Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНЫХ СПРАВОК РАБОТНИКАМ

Понятие и виды справок

Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п.124 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

Статья 51 Трудового кодекса Республики Беларусь обязывает нанимателя не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника, в том числе уволенного, выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы.

Порядок оформления личной справки

При оформлении личных справок в организации необходимо руководствоваться требованиями к оформлению документов, содержащимися в:

• СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Инструкции по делопроизводству.

Личные справки являются внешними справками, которые адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа. Лист бумаги формата А5 применяется для документов, имеющих не более 5-7 строк текста.

Ниже представлен пример заголовочной части справки, оформленной на общем бланке.

Пример Государственный герб  Республики Беларусь     Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi    ДАВЕДКА _________ № ____ г. Мiнск Наименование вышестоящей организации Наименование организации    СПРАВКА    г. Минск

Возможность применения углового штампа при создании и оформлении личных справок закреплена в части четвертой п.19 Инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, согласно которой угловой штамп допускается использовать при оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов. Размер углового штампа не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы) по вертикали.

Ниже приведем пример заголовочной части справки, оформленной на стандартном листе бумаги с использованием углового штампа.

Пример Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi    ДАВЕДКА _________ № ____ г. Мiнск Наименование вышестоящей организации Наименование организации    СПРАВКА    г. Минск

Текст личной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты и подпункты.

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом. В личных справках заголовок может отсутствовать.

Пример По состоянию на 17.10.2016 или За период с 01.01.2010 по 31.12.2016

Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает» (п.128 Инструкции по делопроизводству).

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, индивидуальные предприниматели. При адресовании справки организации ее наименование указывается в именительном падеже.

Пример   Посольство Республики Польша

При адресовании справки структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

Пример   Посольство Республики Польша Консульский отдел

Личные справки подписываются руководителем организации. Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Пример Директор предприятия Подпись И.И.Иванов

Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями.

Пример Директор предприятия Подпись И.И.Иванов       Главный бухгалтер Подпись Л.С.Новиков

Личные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего справку.

Датой справки является дата ее подписания.

Типовые формы справок

При наличии используются типовые формы справок, устанавливаемые или утверждаемые республиканскими органами государственного управления в определенном законодательством Республики Беларусь порядке. Например:

• постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения»: устанавливает формы 15 справок (справки о месте работы, службы и занимаемой должности, справки о периоде работы, службы, справки о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, справки о размере заработной платы (денежного довольствия, ежемесячного денежного содержания) и др.).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2023 г. постановлением Минтруда и соцзащиты от 31.01.2023 № 3 изменено название постановления № 140: «Об установлении типовых форм справок»;

• постановление Министерства спорта и туризма Республики Беларусь от 10.10.2006 № 34 «Об установлении типовых форм выдаваемых гражданам справок»;

• постановление Министерства обороны Республики Беларусь от 29.06.2010 № 26 «Об утверждении типовых форм справок и иных документов, выдаваемых гражданам»;

• постановление Министерства образования Республики Беларусь от 21.06.2012 № 67 «Об установлении типовых форм справок» и др.

Типовые формы справок содержат состав обязательных реквизитов, применяемых при оформлении справок (адресат, заголовок, подпись, печать и др.), а также структуру текстов указанных документов. Структура текстов типовых форм справок представляет собой трафарет - текст, включающий в себя постоянную информацию, и место, отведенное для переменной.

Необходимо отметить, что в установленных типовых формах справок реквизит «Наименование вида документа» располагается по центру, ниже заголовочной части справки. Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» - после заголовка документа.

Следовательно, такие справки могут оформляться на бланке для письма или с использованием углового штампа для письма.

Пример Найменне вышэйстаячай арганiзацыi Найменне арганiзацыi Найменне структурнага падраздзялення Паштовы адрас Камунiкацыйныя i камерцыйныя даныя Наименование вышестоящей организации Наименование организации Наименование структурного подразделения Почтовый адрес Коммуникационные и коммерческие данные     ___________ № ____ на № ____от _______     СПРАВКА о месте работы, службы и занимаемой должности ____________ № ____

Справочно Пример оформления справки о месте работы, службы и занимаемой должности с использованием углового штампа см. здесь.

27.10.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела