Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Правильно ли распределены кадровые документы по описям:

• должностные инструкции работников (опись 1 вр) (свыше 10 лет);

• журнал регистрации приказов о приеме, переводе и т. п. (опись 1 лс);

• протоколы заседания квалификационных (аттестационных) комиссий (опись 1 вр);

• документы об аттестациях рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников (опись 1 вр)?

ОТВЕТ

Нет, все перечисленные дела должны быть включены в опись по личному составу - 1 лс.

Заголовки поступивших в архив организации дел по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, включаются в сводную опись дел по личному составу (п.162 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

В соответствии с этими требованиями в опись по личному составу включаются дела не только со сроком хранения 75 лет, но и другие со сроком свыше 10 лет хранения.

К таким делам относятся: должностные (рабочие) инструкции работникам; документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.

Таким образом, все перечисленные дела должны быть включены в опись по личному составу - 1 лс.

Пример   № п/п Индекс дела (тома, части) Название подраздела, заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 7 265 5-3 Приказы № 1-к - 276-к директора общества о приеме на работу, переводе … Том № 1 03.01.2018 15.07.2018 287 75 лет 266 5-3 То же. № 276-к - 395-к. Том № 2 16.07.2018 31.12.2018 265 75 лет 267 5-6 Должностные инструкции работникам общества 08.01.2012 29.12.2018 215 50 лет 268 2-14 Лицевые счета по начислению заработной платы работникам предприятия. А - К. Том № 1 2018 250 75 лет …     Личные дела работников         271 139 Алымов Иван Иванович 12.10.2004 11.10.2018 36 75 лет ЭПК …   322 5-11 Протоколы заседаний аттестационной комиссии и документы к ним 20.01.2018 10.12.2018 120 15 лет ЭПК …   334 20-5 Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (перечни рабочих мест по профессиям и должностям, протоколы, карты фотографии рабочего времени и др.) 15.01.2018 26.11.2018 187 75 лет

Журналы регистрации приказов о приеме, переводе и тому подобном в опись не включаются, передаются в архив организации как справочный аппарат к документам.

17.09.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела