработчиками с учетом требований законодательства.

В положении пункты могут объединяться в главы.

Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится.

Главы должны иметь заголовки. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв (п.68 Инструкции № 65).

При использовании глав нумерация пунктов в положении должна быть сквозной (от начала и до конца положения), подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Пример ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. 2.   <...>   5. ГЛАВА 2 ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ 6. 7.   <...>

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Пример 1. 2. 3.   <...>

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа.

Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Пример 7.1. 7.2. 7.3.

Части и абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

В тексте положения перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Дополнительно по теме • Необходимо ли на момент написания локальных документов (положений, инструкций и т. д.) при ссылке на нормативные акты (законы, постановления и т. д.) в тексте документа указывать действующую редакцию?

Согласование и утверждение положения

Внутреннее согласование

Положение является правовым актом, поэтому его проект следует согласовать с юридической службой (юрисконсультом) организации.

Внутреннее согласование называется визированием и оформляется реквизитом «Виза».

Справочно Порядок оформления реквизита «Виза» определен п.56 Инструкции № 65.

Внешнее согласование

При необходимости проект положения может быть согласован с вышестоящей, иной сторонней организацией (например, профсоюзом), коллегиальным органом.

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

Справочно Порядок оформления реквизита «Гриф согласования» определен п.55 Инструкции № 65.

Положение подписывается его составителем (разработчиком), имеющим право подписи соответствующих документов. Право подписи положений, а также других документов, создаваемых в организации, закрепляется в уставе организации, ином ЛПА (п.15 Инструкции № 65). Например, положение о структурном подразделении подписывается его руководителем.

Если положение утверждается приказом, то на согласование направляется, как правило, проект приказа и прилагаемое к нему положение.

В данном случае гриф согласования может быть оформлен:

• на самом приказе ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа (состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности служащего лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты)

или

• письмом. В этом случае в грифе согласования указывают слово «Письмо», наименование организации, с которой согласовывался документ, дату и регистрационный индекс письма (п.55 Инструкции № 65).

Согласованное и подписанное положение утверждается руководителем организации.

Положение о структурном подразделении может утверждаться двумя способами:

• изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.) либо

• должностным лицом.

При утверждении положения о структурном подразделении должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности служащего лица, утвердившего документ, включая видовое или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (чч.3, 4 п.48 Инструкции № 65).

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Перспектива» Подпись А.И.Соловей 15.09.2026

При утверждении распорядительным документом (приказом, распоряжением и др.) гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Пример   УТВЕРЖДЕНО Приказ директора предприятия 14.09.2026 № 175

Распорядительный документ издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого положения о структурном подразделении требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с его применением.

Обратите внимание! Внесение исправлений или дополнений в подписанные (утвержденные) документы не допускается (ч.2 п.16 Инструкции № 65).

Датой положения является дата его утверждения. Датой положения, утверждаемого приказом (иным распорядительным документом), является дата соответствующего приказа (иного распорядительного документа).

Положение вступает в силу с даты его утверждения, если иное не установлено приказом (иным распорядительным документом) о его утверждении.

Формы документов • Положение о канцелярии (пример). • Положение о порядке разработки и принятия локальных правовых актов (пример).

Положение является внутренним документом, поэтому регистрируется в порядке, установленном для регистрации внутренних документов.

Дополнительно по теме • Если в положение об оплате труда вносятся изменения, под какой литерой должен быть приказ? Или это приказ по основной деятельности? • Всё по одной теме. Организация работы с документами.

Ознакомление работников с положением

С положением должны быть ознакомлены работники организации, которых касается его содержание и (или) которые будут им руководствоваться в своей деятельности.

Конкретный перечень лиц, подлежащих ознакомлению с положением, определяется организацией самостоятельно.

Справочно Работники организации должны быть ознакомлены с установленным в организации порядком работы с документами (ч.4 п.8 Инструкции № 65).

Факт ознакомления работников с положением документируется при помощи отметки об ознакомлении, проставляемой работниками на последнем листе положения и содержащей слова «С положением ознакомлены:», собственноручные подписи работников, расшифровки подписей и даты ознакомления с документом.

Пример С положением ознакомлены: Смирнов О.В.Смирнов     24.09.2026         Иванов Е.И.Иванов

Вместо указанной отметки факт ознакомления может документироваться на отдельном листе ознакомления. Составление отдельного листа ознакомления целесообразно в случае отсутствия необходимого места на самом документе.

Указанная форма при необходимости может быть дополнена графой «Наименование должности(ей) (профессии(ий)) работника(ов)».

Работник может быть ознакомлен с положением и без письменной фиксации соответствующего факта (например, при размещении электронной копии положения в папке общего доступа в локальной компьютерной сети или средствами СЭД).

Порядок согласования электронного документа (положения), положения в электронном виде определен пп.206-208 Инструкции № 65.

Внесение изменений и (или) дополнений в положение

По мере необходимости (например, в случае изменения законодательства, структуры организации и др.) в положение вносятся изменения и (или) дополнения.

Изменения и (или) дополнения вносятся:

• путем издания приказа, иного распорядительного документа (в случае если в действующем положении требуют изменения лишь отдельные положения);

• путем разработки, согласования и утверждения нового положения (в случае если положение требует существенной переработки).

Порядок согласования и внесения изменений и (или) дополнений в положение аналогичен порядку разработки и согласования положения при его подготовке.

Дополнительно по теме • В Положение об оплате труда вносятся изменения. Необходимо ли делать новую редакцию Положения, или достаточно оформить дополнение к нему?

Подлинники (первые экземпляры) положений формируются в дела и хранятся согласно номенклатуре дел организации в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров, бухгалтерии и др.) или юридической службе.

В структурных подразделениях организации могут формироваться дела с копиями организационных и иных документов, подлинники (первые экземпляры) которых формируются в отдельные дела в других структурных подразделениях. Например, подлинники положений о структурных подразделениях организации могут формироваться в дело, ведущееся в канцелярии, а в отделе кадров, бухгалтерии и иных структурных подразделениях могут формироваться дела, содержащие их копии.

Дела с копиями документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют:

• временный (до 10 лет) срок хранения, - хранятся до минования надобности, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• постоянный, временный (свыше 10 лет) срок хранения или по личному составу, - хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу) (п.57 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утв. приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 25.07.2024 № 36).

В связи с этим для дел с копиями документов в графе 4 номенклатуры дел организации указывается соответствующий срок хранения и дается ссылка на пункт перечня документов с указанием сроков хранения или иного НПА, в котором определен срок хранения подлинников (первых экземпляров) этих документов.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.