Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОЛОЖЕНИЕ

03.01.2019 № 1

г. Минск

Об архиве

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Положение об архиве ООО «Консалт» (далее - Положение) устанавливает порядок работы архива ООО «Консалт».

2. Архив осуществляет хранение документов временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу. В необходимых случаях по указанию руководителя ООО «Консалт» передаются документы временного (до 10 лет) хранения.

3. В своей работе архив руководствуется законодательством Республики Беларусь, в том числе Законом Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», иными нормативными правовыми актами Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными нормативными правовыми актами и настоящим Положением.

4. Требования, изложенные в настоящем Положении, распространяются на архив документов на бумажных носителях.

5. Ответственность за организацию архива, соблюдение установленных правил и порядка работы архива возлагается на директора ООО «Консалт».

6. Ответственность за сохранность документов в структурных подразделениях ООО «Консалт» в течение установленных сроков, своевременность их передачи в архив в соответствии с установленными требованиями несут руководители этих структурных подразделений.

7. Работники архива несут ответственность за:

утрату документов или их уничтожение с нарушением установленных порядка и сроков;

несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

отказ в приеме на хранение документов в случаях, когда необходимость приема документов установлена актами законодательства Республики Беларусь;

нарушения, допущенные при организации доступа пользователей к документам, представление недостоверных (ошибочных) сведений.

ГЛАВА 2
ЗАДАЧИ

8. Основные задачи архива ООО «Консалт»:

8.1. комплектование архива документами постоянного срока хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет хранения);

8.2. учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

8.3. обеспечение использования документов, хранящихся в архиве;

8.4. подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь;

8.5. осуществление методического руководства и контроля за состоянием архивного дела и ведением делопроизводства в структурных подразделениях.

ГЛАВА 3
ФУНКЦИИ

9. Архив осуществляет следующие функции:

9.1. составляет и представляет на утверждение руководителю ООО «Консалт» графики приема дел в архив из структурных подразделений;

9.2. принимает по описям дел структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;

9.3. составляет годовые разделы сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и описей дел по личному составу и представляет их на согласование экспертной комиссии ООО «Консалт» (далее - ЭК);

9.4. принимает участие и оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений, номенклатуры дел ООО «Консалт»;

9.5. составляет акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, образовавшихся в процессе деятельности ООО «Консалт», сроки хранения которых истекли;

9.6. оказывает методическую помощь структурным подразделениям при проведении экспертизы ценности документов при их отборе на хранение и уничтожение;

9.7. проводит экспертизу ценности документов и дел по личному составу в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь, отбор на уничтожение документов и дел, сроки хранения которых истекли;

9.8. проводит проверки наличия и состояния дел временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;

9.9. осуществляет учет документов, хранящихся в архиве;

9.10. обеспечивает сохранность принятых документов и дел и контролирует условия их хранения;

9.11. создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;

9.12. осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, выдает в установленном порядке копии архивных документов по запросам организаций;

9.13. выполняет запросы и обращения граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает архивные копии, архивные выписки и архивные справки;

9.14. выдает в установленном порядке дела во временное пользование структурным подразделениям и сторонним организациям. Ведет учет и анализ использования документов;

9.15. осуществляет проверки соблюдения требований по формированию и оформлению дел в структурных подразделениях;

9.16. участвует в разработке проектов локальных нормативных правовых актов, методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства;

9.17. участвует в работе ЭК;

9.18. участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления ООО «Консалт» по вопросам архивного дела и делопроизводства.

ГЛАВА 4
ПРАВА

10. Для выполнения основных задач и функций архив общества имеет право:

10.1. контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях ООО «Консалт», давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива;

10.2. требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

10.3. запрашивать от структурных подразделений необходимые для работы сведения;

10.4. вносить руководству предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

ГЛАВА 5
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ

11. В ходе своей деятельности архив взаимодействует:

11.1. со всеми структурными подразделениями по вопросам документирования, организации работы с документами и приема документов и дел на хранение;

11.2. с юридическим отделом по вопросам разработки локальных нормативных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства;

11.3. с отделом материального снабжения по вопросам обеспечения сохранности документов, организации перевозки документов.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания ЭК

ООО «Консалт»

______________ № _____

Справочно Подробно см. «Порядок разработки положения об архиве организации».

06.12.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела