Материал помещен в архив

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Документационное обеспечение управления (ДОУ) в организации, как правило, осуществляется специальной службой, действующей на правах структурного подразделения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.

В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.

В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции: внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования; разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики; контроль за соблюдением стандартов на документы; экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней.

Положение - правовой акт, устанавливающий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы органа управления, структурного подразделения, комиссии и др.

Таким образом, Положение о службе ДОУ - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации ее деятельности.

Положение определяет статус этой службы, отражает ее место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. На основе Положения определяются штаты этой службы, закрепляемые в штатном расписании учреждения (предприятия), организуется его повседневная деятельность, определяется степень ответственности за выполнение возложенных на нее задач и функций. Положение позволяет более полно и обоснованно оценивать результаты работы службы ДОУ.

При разработке Положения об этой службе используются результаты предварительного изучения содержания, объема выполняемых функций, специфики деятельности организации, особенности организации труда и управления.

Положение о службе ДОУ должно разрабатываться с учетом требований следующих нормативных и методических документов:

- Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13;

- Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Унифицированная форма Положения о структурном подразделении установлена в УСОРД и имеет следующий вид:

В состав реквизитов Положения входят: «Наименование организации (предприятия)»; «Название документа»; «Дата»; «Индекс документа»; «Место составления»; «Заголовок к тексту»; «Гриф утверждения»; «Текст»; «Подпись»; «Визы».

Название документа - ПОЛОЖЕНИЕ - пишется прописными буквами. Заголовок Положения формулируется с помощью предлога «О» и существительного в предложном падеже: «О канцелярии»; «О секретариате»; «Об отделе делопроизводства» и т.п.

Оформляется Положение на общем бланке формата А4 (210х297 мм) с угловым вариантом расположения реквизитов, так как в правом углу располагается реквизит «Гриф утверждения».

Пример

Наименование организации

ПОЛОЖЕНИЕ

___________ № _________

г.Минск

Допускается оформлять Положение без использования бланка на чистых листах бумаги формата А4, но с обязательным воспроизведением реквизитов бланка (такой вариант используется в государственных организациях, бланки которых обязательно оформляются на двух языках с продольным расположением реквизитов).

Текст Положения состоит из следующих основных разделов:

1. Общие положения

2. Основные задачи

3. Функции

4. Права

5. Взаимоотношения. Связи

В разделе «Общие положения» указывается полное точное наименование службы ДОУ (канцелярия, секретариат и т.д.), ее место в системе управления организации, степень самостоятельности, основные задачи, направления и цели деятельности. Определяется также, кто непосредственно руководит службой ДОУ, порядок назначения и освобождения руководителя службы от должности. Устанавливается внутренняя структура службы (например, если в состав канцелярии включаются подразделения по учету и регистрации; контролю; секретариат; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив), подчиненность и взаимодействие работников службы ДОУ, порядок распределения обязанностей между работниками. Вопросы о структуре службы формулируются в общей форме, так как структура службы может незначительно изменяться при сохранении основных направлений ее деятельности. Кроме того, в Положении дается перечень основных нормативных правовых актов, директивных и инструктивных материалов, которыми служба руководствуется в своей деятельности.

В разделе «Основные задачи» формулируется содержание мероприятий подразделения, с помощью которых служба обеспечивает в целом выполнение стоящих перед организацией задач. При этом следует обратить особое внимание на согласованность задач для различных подразделений службы ДОУ (в случае их наличия).

Основной задачей службы ДОУ является установление единого порядка документирования и работы с документами в организации.

Главным разделом Положения является раздел «Функции», в котором отражается характеристика деятельности службы ДОУ.

Функции формулируются на основе изучения организации деятельности службы в целом с учетом распределения объема работ между ее подразделениями. Кроме того, указывается степень самостоятельности службы ДОУ в решении тех или иных вопросов.

Раздел «Права» включает перечень прав, предоставляемых руководителю и другим должностным лицам подразделений службы, в соответствии с разделением труда между ними. Излагаются также права, необходимые для выполнения функций, связанных с деятельностью других функциональных служб организации, сторонних организаций. Предоставляемые работникам службы права должны соответствовать действующему законодательству, а также документам, регламентирующим деятельность организации (Положение об организации, Устав организации и др.). В этом разделе устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения. Связи» определяются взаимоотношения службы с другими структурными подразделениями организации, сторонними организациями в ходе осуществления ее деятельности, взаимные обязательства. Здесь же указываются наименования документов, периодичность их представления (плановой, отчетной, аналитической и др.), структурные подразделения, которые представляют и получают данную информацию.

Положение о службе ДОУ разрабатывается ее руководителем и им подписывается. Подписанное руководителем службы ДОУ Положение передается на согласование. Согласование внутри организации оформляется визой. Виза располагается на последней странице листа документа внизу слева и имеет следующий вид:

Юрисконсульт

Подпись                      Ю.А.Кладин

Дата

Положение о службе ДОУ визируется юридической службой, руководителями тех структурных подразделений, взаимосвязи с которыми перечислены в разделе Положения «Взаимоотношения. Связи». Завизированное Положение затем передается руководителю организации на утверждение.

Положение регистрируется в организации в журнале регистрации внутренних документов. Если такой журнал не ведется, что допускается при объеме наиболее важных внутренних документов до 200 в год (не считая приказов, для регистрации которых применяются отдельные регистрационные формы), Положение регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. Регистрационный номер (индекс) проставляется в бланке Положения.

В организациях, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, в негосударственных организациях срок хранения положений о структурных подразделениях - «постоянно». Для организаций, не передающих документы в государственные архивы, - «10 лет после замены новыми». Эти сроки установлены ст.10 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38.

Подлинники Положений о структурных подразделениях (первые экземпляры), в т.ч. и о службе ДОУ, формируются в дела и хранятся согласно номенклатуре дел в соответствующем структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Копии положений хранятся в тех службах, деятельность которых они регламентируют.

В случае необходимости внесения изменений (дополнений) в Положение о службе ДОУ руководителем организации издается соответствующий приказ.

Пример

При необходимости внесения большого количества изменений и дополнений в Положение о службе ДОУ (например, реорганизация организации, реорганизация службы ДОУ) положение об этом структурном подразделении перерабатывается.

Служба ДОУ может иметь простую печать, в которой в центре помещается наименование этой службы (канцелярия, секретариат и др.). В организациях, где функции службы ДОУ выполняет секретарь руководителя, вместо наименования службы ДОУ, как правило, обозначается: «Для документов». Простая печать используется для заверения размноженных экземпляров документов (копий), справок, выдаваемых этой службой.

30.06.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.

С 10 августа 2012 г. постановление Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратило силу.