Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Порядок формирования в дела ответов на замечания и предложения граждан и документов, связанных с их рассмотрением

Требования к ведению делопроизводства по обращениям граждан установлены Положением о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786 (далее - Положение). Вопросы, не урегулированные Положением, решаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Формирование дел - группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел (часть первая п.42 Правил работы архивов государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила)).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Группировка документов в дела

В дела с обращениями граждан и документами, связанными с их рассмотрением, группируются документы одного делопроизводственного года. Делопроизводственный год совпадает с календарным.

Письменные и (или) электронные обращения граждан и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа, иной организации (п.26 Положения).

На количество заголовков дел, включаемых в номенклатуру дел, влияет количество обращений заявителей. Если обращений в организацию поступает небольшое количество, их формируют в одно дело, например дело № 01-08 «Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

При централизованной системе ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц эти обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются уполномоченным должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц, для централизованного формирования дел.

Справочно Пример приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан можно найти здесь.

При децентрализованной системе ведения делопроизводства по обращениям юридических лиц обращения и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в самостоятельные дела у исполнителей.

Пример Дело № 01-08 «Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 04-05 «Обращения юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 05-06 «Обращения юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

Самостоятельные дела могут формироваться с обращениями граждан и юридических лиц с учетом формы их подачи.

Пример Дело № 01-08 «Письменные обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 01-08 «Электронные обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 01-08 «Письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 01-09 «Письменные обращения юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 01-10 «Электронные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 01-11 «Электронные обращения юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

Копии ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, формируются в отдельное дело и включаются в номенклатуру дел.

Пример Дело № 01-12 «Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информация, переписка и др.)».

Также и обращения граждан и юридических лиц, поступивших в ходе прямой телефонной линии, формируются в отдельное дело.

Пример Дело № 01-13 «Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе прямых телефонных линий (докладные записки, справки, переписка и др.)».

Справочно Подробно см. раздел 1.1 подборки «Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

В номенклатуру дел организации включаются также учетные документы по регистрации обращений (журналы, книги, картотеки).

Пример Дело № 01-20 «Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц». Дело № 01-21 «Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе прямых телефонных линий».

Систематизация документов внутри дела

Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу (часть первая п.29 Положения).

Приложения формируются в дело вместе с документом (как правило, сопроводительным письмом), к которому они относятся.

Перед помещением документов в дело необходимо проверить правильность их оформления, наличие подписей, дат, отметки об исполнении и других необходимых реквизитов документов. В дело помещается только один экземпляр документа. Неисполненные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются, они возвращаются исполнителю на доработку.

Дела с перепиской формируются в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (обращение заявителя), за ним - документ-ответ.

Таким образом, исполненные обращения граждан и документы по их рассмотрению, в том числе ответы гражданину, могут быть подшиты в деле в следующей последовательности:

• сверху - обращение;

• потом - документы, связанные с рассмотрением обращения;

• последним (снизу) - копия ответа (уведомления) заявителю

или

• сверху - обращение;

• потом - копия ответа (уведомления) заявителю;

• потом - документы, связанные с рассмотрением обращения.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

Самостоятельные группы документов по обращениям заявителей могут систематизироваться по хронологическому или алфавитному принципам (часть одиннадцатая п.172 Инструкции по делопроизводству).

В случае поступления повторных обращений или дополнительных документов они формируются в дела вместе с предыдущими обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением. Повторные и первоначальное обращения составляют одну группу документов в деле за один делопроизводственный год. В этом случае может быть нарушен хронологический принцип систематизации документов в деле.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома, при этом документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.45 Правил).

Оформление дел

Заведение дела с обращениями граждан и юридических лиц предусматривает оформление реквизитов обложки дела. На обложке дела указываются:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

• год, в котором заводится дело;

• срок хранения дела.

Справочно Примерную форму обложки дела с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, при его заведении см. здесь.

Дела с обращениями граждан хранятся 5 лет ЭПК (п.76 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.85 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что в необходимых случаях постоянно действующей комиссией организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

Дела со сроком хранения до 10 лет после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются.

Дела с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, постоянного срока хранения передаются в архив организации через год после завершения делопроизводства по ним. Они подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает:

• систематизацию документов дела и удаление металлических предметов (скоб, скрепок и др.);

• нумерацию листов в деле (в правом верхнем углу черным графитным карандашом);

• составление внутренней описи документов дела (в случае необходимости);

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

• подшивку или переплет дела.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи (при ее наличии), наличие литерных и пропущенных номеров листов. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела.

Справочно Пример листа-заверителя дела по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц см. здесь.

По окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются. В заголовках дел, состоящих из нескольких томов, указываются их номера.

Пример Дело № 01-08. Том № 1.

Добавляются дата окончания ведения дела и количество листов, содержащееся в листе-заверителе дела.

Справочно Примерную форму обложки дела с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, при его заведении, подготовленного к передаче в архив, см. здесь.

Оформление дел с обращениями заявителей осуществляется должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц.

25.11.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела