Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Порядок подготовки и передачи личных дел учащихся в архив учебного заведения

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

18.10.2021

Завершенные дела, а также личные дела отчисленных учащихся в течение 2 лет остаются в учебной части или в структурном подразделении, а затем правильно оформленные передаются в архив учебного заведения.

Как это сделать, вы узнаете из материала.

Оформление личных дел учащихся при передаче в архив

Передача документов на хранение в архив должна быть не разовым мероприятием, а постоянной системной работой.

При подготовке и оформлении дел к передаче в архив следует руководствоваться:

• гл.13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4;

• гл.10, 12 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 143 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Работа начинается с подготовки приказа руководителя по основной деятельности «О передаче документов выпускных групп на хранение в архив». В приказе конкретно указывают, какие документы и в какие сроки сдаются на хранение.

Два способа подготовки личных дел при подготовке их для передачи на хранение:

1) личное дело каждого учащегося формируется в одно дело и учитывается как одна единица хранения. В этом случае крайние даты определяются по дате приказа о зачислении учащегося и о его отчислении;

2) личные дела всех отчисленных (выпущенных) учащихся можно сброшюровать, располагая их по алфавиту фамилий учащихся, соблюдая основное требование: в деле должно быть не более 250 листов хранения. В этом случае крайние даты дел не учитываются.

Оформление личных дел включает комплекс работ по технической обработке. Их проводит секретарь учебной части при методической помощи и под контролем работника архива. При его отсутствии эту работу проводит секретарь директора учебного заведения. Большую помощь в этой работе могут оказать мастера производственного обучения и кураторы выпускных групп. Для этого в учебном заведении должна быть проведена подготовительная работа, оформлены образцы документов, составлен график приема-передачи дел выпускных групп, поскольку при большом объеме документооборота одному секретарю учебной части с этой работой невозможно справиться.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела, подлежащие передаче в архив организации, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив предполагает их полное оформление:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление внутренней описи документов дела;

• составление заверительной надписи дела;

• описание дела на обложке (п.73 Правил № 143).

Подшивка и переплет дел

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются (ч.1 п.75 Правил № 143).

Нумерация листов в деле

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста, черным графитным карандашом. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

При нумерации листов личного дела обязательно должны соблюдаться правила, регламентированные в п.77 Правил № 143.

Составление описи личных дел учащихся

Секретарь учебной части принимает личные дела от кураторов и мастеров групп по акту, проверяет правильность и полноту документов личного дела, при необходимости оказывает методическую помощь в оформлении дел.

Акт приема-передачи личных дел учащихся в архив (пример)

Сформированные и правильно оформленные личные дела учащихся должны быть включены в сдаточную опись. Опись является важнейшим справочным и учетным документом, обеспечивающим оперативный поиск информации.

В сдаточную опись личные дела учащихся включаются в алфавитном порядке. Опись составляется в двух экземплярах.