Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ОТРАЖЕНИЯ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ ВЫДАЧИ ДУБЛИКАТОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКАМ

Ситуация Трудовые книжки работников в результате чрезвычайных обстоятельств (не по вине организации) были утрачены. В сентябре 2014 г. работникам были выданы их дубликаты. Как следует отразить выдачу дубликатов трудовых книжек в бухгалтерском учете организации?

С использованием счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчет 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности».

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника. Образец трудовой книжки утверждается республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда.

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ст.50 Трудового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З часть вторая ст.50 вышеназванного Кодекса после слова «нанимателем» дополнена словами «(за исключением нанимателя - физического лица)». Комментарий см. здесь.

Порядок выдачи дубликатов трудовых книжек до 14 сентября 2014 г. был определен главой 10 «Дубликат трудовой книжки» Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция № 30).

Главой 11 «Расчеты за трудовые книжки (вкладыши к ним), хранение трудовых книжек» Инструкции № 30 предусмотрено, что при выдаче трудовой книжки (дубликата), а также вкладыша в трудовую книжку работник производит оплату ее (его) стоимости в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение.

Однако при утрате нанимателем трудовой книжки работника по причинам стихийного бедствия, производственной аварии и по другим причинам, не являющимся виной нанимателя, владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости.

Трудовые книжки (вкладыши, дубликаты) хранятся в специально оборудованном месте как документы строгой отчетности.

С 14 сентября 2014 г. вступило в силу постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках», утвердившее новую Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек (далее - Инструкция № 40).

Теперь порядок оформления и выдачи дубликата трудовой книжки определен главой 9 Инструкции № 40.

Так, при выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.

При утрате трудовой книжки по вине нанимателя ее владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания его стоимости (пп.77 и 78 Инструкции № 40).

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней являются бланками документов с определенной степенью защиты.

Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты (п.81 Инструкции № 40).

Порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196.

Порядок формирования в бухгалтерском учете информации о доходах и расходах в организациях (за исключением банков, небанковских кредитно-финансовых организаций, страховых организаций, бюджетных организаций) определяет Инструкция по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102).

Доходы и расходы в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

• доходы и расходы по текущей деятельности;

• доходы и расходы по инвестиционной деятельности;

• доходы и расходы по финансовой деятельности.

Доходы и расходы, связанные с чрезвычайными ситуациями, включаются в состав прочих доходов и расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90, субсчета 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности», 90-10.

Справочно Если организация применяет упрощенную систему налогообложения, стоимость бланков трудовых книжек, удерживаемая из заработной платы работников, включается в выручку от реализации товаров (работ, услуг) для целей исчисления налога при упрощенной системе, так как в данном случае имеет место их реализация (п.2 ст.288 Налогового кодекса Республики Беларусь, далее - НК). При общей системе налогообложения стоимость бланков трудовых книжек учитывается при исчислении налога на прибыль в составе выручки и затрат (п.1 ст.127 и п.1 ст.130 НК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. следует руководствоваться п.1 ст.168, п.1 ст.170, п.1 ст.328 НК, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

Также в состав прочих доходов и расходов по текущей деятельности, учитываемых на счете 90 (субсчета 90-7, 90-10), включаются доходы и расходы, связанные с реализацией и прочим выбытием запасов (за исключением продукции, товаров) (пп.5, 13 Инструкции № 102).

Таким образом, если дубликаты трудовых книжек выданы до 14 сентября 2014 г., в бухгалтерском учете организация должна произвести записи:

Если же дубликаты трудовых книжек выданы с 14 сентября 2014 г., можно сделать вывод, что при выдаче дубликатов работники производят оплату стоимости соответствующих бланков в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, поскольку утрата трудовых книжек произошла не по вине нанимателя.

В этом случае в бухгалтерском учете организация должна произвести записи:

26.01.2015

Виталий Раковец, аудитор общества с ограниченной ответственностью «АудитИнком»