Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРИЛОЖЕНИЯ К РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

Организации наделены правом издавать только те распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения), которые предусмотрены законодательством Республики Беларусь, уставами или положениями о них (п.10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Выделяют следующие стадии подготовки распорядительного документа:

• получение указания руководителя;

• изучение существа вопроса;

• подготовка проекта документа;

• согласование документа;

• подписание;

• ознакомление с документом;

• исполнение документа;

• контроль исполнения.

Для постановлений и решений - также стадия обсуждения и принятия этих документов на заседаниях коллегиальных органов.

Утверждаемые документы вводятся в действие приказом руководителя организации.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.).

Пример Приложение 2 к приказу директора колледжа 24.12.2013 № 35

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом (например, приказом) или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Так, согласно п.58 Инструкция по делопроизводству при утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса.

Пример оформления приказа об утверждении перечня документов, подлежащих утверждению

Открытое акционерное общество «Альбатрос» (ОАО «Альбатрос»)

ПРИКАЗ

24.12.2013 № 35

г.Минск

Об утверждении перечня документов, подлежащих утверждению

В целях сокращения и оптимизации документооборота в ОАО «Альбатрос»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить перечень документов, подлежащих утверждению должностными лицами ОАО «Альбатрос».

2. Всем сотрудникам при подготовке документов строго руководствоваться перечнем документов, подлежащих утверждению должностными лицами ОАО «Альбатрос».

3. Заведующей канцелярией Ю.Н.Клименковой довести до сведения сотрудников перечень документов, подлежащих утверждению должностными лицами ОАО «Альбатрос».

4. Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора В.А.Павлова.

Пример оформления перечня документов, подлежащих утверждению

документов, подлежащих утверждению в ОАО «Альбатрос»

1. Акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.).

2. Графики (отпусков, личного приема и т.д.).

3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.).

4. Заявки (на материально-техническое снабжение, оборудование и т.д.).

5. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).

6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.).

7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.).

9. Планы (производственные, капитальных вложений, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ и т.д.).

10. Положения (уставы) (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

11. Программы (проведения работ, мероприятий и т.д.).

12. Расценки (на производство работ, оказание услуг).

13. Сметы (расходов, доходов и расходов внебюджетных средств, на капитальное строительство и т.д.).

14. Стандарты.

15. Структура и штатная численность.

16. Унифицированные формы документов.

17. Штатные расписания.

Если приложение к документу не утверждается, то в правом верхнем углу его первого листа оформляется гриф приложения.

Справочно Гриф приложения располагается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа приложения. Основные элементы грифа приложения: • слово «Приложение»; • его порядковый номер (указывается арабскими цифрами без знака №); • название вида документа в дательном падеже; • дата и регистрационный индекс. Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно (п.58 Инструкции по делопроизводству).

Пример оформления приказа об утверждении перечня нерегистрируемых документов

Открытое акционерное общество «Альбатрос» (ОАО «Альбатрос»)

ПРИКАЗ

24.12.2013 № 35

г.Минск

Об утверждении перечня нерегистрируемых документов в ОАО «Альбатрос»

В целях сокращения и оптимизации документооборота в ОАО «Альбатрос»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления (см. приложение).

2. Ввести в действие перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, с января 2014 г.

3. Службе документационного обеспечения управления использовать перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, согласно приложению.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заведующую канцелярией Ю.Н.Клименкову.

ПЕРЕЧЕНЬ
документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ,
ОАО «Альбатрос»

1. Документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения.

2. Заявки, наряды, разнарядки.

3. Поздравительные письма и телеграммы.

4. Программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий.

5. Пригласительные билеты.

6. Печатные издания (книги, журналы, газеты).

7. Рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения).

8. Письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг.

9. Информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.).

10. Формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним.

Обратите внимание! Реквизиты «Гриф приложения» и «Гриф утверждения» являются взаимоисключающими - при оформлении конкретного приложения на нем указывается только один из этих двух реквизитов.

17.06.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»