Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Формирование в дела обращений граждан и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, их хранение

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

16.02.2023

В организациях образуется большое количество исполненных документов по обращениям граждан и юрлиц. Как их формировать в дела, рассмотрели в разделах:

Общий порядок ведения делопроизводства по обращениям

Делопроизводство по обращениям заявителей осуществляют уполномоченные должностные лица отдельно от других видов делопроизводства (ч.1 п.4 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Совмина от 30.12.2011 № 1786).

Вопросы, не урегулированные Положением № 1786, решаются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Правила группировки документов в дела

Справочно Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел (ч.1 п.168 Инструкции № 4).

1. В дела с обращениями граждан и документами, связанными с их рассмотрением, группируются документы одного делопроизводственного года. Делопроизводственный год совпадает с календарным.

2. Письменные и (или) электронные обращения граждан и юрлиц и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел госоргана, иной организации (п.26 Положения № 1786).

На количество заголовков дел, включаемых в номенклатуру дел, влияет количество обращений заявителей. Если обращений в организацию поступает небольшое количество, их формируют в одно дело, например дело № 01-08 «Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

3. Делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц ведется централизованно или децентрализованно (ч.4 п.4 Положения № 1786).

Пример (децентрализованная система) Дело № 01-08 «Обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 04-05 «Обращения юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 05-06 «Обращения юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

Самостоятельные дела могут формироваться с обращениями граждан и юридических лиц с учетом формы их подачи.

Пример Дело № 01-08 «Письменные обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением». Дело № 01-08 «Электронные обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением».

4. Копии ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, формируются в отдельное дело и включаются в номенклатуру дел.

Пример Дело № 01-12 «Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информация, переписка и др.)».

5. Обращения граждан и юридических лиц, поступившие в ходе прямой телефонной линии, формируются в отдельное дело.

Пример Дело № 01-13 «Документы о рассмотрении обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе прямых телефонных линий (докладные записки, справки, переписка и др.)».

Справочно Подробно см. разд.1.1 подборки «Всё по одной теме. Работа с обращениями граждан и юридических лиц».

6. В номенклатуру дел организации включаются также учетные документы по регистрации обращений (журналы, книги, картотеки).

Пример Дело № 01-20 «Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц». Дело № 01-21 «Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц, поступивших в ходе прямых телефонных линий».

Систематизация документов внутри дела

Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу (п.29 Положения № 1786).

Приложения формируются в дело вместе с документом (как правило, сопроводительным письмом), к которому они относятся (ч.4 п.170 Инструкции № 4).

При формировании дел с обращениями граждан и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, проверяется правильность направления обращений и документов в дела, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы, связанные с их рассмотрением, в дела не формируются (п.30 Положения № 1786).

В дело помещается только один экземпляр документа (ч.3 п.170 Инструкции № 4).

Дела с перепиской формируются в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (обращение заявителя), за ним - документ-ответ.

Таким образом, исполненные обращения граждан и документы по их рассмотрению, в том числе ответы гражданину, могут быть подшиты в деле в следующей последовательности.

Вариант 1:

• сверху - обращение;

• потом - документы, связанные с рассмотрением обращения;

• последним (снизу) - копия ответа (уведомления) заявителю.

Вариант 2:

• сверху - обращение;

• потом - копия ответа (уведомления) заявителю;

• потом - документы, связанные с рассмотрением обращения.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу.

Самостоятельные группы документов по обращениям заявителей могут систематизироваться по хронологическому или алфавитному принципам (ч.11 п.172 Инструкции № 4).

Оформление дел

Оформление дел с обращениями заявителей осуществляет должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц.

Заведение дела с обращениями граждан и юридических лиц предусматривает оформление реквизитов обложки дела. На обложке дела указываются:

✓ наименование вышестоящей организации;

✓ наименование организации;

✓ наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

✓ индекс дела по номенклатуре дел;

✓ заголовок дела в соответствии с номенклатурой дел;

✓ год, в котором заводится дело;

✓ срок хранения дела (п.182 Инструкции № 4).

Справочно Дела с обращениями граждан хранятся 5 лет. Предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества - 10 лет ЭПК (п.85 Перечня № 140).

Формы документов • Обложка дела с обращениями граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документами, связанными с их рассмотрением, при его заведении (пример).

Дела со сроком хранения до 10 лет после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются (п.189 Инструкции № 4).

Хранение дел с обращениями

С момента заведения и до уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Для повышения оперативности поиска документов дела располагаются в шкафах в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре (пп.213, 214 Инструкции № 4).

По истечении установленных сроков хранения обращения заявителей и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства (п.35 Положения № 1786).

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения урегулировано в гл.16 Инструкции № 4.

Обратите внимание! Государственным органом, иной организацией в установленном порядке может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений заявителей (п.31 Положения № 1786).

Дела с обращениями заявителей и документами, связанными с их рассмотрением, постоянного хранения передаются в архив госоргана, иной организации через год после завершения делопроизводства по ним (п.33 Положения № 1786).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Книга замечаний и предложений.