Материал помещен в архив

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ СПРАВОК РАБОТНИКАМ

Типовые формы личных справок (справок о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о периоде выплаты пособия на детей и др.) утверждены постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 09.10.2006 № 117.

Типовые формы справок устанавливают состав обязательных реквизитов, применяемых при оформлении справок (адресат, заголовок, подпись, печать и др.), а также структуру текстов указанных документов. Структура текстов типовых форм справок представляет собой трафарет - текст, включающий в себя постоянную информацию и место, отведенное для переменной.

При оформлении конкретной справки в организации на основе утвержденной типовой формы необходимо руководствоваться требованиями к оформлению документов, сформулированными в Государственном стандарте Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13. Эти требования предусматривают, что справка должна быть оформлена на общем бланке организации, который включает в себя в т.ч. такой реквизит, как «место составления» (в типовой форме - «место выдачи справки»). Само слово «адресат» не печатается, а сразу указывается учреждение, его структурное подразделение, должностное или физическое лицо, которому адресуется документ (при необходимости адресат может быть дополнен почтовым адресом получателя). В подписи (в типовой форме обозначено словом «руководитель») указывается наименование должности лица, подписавшего справку, расшифровка подписи включает в себя инициалы и фамилию этого лица.

При оформлении справки на общем бланке следует помнить, что в соответствии с требованиями законодательства бланк государственной организации должен содержать изображение Государственного герба Республики Беларусь и быть оформлен на двух языках.

Текст справки может быть набран на компьютере, при этом последовательность расположения его составных частей (так называемая композиция) должна быть сохранена. Если организация имеет угловой штамп, справка может быть оформлена и на чистом листе бумаги, на котором должна быть напечатана и постоянная, и переменная информация в соответствии с утвержденной формой. В этом случае также может быть изготовлен трафаретный текст справки, содержащий постоянную информацию и место (в виде линий) для переменной (аналогично формам, содержащимся в приложениях к постановлению Минтруда). Переменную информацию необходимо будет вписывать (впечатывать) в отведенное место.

Ниже приведен пример оформления справки о месте работы и занимаемой должности на общем бланке государственной организации.

Новицкий Сергей Владимирович работает в учреждении «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» в должности младшего научного сотрудника отдела документоведения.

Справка выдана по состоянию на 30.01.2007.

Срок действия справки 30 дней.

 Директор института                                      Рыбаков                                  А.Е.Рыбаков         
       (руководитель)                                            (подпись)                      (расшифровка подписи)

15.10.2007 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.

Со 2 декабря 2010 г. постановление Минтруда и соцзащиты РБ от 09.10.2006 № 117 «Об утверждении типовых форм справок» на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 07.07.2010 № 98 утратило силу.