Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Порядок ведения и оперативного хранения личных дел в учреждении образования

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

12.10.2021

В материале разъяснено, как вести и хранить личные дела учащихся в учреждении образования (школа, гимназия, лицей, колледж, вуз).

Личные дела учащихся оформляются в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

Оформление личного дела учащегося

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Правила хранения личных дел учащихся

1. Личные дела должны храниться отдельно от других дел (п.19 Инструкции № 2). В учебном заведении личные дела учащихся хранятся в учебной части или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

2. Дела располагаются на полках в шкафах вертикально корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.

На корешках обложек каждого дела обязательно указываются номера дел по номенклатуре, кроме того, можно указать фамилию, имя и отчество учащегося. Последовательность расположения личных дел на полках может соответствовать количеству групп. Личные дела групп можно разделять специальными разделителями по номерам групп.

При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел на поиск любого личного дела затрачивается не более 5 мин.

3. Личные дела учащихся подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (приложение 5 к Инструкции № 2).

4. Документы, уже включенные в личное дело, могут быть изъяты из дела только ответственным за формирование и хранение личных дел работником на основании п.338 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.42 (пп.338-340) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

5. При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

Выдача личного дела учащегося

Личные дела учащихся могут выдаваться во временное пользование работникам учебного заведения либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством. Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя учебного заведения.

Обратите внимание! При выдаче личного дела учащегося во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые (ч.2 п.21 Инструкции № 2).

Личные дела другим должностным лицам выдаются с разрешения заместителя директора по учебной работе.

Выдача внутри организации

Дела сотрудникам подразделений для работы выдаются под расписку или на основании докладной записки.

Личные дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более 1 месяца.

Для контроля за возвратом дел на выданное дело заводится карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении дела.

Карта-заместитель дела помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы, когда и у кого они находились (находятся).

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача сторонней организации

Сторонней организации документы и дела выдаются на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации.

Если по запросу необходимо изъятие документов из дел постоянного хранения, а это допускается в исключительных случаях, то такое изъятие производится только с разрешения руководителя учебного заведения или его заместителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и справки о причинах выдачи подлинника.

Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель документа, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции № 4.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

Бланки листка-заместителя документа, карты-заместителя дела, контрольных карточек на выдачу личного дела должны быть в электронном виде у каждого сотрудника, ответственного за формирование и хранение дел в структурном подразделении.

Руководитель учебного заведения приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в акте.

Документы из дел постоянного хранения по требованию компетентных органов (например, суды, прокуратура и т. д.) могут изыматься только на основании письменных распоряжений этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением протокола выемки подлинника и включением в дело на его место заверенной копии изъятого документа.

После возврата документов и дел в подразделение необходимо полистно проверить содержание дела, а также состояние документов, выданных во временное пользование, и только после этого вернуть документы и дела на прежнее место.

Дополнительно по теме • Можно ли из личного дела учащегося по его заявлению выдать документ об образовании (его аттестат)? Чем это регулируется?