Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ

В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы (часть третья ст.12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон об архивном деле).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.13 Закона об архивном деле в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Справочно Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абзац 2 ст.2 Закона об архивном деле).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться абз.2 ч.1 ст.2 Закона об архивном деле в ред. Закона № 163-З.

Архив организации может создаваться в форме:

• части структурного подразделения (при незначительном объеме архивных документов);

• структурного подразделения;

• объединенного архива (осуществляет прием документов нескольких организаций).

Архив организации, созданный в форме части структурного подразделения, может являться подразделением в составе службы документационного обеспечения управления или другого структурного подразделения.

Объединенный архив может быть структурным подразделением организации или самостоятельным учреждением.

Архив организации действует в соответствии с положением о нем, где содержатся основные задачи, функции, права архива организации и состав документов, поступающих на хранение.

Необходимо отличать понятия «архив» и «архивохранилище».

Справочно Архивохранилище - это помещение, специально оборудованное для хранения архивных документов.

Разработка

Положение об архиве - локальный нормативный правовой акт организации, определяющий статус архива, его место в структуре организации и взаимоотношения с другими структурными подразделениями. В положении об архиве указывается должностное лицо, которое возглавляет архив, а также порядок его назначения на должность.

Основные структурные элементы положения об архиве:

1) «Общие положения»;

2) «Основные задачи»;

3) «Функции»;

4) «Права»;

5) «Взаимоотношения. Связи».

В главе «Общие положения» отражаются следующие вопросы:

• место архива в структуре организации;

• порядок создания и ликвидации архива;

• подчиненность архива. Если архив входит в состав более крупного подразделения (например, канцелярию), то в положении указывается должностное лицо этого подразделения (наименование должности);

• нормативные правовые акты, в том числе локальные, которыми руководствуется архив в своей деятельности. Как правило, делаются отсылки на законодательство Республики Беларусь, устав организации (положение о ней), иные локальные нормативные правовые акты. При необходимости могут быть указаны конкретные акты законодательства и локальные нормативные правовые акты, которыми архив обязан руководствоваться в своей деятельности (например, положение об экспертной комиссии, инструкция по делопроизводству).

В главе «Основные задачи» формулируются задачи архива, с помощью которых он выполняет свои функции.

В главе «Функции» отражаются основные характеристики деятельности архива.

В главу «Права» включается перечень прав, предоставленных руководителю архива и его работникам. Предоставляемые права должны соответствовать нормативным правовым актам Республики Беларусь и локальным нормативным правовым актам организации.

В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных ему прав оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации, что находит свое отражение в главе «Взаимоотношения. Связи».

Оформление

Положение об архиве организации следует оформлять в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Главы положения об архиве нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки, после которых точки не ставятся.

Пример ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Текст положения об архиве делится на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты - на абзацы.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Пример 5. 5.1. 5.2.

Нумерация пунктов в положении об архиве должна быть сквозной (от начала и до конца положения), подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (п.73 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.73 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

В тексте положения перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Пункты текста положения об архиве допускается не объединять в главы.

Пример 1. Архив общества с ограниченной ответственностью (ООО) «Консалт» является самостоятельным структурным подразделением. 2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора ООО «Консалт».   <...>   8. Основные задачи архива: 8.1. комплектование архива документами постоянного срока хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет хранения); 8.2. учет и обеспечение сохранности документов; 8.3. обеспечение использования документов;   <...>   9. Основные функции архива: 9.1. прием на хранение документов структурных подразделений ООО «Консалт»; 9.2. учет принятых в архив документов и дел, ведение комплекса учетных документов.   <...>

Положение об архиве разрабатывается руководителем архива (лицом, ответственным за архив).

Утверждение

Проект положения об архиве в зависимости от порядка принятия локальных нормативных правовых актов в организации подлежит согласованию с вышестоящим руководителем, юридической службой организации и др.

Положение об архиве может утверждаться двумя способами:

1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

2) должностным лицом.

При утверждении положения об архиве должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое или сокращенное наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «Консалт»   Подпись   А.И.Петрукович   28.11.2018

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса (п.52 Инструкции по делопроизводству).

Пример   УТВЕРЖДЕНО Приказ директора 28.11.2018 № 102

Распорядительный документ издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого положения об архиве требует дополнительных предписаний и разъяснений его применения.

Справочно Пример Положения об архиве см. здесь.

06.12.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела