Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы (часть третья ст.12 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон об архивном деле).

Основные понятия

Справочно Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (ст.2 Закона об архивном деле).

Архив организации может создаваться в форме:

• части структурного подразделения (при незначительном объеме архивных документов);

• структурного подразделения;

• объединенного архива (осуществляет прием документов нескольких организаций).

Архив организации, созданный в форме части структурного подразделения, может являться подразделением в составе службы документационного обеспечения управления или другого структурного подразделения.

Объединенный архив может быть структурным подразделением организации или самостоятельным учреждением.

Архив организации действует в соответствии с положением о нем, где содержатся основные задачи, функции, права архива организации и состав документов, поступающих на хранение.

Необходимо отличать понятия «архив» и «архивохранилище».

Справочно Архивохранилище - это помещение, специально оборудованное для хранения архивных документов.

Разработка и утверждение положения об архиве

Положение об архиве является локальным нормативным правовым актом организации, определяющим статус архива, его место в структуре организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями. В положении об архиве указывается должностное лицо, которое возглавляет архив, а также порядок его назначения на должность.

Основными структурными элементами положения об архиве являются:

1) «Общие положения»;

2) «Основные задачи»;

3) «Функции»;

4) «Права»;

5) «Взаимоотношения. Связи».

В главе «Общие положения» отражаются следующие вопросы:

• место архива в структуре организации;

• порядок создания и ликвидации архива;

• подчиненность архива. Если архив входит в состав более крупного подразделения (например, канцелярию), то в положении указывается должностное лицо этого подразделения (наименование должности);

• нормативные правовые акты, в т.ч. локальные, которыми руководствуется архив в своей деятельности. Как правило, делаются отсылки на законодательство Республики Беларусь, устав организации (положение о ней), иные локальные нормативные правовые акты. При необходимости могут быть указаны конкретные акты законодательства и локальные нормативные правовые акты, которыми архив обязан руководствоваться в своей деятельности (например, положение об экспертной комиссии, инструкция по делопроизводству).

В главе «Основные задачи» формулируются задачи архива, с помощью которых он выполняет свои функции.

В главе «Функции» отражаются основные характеристики деятельности архива.

В главу «Права» включается перечень прав, предоставленных руководителю архива и его работникам. Предоставляемые права должны соответствовать нормативным правовым актам Республики Беларусь и локальным нормативным правовым актам организации.

В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных ему прав оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации. Это находит отражение в главе «Взаимоотношения. Связи».

Обратите внимание! Положение об архиве организации следует оформлять в соответствии с требованиями государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров РБ от 21.12.2004 № 69, который входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Главы положения об архиве нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки, после которых точки не ставятся.

Пример ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Текст положения об архиве делится на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Пример 5. 5.1. 5.2.

Нумерация пунктов в положении об архиве должна быть сквозной (от начала и до конца положения), подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

В тексте положения перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Пункты текста положения об архиве допускается не объединять в главы.

Пример 1. Архив общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Консалт» является самостоятельным структурным подразделением. 2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора ООО «Консалт». <…> 8. Основные задачи архива: 8.1. комплектование архива документами постоянного срока хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет хранения); 8.2. учет и обеспечение сохранности документов; 8.3. обеспечение использования документов. <…> 9. Основные функции архива: 9.1. прием на хранение документов структурных подразделений ООО «Консалт»; 9.2. учет принятых в архив документов и дел, ведение комплекса учетных документов. …

Положение об архиве разрабатывается руководителем архива (лицом, ответственным за архив).

Проект положения об архиве в зависимости от порядка принятия локальных нормативных правовых актов в организации подлежит согласованию с вышестоящим руководителем, юридической службой организации и др.

Положение об архиве может утверждаться двумя способами:

1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.) или

2) должностным лицом (п.52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в п.52 вышеназванной Инструкции внесены изменения на основании постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167.

При утверждении положения об архиве должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое или сокращенное наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Консалт» Подпись А.И.Петрукович 24.04.2014

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Пример   УТВЕРЖДЕНО Приказ директора 24.04.2014 № 102

Распорядительный документ издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого положения об архиве требует дополнительных предписаний и разъяснений его применения.

Примерная форма положения об архиве организации

Об архиве

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Положение об архиве ООО «Консалт» (далее - Положение) устанавливает порядок работы архива ООО «Консалт».

2. Архив предназначен для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного хранения, в том числе по личному составу.

3. Работа архива осуществляется в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, настоящим Положением о нем, иными локальными нормативными правовыми актами.

4. Требования, изложенные в настоящем Положении, распространяются на архив документов, созданных на бумаге.

5. Ответственность за организацию архива, соблюдение установленных правил и порядка работы архива возлагается на директора ООО «Консалт».

6. Ответственность за сохранность документов в структурных подразделениях ООО «Консалт» в течение установленных сроков, своевременность их передачи в архив в соответствии с установленными требованиями несут руководители этих структурных подразделений.

7. Работники архива несут ответственность:

за утрату документов или их уничтожение с нарушением установленных порядка и сроков;

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

отказ в приеме на хранение документов в случаях, когда необходимость приема документов установлена актами законодательства Республики Беларусь;

нарушения, допущенные при организации доступа пользователей к документам, предоставление недостоверных (ошибочных) сведений.

ГЛАВА 2
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

8. Основные задачи архива ООО «Консалт»:

8.1. комплектование архива документами постоянного срока хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет хранения);

8.2. учет и обеспечение сохранности документов;

8.3. обеспечение использования документов;

8.4. подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

8.5. осуществление методического руководства и контроля за состоянием архивного дела и ведением делопроизводства в структурных подразделениях.

ГЛАВА 3
ФУНКЦИИ

9. Архив осуществляет следующие функции:

9.1. принимает на хранение документы структурных подразделений ООО «Консалт»;

9.2. учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов;

9.3. обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;

9.4. осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям общества и сторонним организациям, ведет учет использования документов;

9.5. участвует в работе экспертной комиссии (далее - ЭК) ООО «Консалт», оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях;

9.6. проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЭК ООО «Консалт»;

9.7. подготавливает и передает документы на постоянное хранение в государственный архив в случаях и порядке, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

9.8. осуществляет проверку соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях;

9.9. участвует в разработке локальных нормативных правовых актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства;

9.10. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников ООО «Консалт», ответственных за делопроизводство.

ГЛАВА 4
ПРАВА

10. Для выполнения основных задач и функций архив общества имеет право:

10.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях ООО «Консалт», давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива;

10.2. требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

10.3. запрашивать от структурных подразделений необходимые для работы сведения;

10.4. вносить руководству предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

ГЛАВА 5
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

11. В ходе своей деятельности архив взаимодействует:

11.1. со всеми структурными подразделениями по вопросам документирования, организации работы с документами и приема документов и дел на хранение;

11.2. с юридическим отделом по вопросам разработки локальных нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства;

11.3. с отделом материального снабжения по вопросам обеспечения сохранности документов, организации перевозки документов.

14.05.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела