Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТА «ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ»

Порядок оформления реквизита «Заголовок к тексту» регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Заголовок является одним из поисковых признаков документа. Его наличие значительно упрощает обработку документов при их регистрации (входящих, внутренних и исходящих).

Все документы, оформляемые на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовки. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5 (п.54 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Заголовок - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Реквизит «Заголовок к тексту» располагают от нулевого положения табулятора после реквизитов бланка. На трафаретных бланках для данного реквизита устанавливаются ограничительные отметки.

Заголовок формулируется составителем документа.

Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа: приказ (о чем?) «о создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту» (п.5.15 СТБ 6.38-2004).

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.

Пример Об утверждении положения и проведении выборов аттестационной комиссии

В заголовке к тексту допускается употребление сокращений слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь.

Пример О внедрении СТБ 2059-2013

В письмах заголовок оформляют под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

Пример Наименование организации Почтовый адрес Коммуникационные и коммерческие данные _____________ № ___________ На № ________ от ___________   О поставке технологического оборудования

Если общий объем заголовка к тексту превышает 140 знаков (пять строк машинописного текста), его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля - при оформлении на компьютере) (п.86 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г., если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - до восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля) (п.86 Инструкции по делопроизводству, в редакции от 18.08.2017 № 167).

Пример О временном установлении ставки ввозной таможенной пошлины в размере ноль (0) процентов на ввозимые на таможенную территорию Республики Беларусь комплектующие, сырье, материалы ◄   ► 120 мм

Основные правила оформления заголовка к тексту документа:

• заголовок к тексту пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»);

• текст заголовка должен печататься от нулевого положения табулятора с интервалом точно 14 пт;

• максимальная длина строки не должна превышать 73 мм от левого поля;

• если заголовок превышает пять строк, его допускается продлевать до шестого положения табулятора (120 мм от левого поля документа);

• делать переносы в заголовке не рекомендуется;

• точку в конце заголовка не ставят;

• заголовок в кавычки не заключается;

• заголовок не подчеркивается.

07.04.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»