Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК И СРОКИ ОЗНАКОМЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ ОРГАНИЗАЦИИ С ДОКУМЕНТАМИ

Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации (часть третья п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

В основном документы, с которыми надлежит знакомиться работникам организации, касаются их трудовых отношений и должностных обязанностей. В материале рассмотрим возможные варианты ознакомления.

В соответствии со степенью регламентации такие документы можно разделить на три группы:

1) документы, обязательность и порядок ознакомления с которыми закреплены в нормативных правовых актах.

Пример При приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под роспись с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок (п.3 части первой ст.54 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)). Приказ (распоряжение, постановление, решение, протокол) о дисциплинарном взыскании с указанием мотивов объявляется работнику под роспись в пятидневный срок со дня издания (часть пятая ст.199 ТК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. ст.199 ТК изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь;

2) документы, обязательность ознакомления с которыми закреплена в нормативных правовых актах.

Пример График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (часть вторая ст.168 ТК);

3) документы, обязательность ознакомления с которыми устанавливается самой организацией на локальном уровне.

Сроки ознакомления с определенными документами могут быть закреплены в нормативных правовых актах.

Пример Решения, принятые общим собранием, оглашаются на этом собрании либо доводятся до сведения его участников не позднее 10 дней после даты подписания протокола в порядке, установленном уставом (часть шестая ст.45 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 апреля 2021 г. в ч.6 ст.45 Закона внесены изменения Законом от 05.01.2021 № 95-З. Решения, принятые общим собранием участников хозяйственного общества, оглашаются на этом собрании и доводятся до сведения его участников в порядке, предусмотренном для извещения о проведении общего собрания участников этого хозяйственного общества, не позднее 10 дней после даты окончания общего собрания участников хозяйственного общества.

Однако в большинстве случае сроки ознакомления необходимо закреплять в локальных правовых актах организации.

Ознакомление с документами под роспись

Процедура ознакомления оформляется с помощью реквизита «Визы» и включает в себя:

• наименование вида документа, с которым происходит ознакомление;

• слово «ознакомлен» (ознакомлена, ознакомлены);

• личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия);

• дату.

Подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа документа.

Пример С приказом ознакомлен Подпись И.И.Иванов 01.11.2019

Виза ознакомления может также включать наименование должности.

Пример С приказом ознакомлен экономист I категории отдела отчетности Подпись И.И.Иванов 01.11.2019

В случае если с документом необходимо ознакомить нескольких работников, после слова «ознакомлены» ставится двоеточие.

Пример С приказом ознакомлены: экономист I категории отдела отчетности Подпись И.И.Иванов 01.11.2019       экономист I категории отдела отчетности Подпись И.И.Федоров 01.11.2019

Подпись указывается на расстоянии 80 мм от границы левого поля, а расшифровка подписи - на расстоянии 120 мм (пп.83, 84 Инструкции по делопроизводству).

Лист ознакомления

При значительном количестве работников, которым необходимо ознакомиться с документом, и, соответственно, отсутствии необходимого места на самом документе может использоваться лист ознакомления. В распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения ...». Отметка об ознакомлении с распорядительным документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу. При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен (части тринадцатая и четырнадцатая п.99 Инструкции по делопроизводству).

Форма листа ознакомления в Инструкции по делопроизводству не приведена, однако ее можно оформлять по аналогии с формой листа согласования.

Так как лист ознакомления - это приложение к документу, на самом документе, к которому он относится, делается отметка: «Лист ознакомления прилагается».

Журнал ознакомления работников

Для ознакомления под роспись организация может вести журнал ознакомления работников с определенными документами. Форма такого журнала определяется организацией самостоятельно в зависимости от того, ведется он на один документ или в нем фиксируется факт ознакомления сразу с несколькими документами.

Пример   № п/п Наименование должности Подпись Расшифровка подписи Дата …         67 Инспектор по кадрам отдела кадров Подпись И.М.Рынкович 24.11.2019 68 Экономист I категории отдела планирования Подпись Л.В.Блистав 24.11.2019 …

Пример   № п/п Наименование документа Дата и номер документа Подпись Расшифровка подписи Дата …           45 Положение о коммерческой тайне 06.05.2015 № 2 Подпись В.В.Смолякова 20.11.2019 46 Инструкция … 21.09.2017 № 36 Подпись В.В.Смолякова 20.11.2019 …

Обратите внимание! Для документов, порядок ознакомления под роспись с которыми не установлен нормативными правовыми актами, могут быть применены другие способы ознакомления. Их использование необходимо закрепить в локальном правовом акте организации. Это может быть рассылка по электронной почте, размещение документа в общедоступном месте и др.

Использование электронной почты при ознакомлении с документами

Использование электронной почты при ознакомлении с документами позволяет увеличить скорость передачи информации и снизить затраты на ее создание и доставку. Использование электронной почты, а также ознакомление с документами с ее помощью необходимо закрепить в локальном правовом акте организации. В нем целесообразно установить порядок использования электронной почты, состав информации, подлежащей пересылке посредством такой почты, особенности использования корпоративного ящика и др.

Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3, содержат следующие рекомендации (подп.3.5.7 п.3):

• с целью ознакомления работников с документами их электронные экземпляры (копии) могут направляться всем заинтересованным лицам организации посредством корпоративной электронной почты. Данные экземпляры (копии) не подлежат регистрации и учету;

• факт ознакомления с документом, полученным в электронном виде, может подтверждаться работником путем отправки по корпоративной электронной почте простого текстового сообщения, содержащего реквизиты документа, с которым ознакомился работник (наименование документа, дата, индекс и др.), дату ознакомления и т. д.

Пример Графики трудовых отпусков в соответствии с п.143 приложения 20 к Инструкции по делопроизводству относятся к документам, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде. Значит, ознакомить работника с таким документом возможно с использованием программно-технических средств информационной системы.

Обратите внимание! При использовании документов в электронном виде, в том числе отправленных (полученных) по каналам электронной почты, обеспечивается их доступность для всех заинтересованных работников организации в соответствии с установленными обязанностями и правами доступа (п.234 Инструкции по делопроизводству), то есть все работники организации должны иметь доступ к ящику электронной почты.

Другие способы ознакомления работников с документами

Кроме того, могут использоваться и другие способы ознакомления работников с документами, такие как размещение:

• в общедоступном месте организации;

• на корпоративном сайте организации.

Общедоступным местом может быть информационный стенд, табло и др. В таком случае в распорядительном документе можно указать способ ознакомления, например: «Приказ довести до сведения всех работников путем его размещения на корпоративном сайте организации».

01.11.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела