Материал помещен в архив

ВОПРОС: Правильно ли в номенклатуре дел для дела «Переписка с руководителями госаппарата по организационным и экономическим вопросам» использовать п.17 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень) (10 лет)?

ОТВЕТ: Использовать п.17 Перечня для определения срока хранения указанного дела некорректно.

На основании указанного пункта Перечня устанавливается срок хранения не для подобной переписки, а для постановлений (решений, протоколов заседаний) различных коллегиальных органов организаций (коллегий, советов, правлений, президиумов, дирекций и др.), а также съездов, конференций, собраний, симпозиумов, совещаний, комиссий и документов к ним. Исходя из указанной категории переписки можно предположить, что одним из наиболее вероятных вариантов будет определение срока ее хранения в соответствии с п.33 Перечня (если такая переписка ведется в рамках реализации организацией своих основных уставных функций и задач). Вместе с тем срок хранения дела с такой перепиской можно корректно установить лишь в результате тщательного анализа содержания документов дела.

Кроме того, заголовок такого дела с перепиской не совсем корректный. С учетом предполагаемого состава и содержания документов дела более допустимым представляется заголовок: «Переписка с государственными органами по организационным и экономическим вопросам» (при условии, что в таком деле откладывается переписка с более чем тремя разнородными государственными органами). Вместе с тем заголовок дела возможно более корректно определить лишь в результате тщательного анализа состава документов дела. Подробнее о правилах формулирования заголовков дел, в том числе дел с перепиской, см. главу 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации».

27.07.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года