Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

Нормативное регулирование

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда РБ. Представительства иностранных организаций обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств и передачу их в территориальные (городские или районные) архивы (ст.4 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон)).

Уничтожение документов Национального архивного фонда РБ временного хранения осуществляется в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (ст.25 Закона).

Постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» определен перечень типовых документов Национального архивного фонда РБ, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - Перечень). Перечень устанавливает сроки хранения документов, которые находятся на хранении как в архиве организации, так и на оперативном хранении (в делопроизводстве). Перечень обязателен для применения всеми организациями РБ независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности.

Порядок и условия уничтожения документов с истекшими сроками хранения закреплены в главе 16 «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения» Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), и главе 13 «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения» Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения разрабатываются и утверждаются государственными органами и иными государственными организациями по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (в настоящее время - Министерством юстиции РБ). Они используются при определении сроков хранения документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций (часть пятая ст.4 Закона).

Негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами разрабатывать и утверждать перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (часть шестая ст.4 Закона).

Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения могут использоваться в качестве правовых оснований для установления сроков хранения только теми организациями, на которые непосредственно распространяется их действие.

Создание экспертной комиссии организации

Отбор документов для хранения или уничтожения осуществляется на основании экспертизы их ценности.

Для проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК) или экспертные комиссии (далее - ЭК, комиссия) (ст.10 Закона).

Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии.

Требования к созданию, составу и порядку работы ЭК организации определены главой 12 Инструкции по делопроизводству и главой 9 Правил.

Состав комиссии

Комиссия создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель делопроизводственной службы (лицо, выполняющее функции этой службы), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЭК организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может быть включен работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЭК утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

Комиссия действует на основании положения, утвержденного руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации - с ЦЭК вышестоящей организации.

Основные задачи и функции ЭК в положении о ней определяются в соответствии с пп.55 и 56 Правил.

Комиссия является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЭК может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации, что не отменяет необходимости составления протокола заседания ЭК.

Проведение экспертизы ценности документов. Отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения

Во время проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, осуществляется их отбор для дальнейшего хранения или уничтожения.

Требования к организации и порядку проведения экспертизы ценности документов закреплены в главах 8 и 9 Правил.

Экспертиза ценности документов в организации проводится в два этапа:

1) в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

2) в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно делопроизводственной службой (лицом, выполняющим функции этой службы) совместно с ЭК, работниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством работников архива организации.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

• отбор дел постоянного и временного (свыше) 10 лет хранения, в т.ч. по личному составу, для передачи в архив организации;

• отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;

• отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет ЭК организации.

Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с ЦЭК (ЭК) организации. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации осуществляются:

• отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

• отбор хранящихся в архиве документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

Справочно Для более детального изучения см. «Архив организации: учет документов».

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица.

Установление сроков хранения документов и дел

В процессе проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, для решения вопроса об их дальнейшем хранении или уничтожении необходимо установить сроки хранения документов.

При определении сроков хранения организации, индивидуальные предприниматели обязаны руководствоваться Перечнем, а также (при наличии) ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения и перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

При определении сроков хранения документов в конкретной организации необходимо правильно выбрать графу Перечня, так как сроки хранения, установленные в графах 3 и 4 Перечня, в ряде случаев существенно различаются.

Справочно В графе 3 Перечня указаны сроки хранения документов, которые должны устанавливаться в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также в негосударственных организациях и у индивидуальных предпринимателей (п.5 примечаний к Перечню). В графе 4 указаны сроки хранения документов в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов. В деятельности таких организаций не образуются документы постоянного хранения (п.6 примечаний к Перечню).

При использовании ведомственных перечней необходимо также учитывать, что все они были разработаны и утверждены до официального вступления в силу Перечня, в связи с чем сроки хранения ряда включенных в них документов отличаются от сроков хранения, установленных Перечнем.

Обратите внимание! В случае расхождений между типовым и ведомственным перечнями при определении сроков хранения документов руководствоваться необходимо Перечнем. При определении сроков хранения документов, не отраженных в указанных выше перечнях, следует руководствоваться пп.55 и 56 Правил, согласно которым организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел, а также организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством, определение сроков хранения документов и дел являются одними из основных задач и функций ЭК организации. На этом основании в случае отсутствия в названных перечнях сроков хранения документов, образовавшихся в деятельности организации, решение об установлении сроков хранения этих документов принимается ЭК этой организации.

Порядок и особенности исчисления сроков хранения документов и дел

Особое внимание следует обратить на порядок исчисления установленных Перечнем сроков хранения документов. Согласно п.12 примечаний к Перечню исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Пример Исчисление сроков хранения всех документов, отложившихся в делопроизводстве организации с января по декабрь 2013 г. и законченных делопроизводством в 2013 г., начинается с 1 января 2014 г. Если в 2013 г. в организации было сформировано дело под заголовком «Документы лиц, состоящих в резерве руководящих кадров, не вошедшие в состав личных дел (характеристики, анкеты и др.)», а Перечнем для указанных документов установлен срок хранения 3 года (п.627), то оно должно храниться в организации в течение 2014-2016 гг., выделить его к уничтожению можно будет не ранее 1 января 2017 г.

При этом следует учитывать дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока, указанные в соответствии с п.7 примечаний к Перечню в графе 5 «Пояснения».

Типичные примеры исчисления сроков хранения документов в зависимости от установленных в графе 5 Перечня пояснений

1. Пояснение «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства» (подп.21.2, 21.4 п.21, п.34 Перечня) означает, что установленный перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом проведения такой проверки.

Пример Дело с перепиской об утверждении и уточнении бухгалтерских отчетов и балансов было сформировано в делопроизводстве организации в 2008 г. В соответствии с п.168 Перечня это дело должно храниться в организации в течение 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если соответствующая проверка налоговыми органами была проведена в 2012 г., то установленный 3-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2013 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2016 г.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. на основании постановления Минюста РБ от 06.03.2018 № 56 в подп.21.2, 21.4 п.21 и п.34 Перечня внесены изменения, п.168 Перечня исключен.

2. Пояснение «После ликвидации организации» (пп.23, 828 Перечня) означает, что установленный Перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом ликвидации организации.

Пример Дело с документами о создании и государственной регистрации государственной организации (постановление, свидетельство о государственной регистрации и др.) было сформировано в 1998 г. Организация не является источником комплектования государственного архива, поэтому в соответствии с графой 4 п.23 Перечня это дело должно храниться в организации в течение 10 лет после ликвидации организации. Если организация была ликвидирована в 2012 г., то установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2013 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2023 г. (как было указано выше, документы ликвидированной организации должны быть переданы на хранение в территориальный архив либо в архив вышестоящей организации).

3. Пояснение «После замены новыми» (пп.30, 83 Перечня) означает, что установленный перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом утверждения (принятия) заменяющих их документов.

Пример Должностные инструкции работников организации были утверждены в 2002 г. и сформированы в отдельное дело. В соответствии с п.30 Перечня это дело должно храниться в организации в течение 50 лет после замены включенных в него должностных инструкций новыми должностными инструкциями. Если новые должностные инструкции работников организации были утверждены в 2012 г., то установленный 50-летний срок хранения должностных инструкций 2002 г. должен исчисляться с 1 января 2013 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2063 г.

4. Пояснение «При условии замены новыми» (подп.24.1 п.24, подп.26.1 п.26, п.27 и другие Перечня) означает, что соответствующие документы должны храниться в организации в течение установленного Перечнем срока, но не менее чем до 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения) принятых взамен документов, даже если установленный срок их хранения уже истек.

Пример Положения о структурных подразделениях государственной организации были утверждены в 2001 г. и сформированы в отдельное дело. Организация не является источником комплектования государственного архива, поэтому в соответствии с графой 4 п.27 Перечня это дело должно храниться в организации в течение 10 лет при условии замены положений о структурных подразделениях организации новыми. Установленный 10-летний срок хранения этого дела должен исчисляться с 1 января 2002 г. Если новые положения о структурных подразделениях организации были утверждены в 2011 г., то данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2012 г. Если новые положения о структурных подразделениях организации были утверждены в 2012 г., то данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2013 г.

5. Пояснение «После окончания ведения» (пп.48, 49 и другие Перечня) применяется, как правило, при исчислении сроков хранения регистрационно-контрольных форм (книг, журналов, картотек и т.п.). Регистрационно-контрольные формы ведутся до их полного заполнения в течение ряда лет. Данное пояснение означает, что установленный перечнем срок хранения соответствующих документов должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания ведения соответствующей регистрационно-контрольной формы (внесения последней записи в нее).

Пример Книга учета проверок велась в организации в 2010-2015 гг. В соответствии с п.48 Перечня эта книга должна храниться в организации в течение 5 лет после окончания ведения. Установленный Перечнем срок хранения этой книги должен исчисляться с 1 января 2016 г. Следовательно, данное дело временного хранения может быть уничтожено в установленном порядке не ранее 1 января 2021 г.

Обратите внимание! Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются и на документы, образовавшиеся в процессе деятельности организаций до его вступления в силу. Это обусловлено тем, что новый нормативный правовой акт имеет большую юридическую силу по отношению к ранее принятому (изданному) по тому же вопросу нормативному правовому акту того же государственного органа (должностного лица) (часть десятая ст.10 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. взамен Закона № 361-З действует Закон РБ от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах». Пунктом 11 ст.23 Закона № 130-З установлено, что новый нормативный правовой акт, в том числе временный, имеет большую юридическую силу по отношению к ранее принятому (изданному) по этому же вопросу нормативному правовому акту этого же нормотворческого органа (должностного лица). Комментарий см. здесь.

Таким образом, если сроки хранения документов, установленные Перечнем, отличаются от сроков хранения тех же документов, которые ранее устанавливались:

• Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее - Перечень-2001);

• Перечнем типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82,

то руководствоваться необходимо нормами ныне действующего Перечня.

Пример Статьей Перечня-2001 для должностных инструкций во всех организациях устанавливался срок хранения 3 года после замены новыми. По Перечню-2001 если должностные инструкции работников были утверждены в 2001 г., а в 2007 г. взамен их были утверждены новые должностные инструкции, то должностные инструкции 2001 г. можно было в установленном порядке уничтожить после 1 января 2011 г. После вступления в силу нового Перечня, согласно п.30 которого должностные инструкции работников во всех организациях должны храниться в течение 50 лет после замены новыми, должностные инструкции 2001 г. должны храниться в течение 50 лет, отсчет которых должен начинаться с 1 января 2008 г. (с 1 января года, следующего за годом утверждения взамен их новых должностных инструкций). При этом такое дело с должностными инструкциями в соответствии с требованиями Правил должно быть передано на хранение в архив организации и включено в опись дел по личному составу.

Подготовка и составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Пунктом 207 Инструкции по делопроизводству и п.102 Правил установлено, что отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Таким образом, до составления акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, в организации необходимо составить и оформить в установленном порядке сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел) постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. До тех пор пока такие описи не составлены и не утверждены, акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, не может быть утвержден и соответственно ни один документ не может быть уничтожен, даже если нормативно установленный срок его хранения уже истек.

Сводные описи дел составляются в архиве организации. Порядок составления, оформления и утверждения сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) установлен в главах 14, 16 и 17 Правил.

Составление и утверждение акта о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли

После составления и оформления сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) в организации составляется акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Порядок составления такого акта установлен главой 16 Инструкции по делопроизводству и главой 13 Правил.

Справочно Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, установлена в приложении 17 к Инструкции по делопроизводству и Приложение 14 к Правилам.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, может составляться как на дела всей организации, так и на дела отдельного структурного подразделения. Если в акт включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. На документы с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) составляется отдельный акт.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Пример Дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2010 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 г. Документы могут включаться в акт только за тот год, за который документы постоянного хранения и по личному составу включены в соответствующие сводные описи дел (годовые разделы сводных описей дел).

В акте указываются:

• заголовки отдельных дел или групповые заголовки однородных дел.

Пример План работы отдела документоведения или: Планы работы структурных подразделений института;

• дата или крайние даты дел.

Пример 2001 или: 2001-2005;

• номера номенклатур дел, в которых были учтены выделяемые к уничтожению дела или номера описей дел временного хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела (для дел со сроком хранения свыше 10 лет, в т.ч. по личному составу), номера описей дел постоянного хранения, из которых в ходе их переработки отдельные дела или документы выделены к уничтожению;

• индексы дел по номенклатуре дел или номера дел по описи;

• количество дел (каждый том учитывается как отдельное дело);

• сроки хранения дел и номера статей (пунктов) по перечням.

Пример 5 л., п.461.

Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЭК организации одновременно со сводными описями дел (годовыми разделами сводных описей дел).

Акт, составляемый в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, утверждается руководителем организации после утверждения соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, но в деятельности которой образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после утверждения ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел постоянного хранения и согласования сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Акт, составляемый в организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, в деятельности которой не образуются документы постоянного хранения, утверждается руководителем организации после согласования с ЦЭК вышестоящей организации (при наличии) сводной описи дел по личному составу и акта о выделении к уничтожению документов с отметкой «ЭПК».

Результаты рассмотрения акта о выделении документов к уничтожению отражаются в протоколе заседания ЭК организации.

После согласования ЭК акт о выделении к уничтожению документов и дел, сроки хранения которых истекли, утверждается руководителем организации.

Утилизация документов

Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Обратите внимание! Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено!

Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Уничтожение документов, содержащих сведения, отнесенные в установленном порядке к государственным секретам, коммерческой или иной охраняемой законом тайне, осуществляется в соответствии с законодательством РБ.

24.04.2014

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела