ПОРЯДОК И СРОКИ ОЗНАКОМЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ С ДОКУМЕНТАМИ

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (часть третья п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

В основном документы, подлежащие ознакомлению работниками организации, касаются их трудовых отношений и должностных обязанностей. В материале будут рассмотрены возможные варианты ознакомления работников с документами. При этом необходимо учитывать, что в соответствии со степенью регламентации такие документы можно разделить на три группы:

1) документы, обязательность и порядок ознакомления с которыми закреплены в нормативных правовых актах.

Пример Статья 54 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) обязывает нанимателя: • ознакомить работника под подпись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности; • ознакомить работника под подпись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок; • оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под подпись;

2) документы, обязательность ознакомления с которыми закреплена в нормативных правовых актах.

Пример График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (часть вторая ст.168 ТК);

3) документы, обязательность ознакомления с которыми устанавливается самой организацией на локальном уровне.

Сроки ознакомления с определенными документами могут быть закреплены в нормативных правовых актах.

Пример Приказ (распоряжение), постановление о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляется работнику под подпись в пятидневный срок, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске (часть пятая ст.199 ТК). Решения, принятые общим собранием, оглашаются на этом собрании либо доводятся до сведения его участников не позднее 10 дней после даты подписания протокола в порядке, установленном уставом (часть шестая ст.45 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»).

Однако в большинстве случае сроки ознакомления необходимо закреплять в локальных нормативных правовых актах организации.

Ознакомление под подпись

Процедура ознакомления оформляется с помощью реквизита «Визы» и включает в себя:

• наименование вида документа, с которым происходит ознакомление;

• слово «ознакомлен» (ознакомлена, ознакомлены);

• личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия);

• дату.

Подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа документа.

Справочно Порядок использования визы ознакомления закреплен в Методических указаниях по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. Методические указания № 41 утратили силу в связи с отменой СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

Пример С приказом ознакомлен Подпись И.И.Иванов 01.01.2015

Также виза ознакомления может включать наименование должности.

Пример С приказом ознакомлен экономист 1-й категории отдела отчетности Подпись И.И.Иванов 01.01.2015

В случае если с документом необходимо ознакомить несколько работников, после слова «ознакомлены» проставляется двоеточие.

Пример С приказом ознакомлены: экономист 1-й категории отдела отчетности Подпись И.И.Иванов 01.01.2015 экономист 1-й категории отдела отчетности Подпись И.И.Федоров 01.01.2015

Подпись указывается на расстоянии 80 мм от границы левого поля, а расшифровка подписи - на расстоянии 120 мм (п.83 Инструкции по делопроизводству).

Лист ознакомления

При значительном количестве работников, которым необходимо ознакомиться с документом, и, соответственно, отсутствии необходимого места на самом документе может использоваться лист ознакомления. Такое понятие закреплено в п.99 Инструкции по делопроизводству: перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа. Форма листа ознакомления в указанной инструкции не приведена, однако ее можно оформлять по аналогии с формой листа согласования.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в п.99 Инструкции по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167.

Так как лист ознакомления является приложением к документу, на самом документе, к которому он относится, делается отметка: «Лист ознакомления прилагается».

Журнал ознакомления работников

Также для ознакомления под подпись организация может вести журнал ознакомления работников с определенными документами. Форма такого журнала определяется организацией самостоятельно в зависимости от того, ведется он на один документ или фиксирует факт ознакомления сразу с несколькими документами.

Пример   № п/п Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Дата …         67 Инспектор по кадрам отдела кадров Подпись И.М.Рынкович 24.02.2015 68 Экономист I категории отдела планирования Подпись Л.В.Блистав 24.02.2015 …

Пример   № п/п Наименование документа Дата и номер документа Подпись Расшифровка подписи Дата …           45 Положение о коммерческой тайне 06.05.2010 № 2 Подпись В.В.Смолякова 20.01.2015 46 Инструкция … 21.09.2012 № 36 Подпись В.В.Смолякова 20.01.2015 …

Обратите внимание! Для документов, порядок ознакомления под подпись с которыми не установлен нормативными правовыми актами, могут быть применены другие способы ознакомления. Их использование необходимо закрепить в локальном нормативном правовом акте организации. Это может быть рассылка по электронной почте, вывешивание документа в общедоступном месте и др.

Использование электронной почты при ознакомлении с документами

Использование электронной почты при ознакомлении с документами позволяет увеличить скорость передачи информации и снизить затраты на ее создание и доставку. Использование электронной почты, а также ознакомление с документами с ее помощью необходимо закрепить в нормативном правовом акте организации. В нем целесообразно установить порядок использования электронной почты, состав информации, подлежащей пересылке посредством такой почты, особенности использования корпоративного ящика и др.

Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3, содержат следующие рекомендации (подп.3.5.7 п.3):

• с целью ознакомления работников с документами их электронные экземпляры (копии) могут направляться всем заинтересованным лицам организации посредством корпоративной электронной почты. Данные экземпляры (копии) не подлежат регистрации и учету;

• факт ознакомления с документом, полученным в электронном виде, может подтверждаться работником путем отправки по корпоративной электронной почте простого текстового сообщения, содержащего реквизиты документа, с которым ознакомился работник (наименование документа, дата, индекс и др.), дату ознакомления и т.д.

Пример Графики трудовых отпусков в соответствии с п.143 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству относятся к документам, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде. Соответственно, и ознакомить работника с таким документом возможно с использованием программно-технических средств информационной системы.

Обратите внимание! При использовании документов в электронном виде, в т.ч. отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа (п.234 Инструкции по делопроизводству). То есть все работники организации должны иметь доступ к ящику электронной почты.

Другие способы ознакомления работников с документами

Кроме того, могут использоваться и другие способы ознакомления работников с документами:

• в общедоступном месте организации;

• путем размещения на корпоративном сайте организации.

Общедоступным местом может быть информационный стенд, табло и др. В таком случае в распорядительном документе можно указать способ ознакомления, например, «Приказ довести до сведения всех работников путем его размещения на корпоративном сайте организации».

03.03.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела